Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d)

West Pharmaceutical Services Deutschland GmbH & Co. KG; Eschweiler; Vor Ort; EUR 39.864 - 50.736; Vollzeit

Zusammenfassung

West Pharmaceutical Services Deutschland GmbH & Co. KG sucht eine Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d) in Eschweiler. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit und vor Ort zu besetzen.

Sie unterstützt die Produktionsleitung administrativ, organisatorisch und koordinativ im Tagesgeschäft und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss. Wünschenswert sind eine kaufmännische Ausbildung, erste Berufserfahrung, Teamfähigkeit, Organisationstalent sowie gute Kommunikationsfähigkeiten und

Qualifikationen

• Kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, ideal in einem international agierenden Unternehmen.
• Teamfähigkeit, Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und professionelles Auftreten.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; MS-Office- sowie SAP-Kenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Unterstützung des Produktionsleiters bei Planung, Organisation und Nachverfolgung operativer Themen.
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Terminen und Produktionsrunden.
• Erstellung, Pflege und Nachverfolgung von Protokollen, Maßnahmenlisten und Statusübersichten.
• Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationen für die Produktionsleitung.
• Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Produktion, Qualität, Logistik, Technik, HR und weiteren Schnittstellen.
• Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Berichten und internen Unterlagen.
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Eskalationen und Maßnahmen aus Produktionsmeetings.
• Unterstützung bei Schicht-, Urlaubs- oder Ressourcenplanung, sofern erforderlich.
• Mitwirkung bei der Verbesserung administrativer Abläufe innerhalb der Produktion.
• Unterstützung bei internen Audits, Schulungen und Dokumentationsanforderungen.
• Organisation von Besucherterminen, internen Veranstaltungen oder Abstimmungsterminen im Produktionsumfeld.
• Sicherstellung eines strukturierten Ablage- und Informationsmanagements.
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Produktionsleitung.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Koordination

Kommunikation

Diskretion

MS-Office

SAP Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliche Qualifikation

Tools

SAP

MS-Office

Jobbeschreibung

Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d)

Arbeitgeber: West Pharmaceutical Services Deutschland GmbH & Co. KG

Arbeitsort: Eschweiler, Rheinland

Anstellungsart: Vollzeit

Befristung: unbefristet

Position Erfordert: Anwesenheit vor Ort

Vertragsdetails: Vollzeit, unbefristet

Die Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d) unterstützt den Produktionsleiter bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Ziel der Position ist es, einen reibungslosen Informationsfluss, effiziente Abläufe und eine strukturierte Unterstützung der Produktionsleitung sicherzustellen.

Wesentliche Pflichten und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Produktionsleiters bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung operativer Themen
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Terminen und Produktionsrunden
• Erstellung, Pflege und Nachverfolgung von Protokollen, Maßnahmenlisten und Statusübersichten
• Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationen für die Produktionsleitung
• Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Produktion, Qualität, Logistik, Technik, HR und weiteren Schnittstellen
• Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Berichten und internen Unterlagen
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Eskalationen und Maßnahmen aus Produktionsmeetings
• Unterstützung bei der Schicht-, Urlaubs- oder Ressourcenplanung, sofern erforderlich
• Mitwirkung bei der Verbesserung administrativer Abläufe innerhalb der Produktion
• Unterstützung bei internen Audits, Schulungen und Dokumentationsanforderungen
• Organisation von Besucherterminen, internen Veranstaltungen oder Abstimmungsterminen im Produktionsumfeld
• Sicherstellung eines strukturierten Ablage- und Informationsmanagements
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Produktionsleitung

Ausbildung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine ähnliche Qualifikation

Berufserfahrung

• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen

Bevorzugte Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Teamfähigkeit und serviceorientierte Denkweise
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gutes Organisations- und Planungsvermögen sowie Spaß an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Hierarchieebenen und Schnittstellen
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben termingerecht nachzuverfolgen
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office und Kenntnisse in SAP sind wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Entgelt

Die jährliche Grundgehaltsspanne für diese Position beträgt €39.864,00 bis €50.736,00. Zusätzlich kann eine variable Vergütung sowie die Teilnahme an weiteren Vergütungsprogrammen vorgesehen sein, entsprechend den Bedingungen des jeweiligen Beschäftigungslandes. Mitarbeitende haben zudem die Möglichkeit, an den für ihren Standort und ihren Beschäftigungsstatus geltenden Zusatzleistungen der Unternehmensgruppen teilzunehmen.

EEO – Vielfalt und Chancengleichheit

West setzt sich für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Wir fördern ein Umfeld, in dem alle Menschen sicher sind, fair behandelt, geschätzt und respektiert werden. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Sexualität, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus, Behinderungsstatus oder anderen gesetzlich geschützten Eigenschaften. Soweit gesetzlich zulässig, ist eine Beschäftigung bei West Pharmaceutical Services, Inc. oder einem seiner Tochter- oder Partnerunternehmen von der zufriedenstellenden Durchführung eines Hintergrundscreenings abhängig.