Front Office Manager / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d)

entegra gmbh; Ettlingen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

entegr a gmbh in Ettlingen sucht eine motivierte Büromitarbeitende zur Unterstützung der Verwaltung. Sie übernehmen Auftragsabwicklung, Zahlungsüberwachung, Empfangstätigkeiten und allgemeine kaufmännische Aufgaben. Zudem gehören Einkauf, Organisation von Seminaren und Reisen zu Ihrem Einsatzgebiet.

Sie arbeiten in einer unbefristeten Vollzeitstelle, erhalten eine fundierte Einarbeitung, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsumfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Erfahrung in den oben genannten Aufgaben
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Software (Word, Excel, Outlook)

Responsibilities

• Auftragsabwicklung von Kundenaufträgen (z. B. Bestellungen versenden, Dienstleister beauftragen)
• Überwachung der Zahlungseingänge und ggf. Ergreifen weiterer Maßnahmen
• Empfangstätigkeiten (Telefonzentrale, Türöffnung, Post, Verwaltung der Zugangsschlüssel)
• Allgemeine kaufm. Tätigkeiten wie Barkasse, Koordination des Hausmeister / der Lieferanten
• Einkauf von Büromaterial, IT-Hardware und Zubehör, Getränken
• Unterstützung bei Kundenseminaren (Teilnehmer im ERP-System anlegen, Teilnahmezertifikate erstellen und versenden, Bewirtung organisieren)
• Organisation von Firmenveranstaltungen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Meet&Eat)
• Vorbereitende Buchhaltung, Verwaltung der Kreditkartenabrechnung sowie Ablage für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Durchführung der Reisekostenabrechnung und Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Fuhrparkmanagement

Skills

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office-Software

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Seit über 30 Jahren treiben wir technische Innovationen voran und gehören zu den führenden Experten für die Implementierung und Betreuung von Autodesk CAD-Lösungen. Mit unserem umfassenden Portfolio in den Bereichen Maschinenbau, Architektur und Bauwesen gestalten wir aktiv die digitale Zukunft.

Unsere Eigenentwicklung primtech ist eine wegweisende Engineering-Software für die Planung, Dokumentation und Simulation von Hochspannungsschaltanlagen. Ergänzt wird unser Angebot durch modernste KI-basierte Digitalisierungstechnologien, mit denen wir aus 3D-Punktewolken detailgetreue, digitale Anlagenmodelle erzeugen. So ermöglichen wir es unseren Kunden, aus den Branchen Stromerzeugung und Stromübertragung, in über 80 Ländern, Stromnetze effizient und auf Basis valider Daten zu transformieren.

Unser Team. Wir glauben daran, dass technologische Exzellenz nur durch engagierte und zufriedene Menschen entstehen kann. Deshalb schaffen wir ein Umfeld, in dem Ideen zählen, Mitgestaltung erwünscht ist und individuelle Entwicklung gefördert wird. Auch in herausfordernden Zeiten stehen wir für Stabilität, Verlässlichkeit und kurze Entscheidungswege – intern wie extern.

Klingt spannend? Dann werde Teil unseres Teams!

Deine Aufgaben

• Auftragsabwicklung von Kundenaufträgen (z. B. Bestellungen versenden, Dienstleister beauftragen)
• Überwachung der Zahlungseingänge und ggf. Ergreifen weiterer Maßnahmen
• Empfangstätigkeiten (Telefonzentrale, Türöffnung, Post, Verwaltung der Zugangsschlüssel)
• Allgemeine kaufm. Tätigkeiten wie Barkasse, Koordination des Hausmeister / der Lieferanten
• Einkauf von Büromaterial, IT-Hardware und Zubehör, Getränken
• Unterstützung bei Kundenseminaren (Teilnehmer im ERP-System anlegen, Teilnahmezertifikate erstellen und versenden, Bewirtung organisieren)
• Organisation von Firmenveranstaltungen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Meet&Eat)
• Vorbereitende Buchhaltung, Verwaltung der Kreditkartenabrechnung sowie Ablage für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Durchführung der Reisekostenabrechnung und Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Fuhrparkmanagement

Das zeichnet Dich aus

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie die Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen
• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Software wie Word, Excel und Outlook

Was wir Dir bieten

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Umfassende Einarbeitung mit Unterstützung durch erfahrene Kollegen
• Ausreichend Zeit, um bei uns anzukommen
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebsklima, dass durch Offenheit, Respekt und mitarbeiternahe Kommunikation geprägt ist
• Sehr gut etabliertes Unternehmen mit hervorragenden nationalen und internationalen Referenzen