Executive Operations Assistant

AVAYL GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

Büro direkt am Hackeschen Markt in Berlin

Hybrid-Modell mit 40 % Homeoffice

Modernes und technologieorientiertes Umfeld

Zusammenfassung

Ein schnell wachsendes Technologieunternehmen in Berlin sucht eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in für administrative und organisatorische Aufgaben. Der/die ideale Kandidat*in hat eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, ist flexibel und hat Erfahrung im Office Management. Die Stelle umfasst die Unterstützung der Geschäftsführung, die vorbereitende Buchhaltung sowie die Pflege der Unternehmenswebsite. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit attraktivem Gehalt und hybriden Arbeitsmodellen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium.
• Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Administration wünschenswert.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Technische Affinität und Interesse an digitalen Tools.

Aufgaben

• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Vorbereitende Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Abstimmung mit Steuerbüro).
• Unterstützung bei administrativen HR-Themen.
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite.
• Koordination mit externen Partnern und Dienstleistern.
• Team HR Themen wie z.B. Mitarbeiter Programm Abwicklung.
• Termin- und Kalender-Management der Geschäftsführung.
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Reisen und Terminen.

Kenntnisse

Engagiert und zielorientiert

Strukturiert und sorgfältig

Verlässlich und verantwortungsbewusst

Flexibel und anpassungsfähig

Motiviert, Dinge voranzubringen

Begeistert von Wachstum

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium

Studium (Abschluss)

Jobbeschreibung

AVAYL ist ein schnell wachsendes, VC-finanziertes Technologieunternehmen, das die Medical Affairs Branche im Life-Sciences-Bereich durch KI-gestützte Lösungen transformiert. Unsere Plattform kombiniert Large Language Models (LLMs), Machine-Learning-Modelle und medizinische Expertise, um das Management medizinischer Informationen für Life-Science-Unternehmen deutlich zu vereinfachen. So ermöglichen wir es Healthcare Professionals und Patienten, schnell und compliant auf wissenschaftlich fundierte Informationen zuzugreifen.

Bei AVAYL legen wir großen Wert auf Eigenverantwortung, Präzision und Hands-on-Mentalität. Entscheidungen werden schnell getroffen, Ideen sind willkommen und jede*r im Team trägt sichtbar zum Fortschritt des Unternehmens bei. Wenn du gerne organisierst, strukturiert arbeitest und auch bei vielen gleichzeitig laufenden Themen den Überblick behältst, könnte diese Rolle perfekt zu dir passen.

Du solltest zu AVAYL kommen, wenn Du:

• Engagiert und zielorientiert bist und gerne einen echten, spürbaren Beitrag leistest
• Strukturiert und sorgfältig arbeitest und hohen Wert auf Genauigkeit legst
• Verlässlich und verantwortungsbewusst bist, auch wenn viele Aufgaben gleichzeitig laufen
• Flexibel und anpassungsfähig bist und dich schnell auf neue Herausforderungen einstellen kannst
• Motiviert bist, Dinge voranzubringen und den direkten Erfolg deiner Arbeit sehen möchtest
• Begeistert von Wachstum und Entwicklung in einem dynamischen Startup-Umfeld bist

AVAYL ist nicht die richtige Wahl, wenn Du:

• Langsamere, stark standardisierte oder hochstrukturierte Arbeitsumgebungen bevorzugst
• Schwierigkeiten mit Veränderung oder Unklarheiten hast
• Bei Druck Abstriche bei Qualität oder Genauigkeit machst
• Es dir schwerfällt, unter hoher Intensität und Tempo zu arbeiten
• Nicht bereit bist, die Extrameile zu gehen und aktiv beim Aufbau von Prozessen und Strukturen mitzuwirken

Deine Aufgaben

• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Vorbereitende Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Abstimmung mit Steuerbüro)
• Unterstützung bei administrativen HR-Themen
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite
• Koordination mit externen Partnern und Dienstleistern
• Team HR Themen wie z.B. Mitarbeiter Programm Abwicklung
• Termin- und Kalender-Management der Geschäftsführung
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Reisen und Terminen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
• Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Administration wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutsch- und EnglischkenntnisseZuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Technische Affinität und Interesse an digitalen Tools

Was Du erwarten kannst

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Unbefristete Festanstellung in einem international wachsenden Unternehmen in Vollzeit
• Attraktive Vergütung, je nach Qualifikation und Erfahrung
• Büro direkt am Hackeschen Markt in Berlin
• Hybrid-Modell mit 40 % Homeoffice
• Modernes und technologieorientiertes Umfeld