Exekutive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Bauck GmbH; Prielip; Híbrido; EUR 42 000 - 64 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

30 Tage Urlaub

Betriebskantine und Obst/Getränke

Mitarbeiterrabatte

Han se-Fit Mitgliedschaft

Kinderbetreuungszuschuss

Direktversicherung

Sonderzahlungen

Resumo da oferta

Bauck GmbH sucht eine Exekutive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) am Standort Rosche. Sie organisieren Termine, priorisieren E-Mails und erstellen Unterlagen für die Geschäftsführung sowie die kaufmännische Leitung.

Sie arbeiten eng mit internen und externen Ansprechpartnern zusammen, betreuen Projekte in Asana und begleiten Gesellschafter- bzw. Beiratssitzungen. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen mobiles Arbeiten; ideal für erfahrene Assistenzprofis.

Qualificações

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder Schnittstellenfunktion, idealerweise mit Kalender- und Reiseorganisation sowie Vorbereitung von Sitzungen.
• Grundkenntnisse im Projektmanagement und Koordination bereichsübergreifender Themen sind wünschenswert.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse.
• Organisierte, strukturierte Arbeitsweise und klare, diplomatische Kommunikation.
• Hohes Maß an Diskretion, Vertraulichkeit und Eigeninitiative.
• Interesse an KI, Digitalisierung und Prozessoptimierung sowie Offenheit für neue Arbeitsweisen.

Responsabilidades

• Kalender- und Terminmanagement für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung.
• E-Mail-Posteingang strukturieren, priorisieren und an zuständige Stellen weiterleiten.
• Unterlagen für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung erstellen und aufbereiten.
• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern.
• Projektmanagement-Tools wie Asana betreuen und Vorhaben koordinieren.
• Vor- und Begleitung von Gesellschafter- und Beiratssitzungen; Protokolle nachbereiten.
• Geschäftsreisen planen und buchen.
• Eingangsrechnungen prüfen und zuordnen in Abstimmung mit der kaufmännischen Leitung.
• Administrative Sonderaufgaben im Verantwortungsbereich unterstützen.

Conhecimentos

Terminplanung

Reiseorganisation

MS 365

Outlook

Projektmanagement

Englischkenntnisse

Diskretion

Asana

Ferramentas

Asana

MS 365

Descrição da oferta de emprego

Exekutive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Rosche

Voll- oder Teilzeit

Festanstellung

Deine Karriere bei uns

Als Pionier der Bio-Branche beschäftigen wir an unserem Standort zwischen Hamburg und Hannover mehr als 270 Mitarbeitenden. Vor über 50 Jahren gestartet, betreiben wir heute als mittelständisches Unternehmen eine der modernsten Mühlen in ganz Europa – und befinden uns noch immer im stetigen Wachstum.
Wir suchen zum nächstmöglichen Termin zur Unterstützung unseres Teams in Rosche eine/n Exekutive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Was sind deine Aufgaben?

• Du organisierst und koordinierst die Kalender von Geschäftsführung und kaufmännischer Leitung, inklusive Terminmanagement und der Abstimmung gemeinsamer Termine.
• Du strukturierst und priorisierst den E-Mail-Eingang beider Funktionen und leitest Themen an die jeweils zuständige Stelle weiter.
• Du erstellst und bereitest E-Mails, Schreiben, Übersichten und organisatorische Unterlagen für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung auf.
• Du kommunizierst und stimmst dich mit internen und externen Ansprechpartner:innen ab und bist eine verlässliche Schnittstelle zwischen beiden Bereichen.
• Du pflegst und verfolgst Aufgaben im Projektmanagementtool Asana nach, auch für gemeinsame Vorhaben von Geschäftsführung und kaufmännischer Leitung.
• Du bereitest unternehmenswichtige Formate sowie die Gesellschafterversammlung und die Beiratssitzung vor, begleitest sie und arbeitest sie nach, in enger Abstimmung mit beiden Funktionen.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen für beide Bereiche.
• Du prüfst Eingangsrechnungen und ordnest sie zu, im Austausch mit der kaufmännischen Leitung.
• Du unterstützt bei administrativen Sonderaufgaben im Verantwortungsbereich der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung und entlastest beide Funktionen dadurch gezielt.

Wen wünschen wir uns?

• Du hast mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats-, Office-, Management- oder vergleichbaren Schnittstellenfunktion, idealerweise mit Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie der Vorbereitung von Gesellschafter- oder Gremiensitzungen.
• Du bringst Grundkenntnisse im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen mit.
• Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, sowie mit digitalen Aufgaben- und Kollaborationstools wie Asana.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest ausgeprägt organisiert und strukturiert und verdichtest Informationen gern zu verständlichen Aufbereitungen.
• Du kommunizierst klar, diplomatisch und verbindlich und hältst Themen freundlich, aber beharrlich nach.
• Du zeichnest dich durch hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Eigeninitiative aus und trittst sicher gegenüber Führungskräften und verschiedenen Unternehmensbereichen auf.
• Du interessierst dich für KI, Digitalisierung und Prozessoptimierung und probierst neue Arbeitsweisen gern praktisch aus.

Was bieten wir dir?

• Eine unbefristete Stelle in Voll- oder Teilzeit
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Betriebskantine, Frühstücksbuffet, frisches Obst und freie Getränke (Bioprodukte) und eine bezahlte Frühstückspause
• 30 Tage Urlaub
• Mitarbeiterrabatte
• Mitgliedschaft Hanse-Fit
• Kinderbetreuungszuschuss
• Direktversicherung
• Steuerfreie Arbeitgeberzulagen
• Sonderzahlungen
• Eine langfristige Perspektive in einem dynamisch wachsenden, biologisch und nachhaltig ausgerichteten Unternehmen
• Vielseitige Aufgaben mit individuellen Entwicklungsmöglichkeiten
• Möglichkeit der aktiven Mitgestaltung des eigenen Arbeitsplatzes
• Kollegiale Zusammenarbeit in gutem Betriebsklima

Wer wir sind:

Selbst als kleiner Hofbetrieb gestartet, haben wir bei Bauck uns aus Überzeugung ganz der nachhaltigen Landwirtschaft in Bio- und Demeter-Qualität verschrieben. Deshalb arbeiten wir auch verstärkt mit Landwirten aus der Region zusammen, um schon vor Ort einen Unterschied zu machen. Unser Ziel: 100 Prozent Bio-Landwirtschaft. So tragen wir dazu bei, die Welt nach und nach besser zu machen und für künftige Generationen lebenswert zu erhalten.

Unsere Spezialität: Leckere, vegetarische oder vegane Mühlenprodukte von Haferflocken über Müslis bis zu Mehlen, die ausschließlich nach Bio-Standards produziert werden. Viele unserer Produkte sind zudem glutenfrei. Das kontrollieren wir in unserem eigenen Labor. Darüber hinaus haben wir zahlreiche Backmischungen im Sortiment, die so einfach in der Anwendung sind, dass wirklich jeder zum Hobbybäcker werden kann.

Alle unsere Mitarbeiter tragen mit Begeisterung zu diesem Ziel bei und machen die Welt damit ebenfalls Tag für Tag ein klein wenig besser.