Geschäftszimmer Stadtwald, FB3

Hansestadt Lübeck; Lübeck; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Jahresurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Fortbildungsmöglichkeiten

NAH.SH-Jobticket Zuschuss

Zusammenfassung

Hansestadt Lübeck sucht für den Bereich Stadtwald zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine sachbearbeitende Kraft für das Geschäftszimmer Stadtwald. Die Stelle ist in EG 7 TVöD eingeordnet und umfasst vielfältige Verwaltungsaufgaben, Organisation von Terminen, Registraturpflege und Budget- sowie Rechnungsprozesse.

Sie unterstützen die Bereichsleitung, erstellen Vorlagen in ALLRIS, betreuen Azubis und begleiten Auswahlverfahren.

Qualifikationen

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Nachweis der ersten Angestelltenprüfung
• Alternativ: erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau Büromanagement
• Möglichst mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Eigenständiges strukturiertes und gewissenhaftes Arbeiten sowie Organisationsvermögen
• Interesse an forstlichen Sachverhalten

Aufgaben

• Telefonische Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger zu Belangen des Stadtwaldes
• Führen von Übersichten, Statistiken und Beschaffung im Bereich Arbeitskleidung, Arbeitsmittel sowie Arbeitsmedizin
• Überwachung und Organisation von Terminen und Fristen
• Betreuung der Registratur, Posteingänge (analog/digital), Umstellung auf E-Akte
• Rechnungserstellung im forstlichen Verbuchungssystem inkl. Erfassung im städtischen Buchungsprogramm
• Veranstaltungsmanagement (Walderlebnistag, Exkursionen, Vorträge, Weihnachtsmarkt)
• Interne Kommunikation (Newsletter) und Protokollführung
• Assistenz der Bereichsleitung, Vorlagenerstellung in ALLRIS
• Organisatorischer Ansprechpartner für Forstwirt-Azubis, Organisation des Auswahlverfahrens
• Zeitwirtschaftsbeauftragte des Bereiches

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Eigenständiges Arbeiten

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau Büromanagement

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Bereich Stadtwald zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Sachbearbeiter:in für das Geschäftszimmer Stadtwald (EG 7 TVöD).

Das Aufgabengebiet umfasst Telefonische:r Ansprechpartner:in für Bürger:innen in Belangen, die den Stadtwald betreffen, das Führen von Übersichten und Statistiken sowie Beschaffung im Bereich der Arbeitskleidung, Arbeitsmittel sowie Arbeitsmedizin, das Überwachung und Organisation von Terminen und Fristen, die Betreuung der Registratur des Bereiches, Verwaltung der analogen und digitalen Posteingänge, Begleitung der Umstellung auf die E-Akte, die Rechnungserstellung für den Holzhof, Wildbret und Dienstleistungen des Stadtwaldes in forstlichem Verbuchungssystem inkl. Erfassung im städtischen Buchungsprogramm, Veranstaltungsmanagement, Beteiligung bei der Planung und Gestaltung von Veranstaltungen wie z.B. dem Walderlebnistag, Exkursionen, Vorträgen, Weihnachtsmarkt, die Innerbetriebliche Kommunikation (Newsletter) und Protokollführung bei internen Besprechungen, die Assistenz der Bereichsleitung, Vorlagenerstellung in ALLRIS, Organisatorischer Ansprechpartner:in für Forstwirt-Azubis, Organisation des Auswahlverfahrens, die/der Zeitwirtschaftsbeauftragte:r des Bereiches.

Aufgaben

• Telefonische:r Ansprechpartner:in für Bürger:innen in Belangen, die den Stadtwald betreffen
• das Führen von Übersichten und Statistiken sowie Beschaffung im Bereich der Arbeitskleidung, Arbeitsmittel sowie Arbeitsmedizin
• das Überwachung und Organisation von Terminen und Fristen
• die Betreuung der Registratur des Bereiches, Verwaltung der analogen und digitalen Posteingänge, Begleitung der Umstellung auf die E-Akte
• die Rechnungserstellung für den Holzhof, Wildbret und Dienstleistungen des Stadtwaldes in forstlichem Verbuchungssystem inkl. Erfassung im städtischen Buchungsprogramm
• Veranstaltungsmanagement, Beteiligung bei der Planung und Gestaltung von Veranstaltungen wie z.B. dem Walderlebnistag, Exkursionen, Vorträgen, Weihnachtsmarkt
• die Innerbetriebliche Kommunikation (Newsletter) und Protokollführung bei internen Besprechungen
• die Assistenz der Bereichsleitung, Vorlagenerstellung in ALLRIS
• Organisatorischer Ansprechpartner:in für Forstwirt-Azubis, Organisation des Auswahlverfahrens
• die/der Zeitwirtschaftsbeauftragte:r des Bereiches

Erwartungen

• ein Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r bzw. der Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
• alternativ: eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum/zur Kaufmann/ -frau Büromanagement
• möglichst mehrjährige nachgewiesene Berufserfahrung in der Rechnungserfassungmöglichst mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• ein eigenständiges strukturiertes und gewissenhaftes Arbeiten sowie Organisationsvermögen
• Kreativität bei der Planung von Veranstaltungen
• Interesse an forstlichen Sachverhalten

Geboten werden Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team.

Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits.

Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum.

Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause.

Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing.

Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee.

Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 7 TVöD. Die entsprechende Entgelttabelle finden Sie bei unseren FAQs. Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich.

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung. In diesem Aufgabengebiet strebt die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils an, deshalb werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt. Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 16. September 2026 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Vakanz-ID E 3530. Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Schupp, Telefon 0451 / 122 - 7713, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Herr Schaal, Telefon 0451 / 122 - 1183, zur Verfügung.