Founder Associate - Sales & Operations (m/w/d)

Nordair Systems GmbH; Hamburg; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen für modulare Lösungen sucht eine engagierte 'rechte Hand des CEO'. Die Rolle umfasst Sales-Support, Meeting-Nachbereitung und Projektmanagement. Erforderlich sind Deutsch- und Englischkenntnisse auf hohem Niveau sowie 1–3 Jahre Erfahrung in relevanten Bereichen. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten, eine hybride Arbeitsumgebung und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem international agierenden Team.

Leistungen

Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO

Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten

Moderne, digitale Infrastruktur

Flexible Arbeitszeiten & Hybrid Work

Wunderschönes Office mit Blick auf die Speicherstadt

Qualifikationen

• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (C1/C2).
• 1–3 Jahre Erfahrung in Business Operations, Sales Consulting oder Projektmanagement.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Interesse an Automatisierungen.

Aufgaben

• Sales-Support inklusive Angebotsvorbereitung und Follow-ups.
• Meeting-Nachbereitung und Unterstützung im Projektmanagement.
• Aufbau und Pflege von SOPs und Standardprozessen.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Office 365/M365

CRM-Systeme

ClickUp

Jobbeschreibung

Nordair Systems entwickelt modulare Reinraum‑Lösungen für High‑Tech‑Start‑ups, Photonik‑Labs und Forschungseinrichtungen. Unsere Anfragen wachsen rasant – und gleichzeitig wird die Organisation komplexer.

Dafür suchen wir dich als rechte Hand des CEO: Du sorgst dafür, dass Sales strukturiert läuft, Meetings nicht im Nirwana verschwinden und aus Strategien wirklich Umsetzung wird. Kurz: Du baust das organisatorische Rückgrat, damit der CEO seine Zeit maximal in Kunden & Strategie investieren kann.

Aufgaben

Sales‑Support & CRM (ca. 50 %)

• Angebotsvorbereitung: Kundenanforderungen strukturieren, Angebote auf Basis von Vorlagen/CPQ vorbereiten, Texte und Präsentationen feinschleifen
• Follow‑ups & Terminplanung: Angebote nachfassen, Follow‑up‑Mails schreiben, Video‑Calls & Site‑Visits koordinieren
• CRM‑Pflege (Dynamics 365): Deals anlegen, Stages, Beträge und „Next Steps“ aktuell halten, einfache Auswertungen für Sales‑Reviews vorbereiten
• Vorbereitung von Kundengesprächen: Infos zusammentragen, Unterlagen bauen, nach dem Gespräch Recaps und To‑dos dokumentieren

Meeting‑Nachbereitung & Projektumsetzung (ca. 30 %)

• Strategiemeetings, Coachings & Retros mitprotokollieren und Entscheidungen/To‑dos in ClickUp oder ähnliche Tools übersetzen
• Nachverfolgung: sicherstellen, dass Aufgaben Besitzer, Deadlines und klare nächste Schritte haben – und diese im Blick behalten
• Unterstützung im Projektmanagement für strategische Themen (z. B. Produktstandardisierung, Einführung neuer Tools, wichtige Kundenprojekte)

Prozesse, Tools & Operating System (ca. 20 %)

• Aufbau und Pflege von einfachen SOPs, Checklisten und Standardprozessen – insbesondere im Vertrieb
• Mithilfe beim Aufsetzen unseres „Operating System“: OJRs/OKRs, Meeting‑Rhythmen (Weeklys, Monthlys, Quarterlys), 1:1‑Struktur
• Enge Zusammenarbeit mit Implementierungspartnern (z. B. Business Central, Dynamics Sales, ClickUp), Testen von Workflows, Anstoßen kleiner Automatisierungen (Low/No Code, M365/Copilot)

Qualifikation

• Sprachen: Deutsch und Englisch auf C1/C2‑Niveau – unser Team und unsere Kunden sind international
• Erfahrung:
  1–3 Jahre Erfahrung in einem der Bereiche: Business Operations, (Sales) Consulting, Sales Operations, Projektmanagement oder einer ähnlichen „Generalisten“-Rolle – idealerweise in einem kleinen oder wachsenden Unternehmen
• Arbeitsweise & Mindset:
  Du arbeitest strukturiert, liebst To‑do‑Listen, Boards und klare Prozesse
  Du hast Spaß daran, Dinge zu Ende zu bringen – nicht nur Konzepte zu schreiben
  Du fühlst dich wohl, wenn du direkt mit dem CEO arbeitest und Verantwortung übernimmst
• Tools & Tech:
  Sicherer Umgang mit Office 365 / M365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
  Erste Erfahrung mit CRM‑Systemen (Dynamics, HubSpot o. Ä.)
  Interesse an digitalen Tools (ClickUp, Automationen, KI‑Tools wie Copilot/ChatGPT) – du musst nichts programmieren, aber du willst verstehen, was geht
• Nice to have:
  Erfahrung im B2B‑Sales‑Umfeld oder mit technischen/industriellen Produkten
  Erfahrung mit Projekt‑ oder Task‑Management‑Tools (ClickUp, Asana, Notion, Trello o. Ä.)

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
  Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen und bekommst tiefen Einblick in Strategie, Sales und Unternehmensaufbau
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
  Du kannst dich in Richtung Business Operations, Sales Operations oder später auch Führung entwickeln – je nach Stärken und Interesse
• Kleines, dynamisches, internationales Team
  Sehr flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, direkte Wirkung
• Gestaltungsspielraum
  Deine Ideen für bessere Prozesse, Tools und Strukturen sind ausdrücklich erwünscht – und werden auch umgesetzt
• Moderne, digitale Infrastruktur
  Dynamics 365, Business Central, ClickUp, M365/Copilot und weitere Tools im Aufbau
• Flexible Arbeitszeiten & Hybrid Work
  Kombination aus Office‑Tagen im Hamburger Büro und Remote‑Work möglich
• Wunderschönes Office
  Standort mit Blick auf die Speicherstadt und kurze Wege in die Stadt
• Lernkultur & Sparring
  Zugang zu Coachings, Scaleup‑Tools und einem spannenden Netzwerk im Hightech‑ & Start‑up‑Umfeld

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gerne mit kurzem CV und ein paar Sätzen, warum dich gerade die Kombination aus Sales, Struktur und Unternehmensaufbau reizt.