Mitarbeiter für das Sekretariat und die allgemeine Sachbearbeitung (m/w/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Villingen-Schwenningen; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Villingen-Schwenningen sucht einen Mitarbeiter für das Sekretariat und die allgemeine Sachbearbeitung (m/w/d). In dieser Teilzeitposition (19,5 Std./Woche) sind Sie für die Organisation des Sekretariats sowie die Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz verantwortlich. Wir bieten eine sichere Anstellung im öffentlichen Dienst mit attraktiven Leistungen und einem motivierten Team.

Leistungen

Zukunftssichere Beschäftigung

25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung

Unterstützung bei der Kinderbetreuung

Qualifikationen

• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen.
• Hohe Belastbarkeit und Engagement.
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats der stellvertretenden Amtsleitung.
• Bearbeitung und Weiterleitung von telefonischen Anfragen und E-Mails.
• Erledigung der Korrespondenz.

Kenntnisse

Kommunikation

Teamfähigkeit

Effiziente Arbeitseinteilung

Selbständigkeit

Zuverlässigkeit

Sorgfalt

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r

Mindestens 3-jährige kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Programme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter für das Sekretariat und die allgemeine Sachbearbeitung (m/w/d)

Die Stadt Villingen-Schwenningen mit rund 90.000 Einwohnern ist einer der vielfältigsten und größten Arbeitgeber im Schwarzwald-Baar-Kreis. Mit 1.900 Beschäftigten decken wir unterschiedlichste öffentliche Aufgaben ab – von der Verwaltung über soziale und kulturelle bis hin zu technischen Themen. Für diese Vielfalt suchen wir engagierte Fachkräfte, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Stadt gestalten möchten.

Stellenbeschreibung

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter für das Sekretariat und die allgemeine Sachbearbeitung (m/w/d)

Rechtsamt, Stadtbezirk Villingen, unbefristet, Teilzeit 19,5 Std./Wo., EG 6 TVöD

Das Rechtsamt der Stadt Villingen-Schwenningen ist für die Rechtsberatung der städtischen Ämter und Eigenbetriebe sowie der Dezernatsleitungen (Oberbürgermeister und Bürgermeister) zuständig. Zu den Aufgaben des Rechtsamtes gehören insbesondere die Anfertigung von Gutachten, die Vertragsgestaltung und das Führung von Prozessen vor den Arbeitsgerichten, Zivilgerichten und Verwaltungsgerichten. Zudem managt die beim Rechtsamt angesiedelte Versicherungsabteilung Versicherungsverträge und bearbeitet Versicherungsansprüche.

Ihre Aufgaben

• Organisation des Sekretariats der stellvertretenden Amtsleitung
• Bearbeitung und Weiterleitung von telefonischen Anfragen und E-Mails
• Bearbeitung und Überwachung eingehender und ausgehender Post
• Erledigung der Korrespondenz
• Berechnung und Überwachung von Fristen und Terminen
• Ausfertigen von Schriftsätzen
• Ausdrucken der Sitzungsunterlagen zur Vorbereitung der Sitzungstermine
• Erstellung von Vorlagen für Sitzungen im Sitzungsdienst
• Ablage und Verwaltung von Vorgängen, Dokumenten, Schriftsätzen, Verträgen in Papierform und enaio
• Zuarbeit für die Amtsleitung und stellvertretende Amtsleitung im Bereich Klageverfahren
• Beschaffung und Verwaltung der Fachbibliothek (Gesetze und Kommentare)

Unser Angebot

• interessante, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und einem motivierten Team
• zukunftssichere Beschäftigung
• im öffentlichen Dienst übliche Leistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• Radleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
• 25 € Arbeitgeberzuschuss zum 'Move-Deutschland-Ticket Job'
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Firmenfitness in Kooperation mit Hansefit
• attraktiver Arbeitsplatz und sehr gute Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarung von Beruf und Familie sowie für eine ausgeglichene 'Work-Life-Balance' (u.a. Homeoffice im Rahmen einer Dienstvereinbarung)
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung in Kindertagesstätten
• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kommunikation und Teamfähigkeit
• effiziente Arbeitseinteilung, Fähigkeit zur Priorisierung
• hohes Maß an Selbständigkeit und eigenverantwortliche Aufgabenerledigung
• Belastbarkeit, Engagement, Zuverlässigkeit und Sorgfalt sowie absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, bitte über unser Online-Portal bis zum 07.01.2026.