Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d)

Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport; Braunschweig; Vor Ort; EUR 36.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

tarifgerechte Bezahlung bis EG 8 TV-L

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Vorteilsportal für Mitarbeitende

Weiterbildung und Campusleben

Zusammenfassung

Die Technische Universität Braunschweig sucht am Institut für Theoretische Physik zum 01.12.2026 eine/n Institutssekretär/in (m/w/d) in EG 8 TV-L, Vollzeit, unbefristet. Sie unterstützen die Institutsleitung im administrativen Bereich und übernehmen Aufgaben in Finanz- und Personalverwaltung sowie Lehrorganisation.

Zu Ihrem Profil gehören eine abgeschlossene verwaltungsbezogene Ausbildung, sichere MS-Office-Kenntnisse, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Teamfähigkeit.

Qualifikationen

• Abgeschlossenener Verwaltungslehrgang I oder gleichwertige öffentliche Verwaltungsausbildung.
• Gute Kenntnisse in Hochschulverwaltung; sicherer Umgang mit MS Office.
• Gut in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; teamfähig.
• Erfahrung mit SAP, Webdesign oder KI ist vorteilhaft.

Aufgaben

• Finanz- und Drittmittelmanagement, eigenständige Bewirtschaftung, Überwachung und Abrechnung.
• Beschaffung, Inventarisierung und Rahmenvertragsmanagement.
• Personaladministration: Stellenausschreibungen, Verträge, Überwachung von Laufzeiten.
• Allgemeines Sekretariat, Organisation des Bürobetriebs, Korrespondenz in DE/EN.
• Lehrorganisation und Eventmanagement: Planung von Vorlesungen, Prüfungen, Exkursionen.

Kenntnisse

MS Office (Word/Excel/Outlook)

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Englische Sprachkenntnisse

Ausbildung

Abschluss Verwaltungslehrgang I oder gleichwertige öffentliche Verwaltungsausbildung

Hochschulstudium mit verwaltungswissenschaftlichen Inhalten

Tools

SAP

Webdesign

Künstliche Intelligenz (KI) Anwendungen

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 15.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.

Institut für Theoretische Physik

Wir suchen für das Institut für Theoretische Physik zum 01.12.2026 eine*n

Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d)

(EG 8 TV-L, Vollzeit – unbefristet)

Für die Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Bereich suchen wir eine*n lnstitutssekretär*in.

Ihre Aufgaben

• Finanz- und Drittmittelmanagement:
  Eigenständige Bewirtschaftung, Beantragung, Überwachung und Abrechnung von Haushalts- sowie Drittmitteln über SAP, inklusive Rechnungsstellung, Mahnwesen, Spendenverwaltung und Jahresabschlussvorbereitung
• Beschaffung und lnventarisierung:
  Durchführung von Beschaffungsvorgängen von der Angebotseinholung und Vergabeverfahren über die Rechnungskontrolle bis hin zur lnventarisierung und Materialbestellung bei Rahmenvertragspartnern
• Personaladministration:
  Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Einstellungs- und Vertragsunterlagen für Tarifbeschäftigte, Hilfskräfte, Gastwissenschaftler sowie Praktikanten inklusive der Überwachung von Vertragslaufzeiten, Stundenzetteln und Fehlzeiten
• Allgemeines Sekretariat und Assistenz:
  Organisation des täglichen Bürobetriebs (Post, Korrespondenz auf Deutsch/Englisch, Ablage, Website-Pflege), Terminkoordination für Professoren, Gästebetreuung sowie Verwaltung von Schlüsseln und Verträgen
• Lehrorganisation und Eventmanagement:
  Planung und administrative Abwicklung von Vorlesungen, Prüfungen, Seminaren und Exkursionen inklusive Raumvergabe, Datenpflege in MHB und Stud.lP sowie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen.

Ihre Qualifikation

• Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung -VerwLG- gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung z. B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*zum Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) - absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber.
  Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Personen mit einem abgeschlossenen (Fach-)Hochschulstudium mit überwiegend verwaltungswissenschaftlichen, sozialwissenschaftlichen, politikwissenschaftlichen oder wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten.
• Sie haben gute Kenntnisse im Bereich der Hochschuladministration und können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen.
• Sie verfügen über eine gute Kommunikation – schriftlich und mündlich in der deutschen und englischen Sprache.
• Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten.
• Kein Muss, aber sehr hilfreich sind Erfahrungen im Web-Design, KI-Anwendungen sowie im Umgang mit SAP.

Wir bieten

• eine tarifgerechte Bezahlung bis Entgeltgruppe 8 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
• eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Vorteilsportal für Mitarbeitende der TU Braunschweig mit attraktiven Angeboten von starken Marken
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
• flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit Familiengerechte Hochschule
• ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.

Weitere Hinweise

Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.

Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.

Fragen und Antworten

Sie haben noch Fragen? Diese beantwortet Ihnen Prof. Dr. Yasuhito Narita telefonisch unter der Nummer [phone].