HR Administration & Payroll Specialist (m/w/d)

Pammys by Dieseo GmbH; Hamburg; On-site; EUR 48,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

Office First

Deutschlandticket 100% bezahlt

Wellpass

Kostenlose Pammys-Schuhe

Persönliche Weiterentwicklung

Verantwortung und Gestaltungsspielraum

Marke mit großer Reichweite

Internationale Perspektive

Relocation-Unterstützung

Team- und Toolgestaltung

Job summary

Pammys by Dieseo GmbH sucht eine engagierte Fachkraft für HR Operations in Hamburg. Sie betreuen die vorbereitende Lohnabrechnung, pflegen Personio-Daten und optimieren administrative HR-Workflows.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Sicherstellung der Datenqualität und die termingerechte Weitergabe relevanter Unterlagen. Sie arbeiten nah am Employee Lifecycle, begleiten Vertragsänderungen bis hin zu Austritten, und unterstützen das Team mit securer Kommunikation sowie hoher Diskretion.

Qualifications

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, eine Weiterbildung im Personalwesen oder ein Studium mit Schwerpunkt Personal bzw. Betriebswirtschaft.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Personaladministration bzw. HR Operations mit.
• Sie kennen die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und deren Unterlagen.
• Sie arbeiten sicher mit lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen.
• Sie beherrschen HR-Systeme, idealerweise Personio, und nutzen digitale Personalakten.
• Sie analysieren Prozesse, erkennen Ineffizienzen und setzen Verbesserungen um.
• Sie arbeiten zuverlässig mit Daten, Excel-Tools und stoßen klare Reporting-Strukturen an.

Responsibilities

• Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten in Zusammenarbeit mit dem HR Payroll & Administration Manager und dem Steuerbüro.
• Vertretung in der vorbereitenden Lohnabrechnung und Abstimmung bei Abwesenheiten.
• Pflege der HR-Plattform Personio und Optimierung administrativer Workflows.
• Sicherstellung von Datenqualität, Abgleich von Lücken und Bereinigung.
• Administrative Betreuung von Urlaub, Arbeitszeiten, Krankheit und eAU-Prozesse sowie BEM.

Skills

HR Operations

Personaladministration

Datenqualität

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Personio

Excel

Kommunikation

Diskretion

Projektmanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Personalwesen

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Personio

Excel

Job description

Stellenbeschreibung

Pammys ist in nur vier Jahren auf über 1,5 Millionen Kundinnen und Kunden gewachsen und gehört zu den am schnellsten wachsenden E-Commerce-Unternehmen Europas.
Heute arbeiten über 150 Mitarbeitende an unseren Standorten in Hamburg, Kiel und unserem eigenen 23.000 m² großen Logistikzentrum in Lensahn daran, aus Pammys eine globale Footwear Brand zu machen.
Mit einem Umsatz im mittleren achtstelligen Bereich, mehreren Millionen Euro Marketinginvestitionen pro Monat, internationalem Wachstum und einem Produktvolumen in Millionenhöhe wird eine Sache immer wichtiger:
HR-Prozesse, auf die sich unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte verlassen können.
Korrekte Personaldaten. Vollständige Unterlagen. Eine sorgfältig vorbereitete Lohnabrechnung. Und klare Abläufe, die auch dann funktionieren, wenn unser Team weiter wächst.
Dein Job ist es, diese Grundlagen im Alltag sicherzustellen und unsere HR Operations aktiv weiterzuentwickeln.

Deine Aufgaben

• Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten in enger Zusammenarbeit mit unserem HR Payroll & Administration Manager und dem Steuerbüro
• Vertretung in der vorbereitenden Lohnabrechnung: Sicherstellung der vorbereitenden Abläufe und Abstimmung mit den internen und externen Ansprechpartnern bei Abwesenheiten
• Betreuung unserer HR-Plattform Personio: Pflege und Qualitätssicherung der Personaldaten sowie Weiterentwicklung administrativer Workflows gemeinsam mit dem HR-Team
• Datenqualität und Prozessverbesserung: Eigenständige Identifikation und Bereinigung von Datenlücken, Unstimmigkeiten und administrativen Rückständen sowie Umsetzung dauerhafter Qualitätsstandards
• Abwesenheits- und Arbeitszeitmanagement: Administrative Betreuung von Urlaub, Arbeitszeiten, Krankheit, eAU-Prozesse und Sonderurlaub sowie organisatorische Begleitung und Dokumentation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Dein Profil

• Passende fachliche Grundlage: Du hast eine kaufmännische Ausbildung, eine Weiterbildung im Personalwesen oder ein Studium mit Schwerpunkt Personal oder Betriebswirtschaft abgeschlossen – oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit
• Mehrjährige Erfahrung in der Personaladministration oder HR Operations: Du kennst die administrativen Abläufe entlang des gesamten Employee Lifecycles und betreust sie sicher – vom Eintritt über Vertragsänderungen bis zum Austritt
• Fundierte Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung: Du weißt, welche Daten und Unterlagen für die Abrechnung benötigt werden, prüfst sie sorgfältig und stellst ihre vollständige und termingerechte Übergabe sicher
• Relevantes Fachwissen: Du bringst gute Kenntnisse der für deine Aufgaben relevanten lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen mit und kannst die vorbereitende Lohnabrechnung auch im Vertretungsfall zuverlässig übernehmen
• Sicherer Umgang mit HR-Systemen: Du hast Erfahrung mit Personio oder einer vergleichbaren HR-Plattform und nutzt digitale Personalakten, Datenpflege und Workflows routiniert
• Ausgeprägtes Prozessverständnis: Du erkennst Ineffizienzen, hinterfragst bestehende Abläufe und setzt Verbesserungen eigenständig um – mit dem Ziel, HR-Prozesse klarer, einfacher und verlässlicher zu machen
• Hohe Zahlen- und Datenaffinität: Du arbeitest sicher mit Excel oder vergleichbaren Tabellenanwendungen, erkennst Unstimmigkeiten und bereitest HR-Daten und Auswertungen verständlich auf
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und hältst Fristen zuverlässig ein
• Sorgfalt und Diskretion: Du hast einen hohen Qualitätsanspruch, achtest auf Details und gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Personal- und Gehaltsdaten um
• Hands-on-Mentalität und Eigeninitiative: Du packst offene Themen an, schaffst Ordnung und sorgst dafür, dass Verbesserungen im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren
• Klare und verbindliche Kommunikation: Du arbeitest zuverlässig mit Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Ansprechpartnern zusammen und verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Deine Vorteile bei Pammys

Office First:Persönliche Zusammenarbeit im Büro, direkter Austausch und kurze Abstimmungswege.

Deutschlandticket zu 100 % bezahlt:Wir übernehmen die vollständigen Kosten für dein Deutschlandticket.

Wellpass:Zugang zu vielfältigen Sport- und Wellnessangeboten für deinen Ausgleich zum Arbeitsalltag.

Kostenlose Pammys-Schuhe:Ein Paar Schuhe pro Launch.

Persönliche Weiterentwicklung:Wachse mit Pammys, erweitere deine Fähigkeiten und entwickle dich fachlich und persönlich weiter.

Verantwortung und Gestaltungsspielraum:Bringe eigene Ideen ein, übernimm Verantwortung und gestalte deinen Bereich aktiv mit.

Marke mit großer Reichweite:Deine Arbeit erreicht Menschen – bei einer Footwear-Marke mit über 1,5 Millionen Kundinnen und Kunden.

Internationale Perspektive:Gestalte die internationale Weiterentwicklung von Pammys mit.

Relocation-Unterstützung:Du ziehst für deinen neuen Job um? Nach individueller Vereinbarung unterstützen wir dich bei deinen Unterkunftskosten.

Gestaltung von Team und Tools:Je nach Rolle gestaltest du den Teamaufbau, die Auswahl passender Tools und die Arbeitsweise in deinem Bereich mit.