Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten

Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen; Kamenz; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Erholungsurlaub

VBL betriebliche Altersversorgung

Deutschlandticket (ermäßigtes Ticket)

Job summary

Das Statistische Landesamt des Freistaates Sachsen in Kamenz sucht Mitarbeiter/in für das Vorzimmer des Präsidenten. Sie arbeiten direkt mit dem Präsidenten zusammen und steuern die Schnittstelle zu internen Fachreferaten sowie externen Partnern.

Die Stelle bietet unbefristete Beschäftigung, Vergütung nach TV-L E6 und flexible Arbeitszeiten. Zu den Aufgaben zählen Büroorganisation, Koordination von Gremien, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen

Qualifications

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im genannten Bereich.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenz, Kundenservice oder in der öffentlichen Verwaltung.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).

Responsibilities

• Eigenständige Organisation interner und externer Gremien des Präsidenten und Koordination der Zuarbeiten.
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen des Präsidenten; Empfang und Betreuung von Gästen.
• Unterstützung des Präsidenten in administrativen und repräsentativen Angelegenheiten.
• Büroorganisation im Vorzimmer: Annahme/Weiterleitung von Telefonaten, Postbearbeitung, Aktenführung, Termin- und Fristenkontrolle.

Skills

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Diskretion

Education

Verwaltungsfachangestellte/-r

Tools

MS Office

IT-Affinität

Job description

Stellendetails zu: Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten

Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten

Arbeitgeber: Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen

Arbeitsort

Anstellungsart

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend)

Befristung

Befristung: unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung

Veröffentlichungsdatum: Vor 3 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Mitarbeiter/Sekretär (m/w/d) für das Vorzimmer des Präsidenten

In dieser Funktion arbeiten Sie direkt mit dem Präsidenten zusammen und agieren als Schnittstelle zwischen dem Präsidenten und den Kolleginnen und Kollegen der internen Fachreferate sowie externen Partnerinnen und Partnern des Statistischen Landesamtes.

Über uns

Im Statistischen Landesamt des Freistaates Sachsen in Kamenz sind wir mit ca. 330 Kolleginnen und Kollegen Teil des amtlichen statistischen Systems der Bundesrepublik Deutschland. Als obere Landesbehörde erstellen wir regelmäßig mehr als 250 EU-, Bundes-, Länder- und Landesstatistiken und schaffen damit eine wichtige Grundlage für faktenbasierte gesellschaftliche und politische Entscheidungen.

Interessante Aufgaben

… mit den folgenden Schwerpunkten:

• Sie organisieren eigenständig regelmäßige interne und externe Gremien des Präsidenten, koordinieren die erforderlichen Zuarbeiten und stellen deren Vollständigkeit sicher
• Sie bereiten Gesprächstermine des Präsidenten vor und nach und empfangen und betreuen Gäste
• Sie unterstützen den Präsidenten in administrativen und repräsentativen Angelegenheiten
• Sie übernehmen selbständig die Büroorganisation im Vorzimmer des Präsidenten, beispielsweise das Annehmen und Weiterleiten von Telefonaten, das Bearbeiten der Post, das Führen von Aktenvorgängen sowie die Termin- und Fristenkontrolle mit Beachten von Wiedervorlagefristen
• Sie sichern einen reibungslosen Informationsfluss zwischen dem Präsidenten und internen sowie externen Stellen und pflegen die erforderlichen Stammdaten
• zum nächstmöglichen Termin eine unbefristete Stelle
• Tarifbezahlung in der Entgeltgruppe 6 TV-L
• eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
• vergünstigtes Jobticket (Deutschlandticket)
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage Woche sowie arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten
• mobiles Arbeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• bedarfsorientierte, individuelle Weiterbildungsangebote u. a. durch das Fortbildungszentrum der FH Meißen
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung (z. B. Sport- und Massageangebote)

Sie bringen mit (bitte Nachweise beifügen)

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/-mann für Büromanagement, staatlich geprüfte/-r Sekretär/-in oder ein sonstiger Abschluss mit Berufserfahrung im genannten Aufgabenbereich und
• mindestens 2-jährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz, Kundenservice oder mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung und
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift als Muttersprachler oder auf dem Qualifizierungsniveau C2

Von Vorteil sind

• Kenntnisse in der Begleitung von Gremienarbeit und im Aufbau der Verwaltung
• sehr gute Kenntnisse in gängigen MS Office-Anwendungen und IT-Affinität
• Diskretion, sicheres und freundliches Auftreten, Allgemeinbildung, eine schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsstärke
• ein hohes Maß an sorgfältiger, strukturierter und ergebnisorientierter Arbeitsweise

Ihre Bewerbung

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Personen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Gehören Sie zu diesem Personenkreis, fügen Sie bitte Ihrer Bewerbung einen Nachweis bei.

Bewerber (m/w/d), die bereits beim Freistaat Sachsen beschäftigt sind, werden zusätzlich gebeten, ihre Zustimmung zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erteilen.

Unternehmensdarstellung: Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen

Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen