Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

PHINEO gAG; Berlin; Hybrid; EUR 47,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket

Fahrradprämie

Mitarbeitendenrabatte

Weiterbildungsangebote

Job summary

PHINEO gAG in Berlin sucht eine/n Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d) zur Verstärkung des Teams. Die Stelle ist mit 39 Stunden/Woche in Vollzeit vorgesehen und beginnt am 1. Januar 2027.

Die Befristung auf zwei Jahre ermöglicht eine gemeinsame Perspektive und Einarbeitung. Zu den Aufgaben gehören Buchhaltung, Debitoren- und Fördermittelmanagement, Gremienarbeit, Kostenrechnung sowie interner/externer Stakeholder-Support.

Qualifications

• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Finanz- oder Administrationsbereich gemeinnütziger Organisationen.
• Idealerweise Kenntnisse im Fördermittelmanagement und bei der Erstellung oder Prüfung von Mittelverwendungsnachweisen.
• Vertrags- und Steuerrecht-Grundverständnis.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Strukturierte Arbeitsweise mit Detailübersicht.

Responsibilities

• Buchhaltung: Unterstützung externer Prozesse und der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse.
• Debitorenmanagement: Rechnungsstellung, Mahnwesen und Zahlungsüberwachung.
• Fördermittelmanagement: Mittelabrufe und Verwendungsnachweise prüfen.
• Gremienarbeit: Vor- und Nachbereitung des Vorstands.
• Koordination externer/internen Stakeholder: Korrespondenz mit Partnern und Behörden.
• Kostenrechnung und Controlling: Berichte für Geschäftsbereiche und Vorstand.
• Kreditorenmanagement, Zahlungsverkehr und Bankwesen.
• Vertragsmanagement: Verträge erstellen und digital dokumentieren.
• Wirtschaftsprüfung, Revision und Betriebsprüfung unterstützen.
• Zuwendungsbestätigungen erstellen und versenden.

Skills

Finanzen

Controlling

Vertragsmanagement

Teamfähigkeit

Deutsch & Englisch

Job description

Dein neuer JobUnsere Vision ist eine offene, nachhaltige und friedliche Gesellschaft, in der Gutes tun mit Wirkung das gemeinsame Handeln leitet. Um dazu unseren Beitrag zu leisten, haben wir PHINEO als gemeinnützige Plattform für strategisches gesellschaftliches Engagement aufgebaut.

Der Bereich Finanzen, Controlling, Organisation verantwortet als einer der Zentralbereiche das interne und externe Rechnungswesen, das Projektcontrolling sowie die Büroorganisation und Infrastruktur. Er bildet, in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand, die Basis für die finanzielle Stabilität und strategischen Entscheidungen von PHINEO.

Wir suchen ab dem 1. Januar 2027 Verstärkung für unser Team in Berlin als

Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

Deine Aufgaben

Die folgenden Aufgabenbereiche bilden das Spektrum unseres Teams Finanzen & Controlling ab. Je nach Erfahrung und Schwerpunkt übernimmst du daraus eigene Verantwortungsbereiche und entwickelst diese gemeinsam mit uns weiter.

• Buchhaltung: Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse.
• Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen in Abstimmung mit externen Partner*innen.
• Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen.
• Gremienarbeit: Unterstützung des Vorstands bei der Vor- und Nachbereitung sowie bei den damit verbundenen organisatorischen und administrativen Prozessen.
• Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling.
• Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien.
• Kreditorenmanagement, Zahlungsverkehr und Bankwesen: Prüfung, Vorkontierung und Erfassung von Eingangsrechnungen, Steuerung von Freigabe- und Zahlungsprozessen, Verwaltung digitaler Kreditkarten, sowie Abstimmung mit Banken.
• Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.
• Wirtschaftsprüfung, Revision, Betriebsprüfung: Begleitung von externen Wirtschaftsprüfungen sowie Unterstützung bei internen Revisionen oder auch einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
• Zuwendungsbestätigungen: Verantwortung für die ordnungsgemäße Erstellung und den Versand von Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) unter Einhaltung der steuerlichen Vorgaben.

Das bringst Du mit

• Du hast erste bis mehrjährige relevante Berufserfahrung im Finanz- und/oder Administrationsbereich von Stiftungen, Vereinen oder anderen Organisationen aus dem gemeinnützigen Sektor.
• Du bringst idealerweise erste Kenntnisse im Fördermittelmanagement und bei der Erstellung oder Prüfung von Mittelverwendungsnachweisen mit.
• Du bist routiniert in der operativen Bearbeitung von Verträgen und verfügst über ein gutes Verständnis für vertrags- und steuerrechtliche Zusammenhänge.
• Ein Plus sind Kenntnisse im Gemeinnützigkeitsrecht und über die grundlegenden Anforderungen der verschiedenen Sphären (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).
• Du hast ein gutes Verständnis für Controlling und Kostenrechnung und kannst finanzielle Kennzahlen adressatengerecht aufbereiten.
• Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen Details und parallelen Prozessen gleichzeitig den Überblick, organisierst deine Aufgaben zuverlässig und setzt sinnvoll Prioritäten.
• Du besitzt fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Du arbeitest gern im Team und hast Spaß an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen.

Deine Vorteile bei unsPurpose

• Ein sinnstiftender Job mit vielfältigen Themen und Aufgaben sowie sehr viel Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Möglichkeit, an relevanten gesellschaftlichen Themen wie Demokratie, Klimaschutz und Verwaltungstransformation mitzuarbeiten
• Eine Organisation, die danach strebt, eine Vielfalt an Identitäten, Erfahrungshintergründen und Perspektiven zusammenzubringen

Konditionen und Entwicklungsmöglichkeiten

• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit, Teilzeit bis 80% möglich
• Ein umfassendes Onboarding, mit strukturierter Einarbeitung
• Ein attraktiver Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und zum Jobticket, Fahrradprämie sowie Mitarbeitendenrabatte
• Interne und externe Weiterbildungsangebote
• Die Befristung des Arbeitsvertrages auf zwei Jahre ist ein Punkt, an dem wir noch einmal gemeinsam reflektieren und eine bewusste Entscheidung treffen – hoffentlich füreinander. Sie ist ein Standard in all unseren neuen Arbeitsverhältnissen, um Achtsamkeit und Bewusstsein auf beiden Seiten der Beziehung zu stärken.
• Diese Position liegt in unserer Stellengruppe 2 und ist mit ihrem Aufgaben- und Verantwortungsspektrum bei einem Festgehalt zwischen 47.000 und 52.000 EUR verortet, abhängig von Erfahrung und Qualifikation. Mehr Informationen zu unserem Gehaltssystem findest du auf unserer Website: https://www.phineo.org/jobs.

Arbeitszeitflexibilität und Familienfreundlichkeit

• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitkonto
• Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten: sowohl regelmäßig im Inland als auch 2x jährlich als Workation aus dem Ausland (EU, EWR, Schweiz)
• Eine Kultur, in der die Vereinbarkeit mit dem Privatleben einen hohen Stellenwert hat

Als Organisation, die gesellschaftliche Diversität erfolgreich mitgestalten will, freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und