Mitarbeiter/in für Empfang und Praxisorganisation (m/w/d) – Ergotherapie

Hügelländer Naturzeithöfe GmbH; Velbert; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Geregelte Arbeitszeiten

Faire Vergütung

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Hügelländer Naturzeithöfe GmbH in Velbert sucht eine engagierte Empfangskraft zur Unterstützung der Praxisorganisation in unseren Ergotherapiepraxen. Sie begrüßt Patienten, koordiniert Termine und sorgt für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen.

Sie arbeiten eng mit Therapeuten und der operativen Leitung zusammen, bringen Organisationstalent, Kundenorientierung und digitale Kompetenz mit und tragen so zu einer angenehmen Patientenerfahrung bei.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im genannten Bereich oder vergleichbar.
• Erfahrung an einer Rezeption/im Gesundheitswesen oder in der Patientenbetreuung von Vorteil.
• Kenntnisse der Heilmittelverordnungen und Rezeptprüfung wünschenswert.

Responsibilities

• Begrüßung der Patienten und freundliche Betreuung am Empfang.
• Telefonate, E-Mails und Patientenanfragen bearbeiten.
• Terminmanagement und standortübergreifende Koordination.
• Verwaltung und Abrechnungsvorbereitung sowie Dokumentation.

Skills

Empfang/Serviceorientierung

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamgeist

Digitale Kompetenz

Naturverbundenheit

Education

MFA

ZFA

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

Praxissoftware

Job description

Mitarbeiter/in für Empfang und Praxisorganisation (m/w/d) – Ergotherapie

Wir bringen Therapie in die Natur – und suchen dich als Organisationstalent für unsere beiden Standorte in Velbert!

Du bist ein Organisationstalent, hast Freude am Umgang mit Menschen und behältst auch dann den Überblick, wenn das Telefon klingelt, Patienten ein Anliegen haben und mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden müssen?

Dann bist du bei uns genau richtig!

Unsere Ergotherapiepraxen gehen besondere Wege. Neben der klassischen ergotherapeutischen Arbeit in unseren Praxisräumen bilden unsere Naturzeithöfe einen wichtigen Bestandteil unseres Konzepts. Hier verbinden wir Therapie mit Naturerleben und tiergestützten Ansätzen.

Damit sich unsere Therapeuten voll und ganz auf ihre Patienten konzentrieren können, suchen wir eine zuverlässige, freundliche und strukturierte Unterstützung für den Empfang und die Praxisorganisation.

Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Patienten, Therapeuten und unserer operativen Praxisleitung und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Wir suchen dich ab sofort oder nach Vereinbarung in Teilzeit oder Vollzeit.

Deine Aufgaben – Du hältst unseren Praxisalltag am Laufen

Empfang und Patientenbetreuung

• Du bist die erste Ansprechperson für unsere Patienten und empfängst sie freundlich und herzlich.
• Du beantwortest Telefonate, bearbeitest E-Mails und kümmerst dich um Patientenanfragen.
• Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Empfang und hast ein offenes Ohr für die Anliegen unserer Patienten.

Terminmanagement und Praxisorganisation

• Du koordinierst und organisierst die Termine unserer Therapeuten.
• Du behältst den Überblick über Terminänderungen, Ausfälle und freie Behandlungskapazitäten.
• Du unterstützt bei der standortübergreifenden Terminorganisation unserer beiden Praxen.
• Du sorgst für einen strukturierten und reibungslosen Ablauf im täglichen Praxisbetrieb.

Rezeptmanagement und Abrechnungsvorbereitung

• Du prüfst eingehende Heilmittelverordnungen auf Vollständigkeit und erkennbare formale Fehler.
• Du behältst Verordnungsfristen und wichtige Termine im Blick.
• Du bereitest die Abrechnung mit den Krankenkassen vor und unterstützt bei der Rezeptverwaltung.
• Du stehst bei Rückfragen zu Verordnungen und organisatorischen Abläufen im Austausch mit Therapeuten und Kostenträgern.

Verwaltung und administrative Unterstützung

• Du übernimmst den täglichen Schriftverkehr und die Pflege unserer Patientendaten.
• Du unterstützt bei allgemeinen Büro- und Verwaltungsaufgaben.
• Du kümmerst dich um die Ablage, Dokumentation und organisatorische Vorbereitungen.
• Du unterstützt unsere operative Leitung und die Teams bei administrativen Aufgaben rund um den Praxisalltag und unsere Naturzeithöfe.

Das bringst du mit

• Berufliche Erfahrung: Idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung als Medizinische/r Fachangestellte/r (MFA), Zahnmedizinische/r Fachangestellte/r (ZFA), Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. serviceorientierte Qualifikation.
• Praxis- und Empfangserfahrung: Erfahrung an einer Rezeption, im Gesundheitswesen oder in der Patientenbetreuung ist von Vorteil. Auch Quereinsteiger mit entsprechender Berufserfahrung und Organisationstalent sind willkommen.
• Abrechnungskenntnisse: Idealerweise hast du bereits mit Praxissoftware gearbeitet und kennst die Grundlagen der Heilmittelverordnungen und Rezeptprüfung. Fehlende Kenntnisse kannst du bei uns erlernen.
• Organisationstalent: Du arbeitest zuverlässig, selbstständig und strukturiert und kannst gut priorisieren.
• Kommunikationsfähigkeit: Du bist freundlich, serviceorientiert und hast Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen.
• Teamgeist: Du arbeitest gerne mit Therapeuten und Kollegen zusammen und verstehst dich als wichtige Unterstützung für das gesamte Team.
• Digitale Kompetenz: Der sichere Umgang mit Computer, E-Mail und gängigen Office-Anwendungen ist für dich selbstverständlich.
• Naturverbundenheit: Du hast Freude an unserem besonderen Konzept und bist offen für die Verbindung von Therapie, Natur und Tieren.

Das bieten wir dir

• Ein besonderer Arbeitsplatz: Du arbeitest in einem Umfeld, das klassische Ergotherapie mit Natur und tiergestützten Therapieangeboten verbindet.
• Ein herzliches Team: Dich erwartet ein wertschätzendes Miteinander und eine gute Zusammenarbeit mit unseren Therapeuten und der operativen Leitung.
• Strukturierte Einarbeitung: Wir machen dich mit unserer Praxissoftware, unseren Abläufen und den Besonderheiten des Heilmittelbereichs vertraut.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Du übernimmst einen vielseitigen Aufgabenbereich mit Verantwortung und eigenen Gestaltungsmöglichkeiten.
• Geregelte Arbeitszeiten: Planbare Arbeitszeiten ohne regelmäßige Wochenenddienste.
• Faire Vergütung: Eine angemessene und leistungsgerechte Bezahlung.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir unterstützen dich dabei, deine Kenntnisse im Praxismanagement und in der Heilmittelabrechnung zu erweitern.

Du hast Freude daran, Menschen zu begegnen, organisierst gerne und möchtest in einem besonderen therapeutischen Umfeld arbeiten?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!