Mitarbeiter Büroorganisation VHS (m/w/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Suhl; Vor Ort; EUR 36.000 - 44.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Bildungseinrichtung in Suhl sucht einen Mitarbeiter für die Büroorganisation. In dieser unbefristeten Teilzeitstelle sind Sie für das Kursmanagement, die Verwaltung von Veranstaltungen und die Unterstützung im Empfang zuständig. Die Position erfordert eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement sowie sehr gute Deutschkenntnisse. Das Jahresbrutto liegt zwischen 36.000,00 EUR und 44.000,00 EUR und es sind wöchentliche Arbeitszeiten von bis zu 35 Stunden vorgesehen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Büromanagement.
• Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in MS Outlook.
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit in der Büroorganisation.

Aufgaben

• Führen des Kursmanagements und der Kursanmeldungen.
• Öffentlichkeitsarbeit und Verwaltung von Veranstaltungen.
• Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten.

Kenntnisse

PC-Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Sehr gute Deutschkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

MS Outlook

Datenbanksysteme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter Büroorganisation VHS (m/w/d)

In der Volkshochschule der Stadtverwaltung Suhl ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Mitarbeiter Büroorganisation VHS (m/w/d) neu zu besetzen.

Aufgabenbereich

• Führen des Kursmanagements der VHS/Planetarium
• Führen von Kursanmeldungen im verwendeten Datenbanksystem
• Datenbankführung und –pflege
• Verwaltungstechnische Bearbeitung von Veranstaltungen im Planetarium
• Organisation und Vorbereitung von Kursen, Vorträgen und Einzelveranstaltungen sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Kursübersichten und Aushängen
• Empfang und Betreuung von Dozenten, Kursteilnehmern und Besuchern
• Öffentlichkeitsarbeit: Eingabe von Veranstaltungsterminen auf der Homepage der Stadt/VHS/Sternwarte und in Abstimmung mit dem SB Öffentlichkeitsarbeit im Amtsblatt
• Verteilen von Info‑ und Werbematerial in Auslagen
• Mitwirkung bei der Erarbeitung des jährlichen Programmheftes
• Allgemeines Hausmanagement (Koordinierung und Kontrolle von Wartungsarbeiten, Reparaturarbeiten organisieren)
• Vor- und Nachbearbeitung der Kursräume
• Bedienung und Überwachung der Bürotechnik und Präsentationstechnik der Kursräume (Telefon, Kopierer/Drucker, Beamer, Whiteboard, Plotter…) in Absprache mit IT
• Allgemeine Sekretariats‑ und Bürotätigkeiten
• Ablage und Archivierung von Akten und deren Digitalisierung
• Führen von Urlaubs‑, Anwesenheits‑ und Dienstplänen
• Organisation, Kontrolle und Abrechnung der Aufsichtskräfte
• Inventarisierung der VHS (Verantwortlichkeit und Durchführung)
• Führung der allgemeinen Kommunikation der VHS (Telefon, E‑Mail etc.)
• Erledigung anfallender Schreibarbeiten
• Protokollführung (Dienstberatung, Meetings etc.) und Überwachung
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Voraussetzungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Gute PC‑Kenntnisse, insbesondere MS Outlook
• Bedienung der Bürogeräte (Telefon, Kopierer, Fax, etc.)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikations‑ und Organisationsfähigkeit
• Belastbarkeit
• Situation‑unterscheidungsfähig, bürgerfreundlich und zuverlässig
• Zeitableistung – auch Abend‑ und Wochenendveranstaltungen möglich
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, optimal mit dem Programm Kufer
• Grundkenntnisse in der Finanzverwaltung sind wünschenswert

Arbeitszeit und Vergütung

Unbefristete Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 35 Wochenstunden (vorbehaltlich der für 2026 geplanten Organisationsuntersuchung zur Stellenbemessung).

Entgeltgruppe 6 TVöD, Jahresbrutto (inkl. Jahressonderzahlung) ca. 36.000,00 EUR bis 44.000,00 EUR.

Bewerbung

Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis 18.01.2026 über unser Onlinebewerberportal oder direkt an das Personal- und Hauptamt der Stadtverwaltung Suhl, Friedrich‑König‑Str. 42, 98527 Suhl oder per E‑Mail an [e-mail].

EEO‑Statement

Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Arbeitsort

Suhl

Anstellungsart

Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)