HR & People Operations Coordinator (m/w/d), Bewerbungsfrist: 30.09.2026

German Dream Award; Berlin; Hybrid; EUR 34.000 - 41.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

30 Urlaubstage

Transparente Gehaltsstruktur

ÖPNV-Zuschuss oder Sachgutschein

Zusammenfassung

HÁWAR.help e.V. sucht eine Teilzeit-HR-Administrator:in zur zuverlässigen Abwicklung von Personalprozessen. Du bearbeitest Arbeitsverträge, Personalakten, Payroll-Vorbereitungen und On-/Offboarding und arbeitest eng mit der Finance & Administration zusammen.

Die Stelle ist bundesweit/mobil, zunächst befristet auf ein Jahr, mit flexiblem Arbeitsmodell und Fokus auf reibungslose HR-Workflows. Dafür bringst du eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in HR mit, idealerweise in NGO-Umgebungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit HR-Bezug.
• 1–2 Jahre Berufserfahrung in Personaladministration oder HR-Operations.
• Kenntnis von Employee Lifecycle und Payroll-Vorbereitung.
• Gutes Verständnis von Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen.
• Strukturiert, sorgfältig, eigenständig.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil.
• Erfahrung in NGO oder sozialer Organisation von Vorteil.

Aufgaben

• Laufende Personaladministration über den gesamten Employee Lifecycle.
• Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Nachträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen.
• Pflege von Personalstammdaten und Personalakten.
• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten; Koordination mit Lohnbuchhaltung.
• Fristen, Wiedervorlagen und Unterlagen im Blick behalten.
• Recruiting administrative Unterstützung und On-/Offboarding-Prozesse.
• Vorlagen, Checklisten und Wissensressourcen pflegen.
• HR-Standards anwenden und Kennzahlen aufbereiten.
• Ansprechperson für administrative HR-Fragen; Zusammenarbeit mit Behörden.

Kenntnisse

Personaladministration

Payroll-Vorbereitung

Arbeitsschutz

Dokumentation

Teamarbeit

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung mit HR-Bezug

Tools

HR-Software

Jobbeschreibung

Berlin, bundesweit

Teilzeit

Die Position

20–25 Stunden pro Woche · ab sofort · bundesweit / mobil · zunächst auf ein Jahr befristet

Was dich in dieser Rolle erwartet

Verlässliche People-Arbeit braucht klare und funktionierende Abläufe. Du möchtest dafür sorgen, dass Verträge, Personaldaten, Payroll sowie Ein- und Austritte zuverlässig bearbeitet werden? Du arbeitest strukturiert, hältst Fristen im Blick und bringst operative Themen konsequent zum Abschluss? Dann passt diese Rolle zu dir.

Das Team Finance & Administration sorgt organisationsübergreifend dafür, dass die zentralen Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozesse bei HÁWAR.help und GermanDream zuverlässig funktionieren. Die Position ist bei HÁWAR.help angesiedelt und verstärkt innerhalb des Teams die operativen HR-Prozesse. Du arbeitest eng mit deinem Team, unseren Führungskräften und externen Dienstleistenden zusammen.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass unsere operativen HR- und Personalprozesse zuverlässig, strukturiert und nachvollziehbar laufen. Dabei übernimmst du klar definierte administrative Aufgabenbereiche, bearbeitest Standardfälle eigenständig und bindest die zuständigen Kolleg:innen ein, wenn eine fachliche Entscheidung oder weitergehende Klärung erforderlich ist.

Deine Aufgaben

• Du betreust die laufende Personaladministration über den gesamten Employee Lifecycle und bearbeitest Standardanfragen zu Arbeitszeit, Urlaub und Abwesenheiten.
• Du bereitest Arbeitsverträge, Nachträge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse und weitere Personaldokumente vor und setzt getroffene Personalentscheidungen administrativ um.
• Du pflegst Personalstammdaten, digitale Personalakten und unsere HR-Systeme fortlaufend und sorgfältig.
• Du bereitest die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und stimmst dich mit der externen Lohnbuchhaltung ab.
• Du behältst Fristen, Wiedervorlagen und fehlende Unterlagen im Blick und verfolgst offene Vorgänge konsequent nach.
• Du begleitest Recruiting-Prozesse administrativ und organisatorisch – von der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung bis zur Einstellung.
• Du koordinierst Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgst für vollständige Unterlagen, klare Zuständigkeiten und verlässliche Übergaben.
• Du pflegst und standardisierst Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen und zentrale Wissensressourcen.
• Du achtest auf die einheitliche Anwendung unserer HR-Standards, bereitest standardisierte Auswertungen und Kennzahlen auf und bringst Verbesserungsvorschläge für operative Abläufe ein.
• Du bist eine erste Ansprechperson für administrative HR-Fragen und arbeitest unter anderem mit Behörden, Krankenkassen und weiteren externen Ansprechpersonen zusammen.

Was du für die Rolle mitbringst

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit HR- oder Personalbezug, eine vergleichbare Qualifikation oder relevante praktische HR-Erfahrung.
• Du bringst idealerweise ein bis zwei Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration, in HR Operations oder in einer vergleichbaren Rolle mit.
• Du kennst typische HR-Prozesse entlang des Employee Lifecycles und hast bereits Erfahrung mit vorbereitender Payroll und arbeitsvertraglicher Administration.
• Du verfügst über ein gutes Grundverständnis des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts und erkennst, wann fachliche Rücksprache notwendig ist.
• Du arbeitest sicher mit digitalen Systemen und findest dich schnell in neuen Anwendungen zurecht.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Vorgängen die Ruhe und den Überblick.
• Du kommunizierst klar und serviceorientiert und gehst diskret mit vertraulichen Informationen um.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Dein großes Plus: Du hast bereits in einer NGO, einem Sozialunternehmen oder einer projektfinanzierten Organisation gearbeitet.

Was dich bei uns erwartet

• Eine sinnstiftende und verantwortungsvolle operative HR-Aufgabe in einer international agierenden Menschenrechtsorganisation mit gesellschaftlicher Wirkung
• Ein aufgeschlossenes, diverses Team mit Haltung und direkter Zusammenarbeit
• Ein eigener, klar definierter Aufgabenbereich im Team Finance & Administration
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Anbindung an unser Team und unser Büro in Berlin-Mitte
• 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche sowie Heiligabend und Silvester frei
• Eine transparente Gehaltsstruktur, die auf nachvollziehbaren Kriterien basiert und dir eine faire und langfristige Entwicklungsperspektive bietet
• Ein monatlicher Benefit: Du kannst zwischen einem ÖPNV-Zuschuss und einem steuerfreien Sachgutschein wählen.
• Dein monatliches Bruttogehalt liegt je nach anrechenbarer Berufserfahrung und individuellem Profil zwischen 3.024 Euro und 3.696 Euro bei 40 Stunden pro Woche und wird entsprechend deines Stellenumfangs anteilig berechnet.

Wir sichten Bewerbungen fortlaufend ...

Wir sichten Bewerbungen fortlaufend und können erste Gespräche bereits während der Ausschreibungsfrist führen. Sollte die Position bereits vor Ablauf der Frist erfolgreich besetzt werden, behalten wir uns vor, das Bewerbungsverfahren vorzeitig zu beenden.

Wir möchten ein Arbeitsumfeld schaffen, das von unterschiedlichen Perspektiven lebt. Deshalb freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Biografien und Erfahrungen.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Herkunft, ethnischer oder sozialer Zugehörigkeit, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Religion oder Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, aber das Gefühl hast, dass die Rolle gut zu dir passt, freuen wir uns trotzdem über deine Bewerbung.

Über uns

HÁWAR.help e.V. ist Menschenrechtsorganisation, die auf der Asche des Völkermords an den Jesiden gegründet wurde. Heute setzen wir Entwicklungs-, Bildungs-, und Aufklärungsprogramme in Irak, Afghanistan und Deutschland als auch internationale Sensibilisierungs- und Aufklärungsinitiativen sowie Advocacy vor Ort und digital um – unter anderem zur Revolution in Iran.
GermanDream ist eine überpartei­liche und unabhängige Bildungsinitiative im Herzen Berlins. Unsere Initiatorin Düzen Tekkal ist Menschenrechtsaktivistin, Journalistin, Filmemacherin, Publizistin und Sozialunternehmerin.
Wir setzen uns für die Vermittlung von gesellschaftlichen Werten ein: In physischen und virtuellen Wertedialogen tauscht sich GermanDream deutschlandweit mit jungen Menschen aus.