Founder's Associate to CEO

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Company Retreats

Gesundheits-/Wellnesszuschuss

Budget für internationale Standorte

L&D Budget

Buddy-Programm

Zusammenfassung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH in Berlin sucht eine/n Founders Associate (w/m/d) zur direkten Unterstützung des CEO und Founders. Die Rolle verbindet Executives‑Support, Organisationsmanagement und Projektkoordination in einem internationalen Umfeld.

Hohe Eigenständigkeit, Diskretion und schnelle Einarbeitung in neue Technologien sind gefragt. Sie arbeiten eng mit dem Gründerteam zusammen, steuern komplexe Kalender, priorisieren Aufgaben und begleiten Reisen weltweit.

Qualifikationen

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft zu internationalen Reisen, inkl. USA.

Aufgaben

• Ganzheitliches und vorausschauendes Zeit- und Prioritätenmanagement für den CEO.
• Kalenderkoordination mit vielen, internationalen Terminen.
• Vorbereitung, Organisation und Nachverfolgung wichtiger Meetings und Gespräche.
• Aufbereitung relevanter Informationen und Erstellung von Umsetzungsplänen.
• Unterstützung des CEOs und Founders in Projekten und Logistik.

Jobbeschreibung

Berlin | Vollzeit | Hybrid

Eine außergewöhnliche Vertrauensposition an der Schnittstelle von AI, Biologie und Medizin.

Du suchst keine klassische Assistenzrolle, sondern eine Position mit unmittelbarem Einfluss, hoher Eigenständigkeit und außergewöhnlicher Nähe zu einem visionären Gründer?

Für ein internationales Unternehmen an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Biologie und Wirkstoffentwicklung suchen wir eine/n Founders Associate (w/m/d) zur direkten Unterstützung des CEOs und Founders.

Das Unternehmen verfolgt einen grundlegend neuen Ansatz: Es entwickelt leistungsfähige Modelle, die aus großen Mengen biologischer Daten lernen und dabei helfen sollen, neue Moleküle und medizinische Anwendungen zu entwerfen. Wo vorhandene Daten nicht ausreichen, werden eigene Experimente in hoher Geschwindigkeit und Skalierung durchgeführt.

So verbindet das Unternehmen digitale Modelle und experimentelle Forschung - where wet and dry meet - und arbeitet an der Entwicklung neuer Medikamente und Biotechnologien, die mit traditionellen Methoden bislang kaum erreichbar waren.

Der Founder und CEO ist ein international anerkannter KI-Forscher und Unternehmer, dessen wissenschaftliche Arbeit die Entwicklung moderner generativer KI maßgeblich mitgeprägt hat. Heute widmet er sich einer neuen Herausforderung: der Übertragung von Deep Learning auf die Biologie und dem Aufbau eines Unternehmens an einer der spannendsten technologischen Schnittstellen unserer Zeit.

Diese Position bietet Dir die seltene Möglichkeit, einen außergewöhnlichen Gründer nicht nur organisatorisch zu unterstützen, sondern seine Arbeit im unmittelbaren Tagesgeschäft mitzuerleben und aktiv wirksamer zu machen.

Als Founders Associate bist Du die zentrale operative Ansprechperson des CEOs in Berlin. Du schaffst die Voraussetzungen dafür, dass er seine Zeit, Aufmerksamkeit und Energie dort einsetzen kann, wo sie den größten Unterschied machen.

Du bringst Struktur in Komplexität, erkennst Prioritäten frühzeitig, hältst wichtige Themen konsequent nach und sorgst dafür, dass aus Gesprächen, Entscheidungen und Ideen verlässliche nächste Schritte werden.

Dabei bewegst Du Dich souverän zwischen dem CEO, dem Führungsteam sowie wissenschaftlichen und geschäftlichen Ansprechpartner:innen in einem internationalen Unternehmensumfeld.

Die Rolle verbindet anspruchsvollen Executive Support mit Founder's Office, Projekt- und Organisationsmanagement sowie ausgewählten persönlichen Anliegen des CEOs. Sie bietet Dir einen ungewöhnlich unmittelbaren Einblick in den Aufbau und die Weiterentwicklung eines hochambitionierten Unternehmens.

• Ganzheitliches und vorausschauendes Zeit- und Prioritätenmanagement für den CEO
• Steuerung eines komplexen Kalenders mit zahlreichen parallelen Verpflichtungen und internationalen Terminen
• Wirksame Priorisierung von Terminen, Themen und Anfragen in enger Abstimmung mit dem CEO
• Vorbereitung, Organisation und Nachverfolgung wichtiger Meetings und Gespräche
• Strukturierung und gezielte Aufbereitung relevanter Informationen
• Übersetzung von Ideen, Anfragen und Gesprächen in konkrete nächste Schritte und Umsetzungspläne
• Planung und Organisation internationaler Reisen einschließlich kurzfristiger Änderungen und anspruchsvoller Logistik
• Bei Bedarf Begleitung des CEOs auf Reisen, um Abläufe, Kontakte und Termine vor Ort optimal zu unterstützen
• Koordination eines breiten Spektrums interner und externer Ansprechpartner:innen
• Eigenständige Übernahme kurzfristig entstehender Aufgaben, Sonderthemen und Projekte
• Konsequente Sicherstellung von Follow-ups und Umsetzung
• Entwicklung pragmatischer Lösungen einschließlich konkreter Handlungsempfehlungen
• Professionelles Erwartungsmanagement gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern
• Souveräner und äußerst diskreter Umgang mit sensiblen persönlichen, geschäftlichen und vertraulichen Informationen
• Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEOs, Founders, Investors oder vergleichbar senioren Executives
• Erfahrung in einem dynamischen, internationalen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld
• Sehr hohe Eigenständigkeit und ausgeprägte Priorisierungskompetenz
• Sicherer Umgang mit komplexen Kalendern, zahlreichen parallelen Themen und wechselnden Anforderungen
• Ausgeprägte Organisations-, Projektmanagement- und Logistikkompetenz
• Kreative und pragmatische Problemlösungskompetenz
• Die Fähigkeit, auch bei unvollständigen Informationen einen guten nächsten Schritt zu erkennen
• Ein gutes Gespür dafür, wann Du priorisieren, eskalieren oder auch einmal Nein sagen musst
• Hohe digitale Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools und Anwendungen
• Offenheit für moderne und AI-gestützte Arbeitsweisen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, Erwartungen professionell zu managen und Vertrauen aufzubauen
• Anpassungsfähigkeit, Belastbarkeit und Ruhe in einem schnelllebigen Umfeld
• Ausgeprägte Integrität und absolute Diskretion
• Freude daran, Dich in komplexe technologische und wissenschaftliche Themen einzuarbeiten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland und gültiger Führerschein
• Bereitschaft zu internationalen Reisen, auch kurzfristig und mit flexiblen Zeiteinsätzen, einschließlich Reisen in die USA, sofern hierfür keine vorgelagerte Visumsbeantragung erforderlich ist

Eine bestimmte Anzahl an Berufsjahren ist für uns weniger entscheidend als die Qualität und Bandbreite dessen, was Du bereits verantwortet und umgesetzt hast. Auch wenn Dein bisheriger Jobtitel nicht exakt einem der genannten Beispiele entspricht, freuen wir uns auf Deine Bewerbung, wenn Du überzeugt bist, in dieser Rolle einen außergewöhnlichen Gründer wirksam unterstützen zu können.

• Eine außergewöhnliche Vertrauensposition im direkten Umfeld des CEOs und Founders
• Enge Zusammenarbeit mit einem international anerkannten KI-Forscher und Unternehmer
• Die Möglichkeit, an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Biologie und Medizin zu arbeiten
• Ein internationales, wissenschaftlich anspruchsvolles und unternehmerisches Umfeld
• Hohe Eigenständigkeit, Sichtbarkeit und direkter Einfluss
• Ein vielseitiger Arbeitsalltag mit außergewöhnlichen Einblicken und Aufgaben
• Direkte Kommunikation, kurze Entscheidungswege und hohe Ansprüche an Qualität und Verlässlichkeit
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Betriebliche Altersversorgung, beispielsweise über eine Direktversicherung
• Regelmäßige Company Retreats und internationale Teamformate
• Monatlicher Zuschuss für Gesundheit und Wohlbefinden
• Budget für mehrere Besuche pro Jahr an internationalen Unternehmensstandorten
• Learning-and-Development-Budget für Konferenzen, Trainings und Weiterbildungen
• Strukturierte Einarbeitung und persönliche Begleitung durch eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen im Rahmen eines Buddy-Programms

Diese Rolle bietet Dir einen ungewöhnlich unmittelbaren Einblick in den Aufbau und die Weiterentwicklung eines Unternehmens an einer technologischen und wissenschaftlichen Frontier. Du arbeitest dort, wo unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen: künstliche Intelligenz, Biologie, Forschung, Unternehmertum und internationale Zusammenarbeit.

Der Arbeitsalltag ist vielseitig und nicht vollständig vorgeplant. Manche Themen sind klar strukturiert, andere entstehen kurzfristig oder entwickeln sich erst im Verlauf. Du wirst mit Situationen konfrontiert sein, für die es keine Standardlösung gibt - und genau darin liegt ein wesentlicher Teil des Reizes dieser Position.

Gesucht wird daher keine Person, die ausschließlich bestehende Abläufe verwaltet. Wichtig ist vielmehr die Fähigkeit, sich schnell in neue Zusammenhänge einzuarbeiten, Orientierung zu schaffen und auch bei unvollständigen Informationen einen guten nächsten Schritt zu erkennen.

Die Zusammenarbeit ist von direkter Kommunikation, gegenseitigem Vertrauen und hohen Ansprüchen an Qualität und Verlässlichkeit geprägt. Du wirst eng mit Menschen arbeiten, die in ihren jeweiligen Bereichen sehr viel Fachwissen und Verantwortung mitbringen. Dabei zählt nicht, immer sofort alle Antworten zu kennen, sondern die richtigen Fragen zu stellen, Zusammenhänge zu erfassen und Themen konsequent weiterzubringen.

Die Position eignet sich besonders für eine Persönlichkeit, die Nähe zum Geschehen schätzt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, in einem außergewöhnlichen Umfeld wirksam zu sein. Dein Beitrag bleibt nicht abstrakt: Du erlebst unmittelbar, wie Deine Organisation, Deine Einschätzung und Deine Unterstützung dazu beitragen, dass Menschen und Themen besser zusammenwirken.

Wenn Du eine Rolle suchst, die weit über klassische Assistenzaufgaben hinausgeht und Dir die Möglichkeit gibt, den Aufbau eines hochambitionierten Unternehmens aus nächster Nähe mitzuerleben, bietet diese Position einen außergewöhnlichen Gestaltungsspielraum.