Front Office & Office Manager (w/m/d)

H-TEC SYSTEMS GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 38.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeiten

Town-Hall-Meetings

Buddy-Programm im Onboarding

Mittagessenzuschuss

Corporate Benefits

JobRad

Zusammenfassung

Quest One sucht eine engagierte Front Office/Office Managerin zur professionellen Organisation des Empfangs, Office-Management und Fuhrparkkoordination am Standort Hamburg.

Sie bringen abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Organisationstalent sowie Erfahrung mit MS-Office, Outlook/Teams mit. Führerschein Klasse B ist erforderlich. Wir bieten flexible Arbeitsbedingungen und attraktive Benefits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bürobereich.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Eigenverantwortung.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit.
• Kunden- und Dienstleistungsorientierung.
• Gute Kenntnisse in Outlook, Teams und MS-Office; SAP von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Führerschein Klasse B.

Aufgaben

• Front Office & Empfang professionell organisieren und koordinieren.
• Erste Ansprechperson für Kunden, Besucher, Dienstleister, Behörden und Gäste.
• Empfang, Betreuung und Koordination von Kunden und Fremdfirmen sowie Weiterleitung an Ansprechpartner.
• Registrierung und Zutrittsmanagement für Nicht-QO-Personen inklusive Key-Card-Management.
• Unterstützung beim Office-Management und der Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Catering.
• Koordination externer Lieferanten für Reinigung, Facility Services und Wartung.

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Outlook

Teams

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Unsere Mission

Quest One ist ein globaler Vorreiter in der PEM-Elektrolyse. Unser Ziel ist klar: Wir wollen mit unseren Elektrolyseuren einen entscheidenden Beitrag zur Reduzierung von Treibhausgasen leisten. Seit unseren Anfängen als Wissenschaftsprojekt im Jahr 1997 sind wir gewachsen – heute sind wir ein Tochterunternehmen von Volkswagen Group mit rund 500 Mitarbeitenden an drei Standorten weltweit.

Unsere Mission: Klimaschutz vorantreiben und die Energiewende aktiv gestalten. Bist du bereit, uns auf diesem Weg zu begleiten?

Unser Ziel: 1 % der weltweiten Treibhausgase bis 2050 einsparen. Quest One.

Deine Aufgaben

Front Office & Empfang

• Verantwortung für die professionelle Organisation und Koordination des Front Office und des Empfangs
• Erste Ansprechperson für Kunden, Besucher, externe Dienstleister, Behörden und Gäste, persönlich, telefonisch und über die zentralen Kommunikationskanäle
• Empfang, Betreuung und Koordination von Kunden, Besuchern und Fremdfirmen einschließlich Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner
• Registrierung und Zutrittsmanagement für Nicht-QO-Personen einschließlich Key-Card-Management
• Sicherstellung eines strukturierten, professionellen und serviceorientierten Empfangsbereichs

Office Management

• Organisation und Koordination der allgemeinen Office-Management-Prozesse am Standort
• Organisation der Poststelle einschließlich Annahme, Sortierung und Verteilung der Post
• Ansprechpartner*in für Meetingräume einschließlich Organisation und Vorbereitung
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Catering
• Koordination und Bestellung von Büromaterial, Betriebsbedarf und Verbrauchsmaterialien
• Koordination externer Dienstleister für Reinigung, Facility Services, Wartung und weitere standortbezogene Dienstleistungen
• Sicherstellung eines gepflegten, funktionalen Arbeitsumfelds sowie Ansprechpartner*in für die Unterhaltsreinigung
• Organisation und Koordination der Versorgung mit Kaffee, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien
• Ansprechpartner*in für die Mittagessenversorgung bzw. Kantinenorganisation

Fuhrpark & Mobilität

• Organisation und Verwaltung des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugbestellungen und Koordination mit externen Dienstleistern
• Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln, Fahrtenbüchern sowie Tank- und Ladekarten
• Koordination von Wartungs-, Service- und Terminanfragen für die Firmenfahrzeuge

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit
• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Gute Kenntnisse in Outlook, Teams und weiteren MS-Office-Anwendungen sowie ein sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein der Klasse B

Warum Quest One?

• OWNERSHIP – Wir wachsen gemeinsam mit Quest One und du kannst aktiv Verantwortung übernehmen.
• ONE TEAM – Ein starkes Team, das zusammenhält und die Zukunft gestaltet.
• LEARNING – Persönliches Wachstum steht bei uns im Fokus – mit zahlreichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Deine Benefits

• Flexibles Arbeiten für eine gute Work-Life-Balance.
• Regelmäßige Updates und transparente Kommunikation in unseren Town-Hall-Meetings.
• Buddy-Programm im Onboarding.
• Zuschuss fürs tägliche Mittagessen.
• Attraktive Mitarbeiterrabatte bei Corporate Benefits und FutureBens.
• Getränke, Obst und dasJobRadfür einen grünen Arbeitsweg.

Du willst gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten?

Bei Quest One suchen wir Menschen, die die Zukunft aktiv mitgestalten wollen. Dabei zählt für uns nur dein Talent und deine Motivation – Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter oder Behinderung spielen keine Rolle. Unsere Vielfalt macht uns stärker, kreativer und erfolgreicher. Gemeinsam wachsen wir als Team in einem inklusiven und nachhaltigen Umfeld, in dem Diskriminierung keinen Platz hat. Werde Teil eines globalen Unternehmens, das Diversität lebt und sich für Chancengleichheit einsetzt.