Executive Assistant to CEO & Team

Nextdigital; Meerbusch; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktives Vergütungspaket

Homeoffice-Option

Team-Events

Zusammenfassung

Ein innovatives digitales Unternehmen in Meerbusch sucht einen Executive Assistant für die Unterstützung des CEOs und das Management des Teams. In dieser Schlüsselrolle koordinieren Sie Termine, Unterstützen bei der Teamorganisation und sind verantwortlich für die Projektkoordination. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung als Assistenz oder im Projektmanagement mit. Teilzeit oder Vollzeit möglich, mit Homeoffice-Option an 1–2 Tagen pro Woche.

Qualifikationen

• Erste mehrjährige Erfahrung als Assistenz oder im Projektmanagement.
• Routine im Umgang mit digitalen Tools.
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Planung und Koordination des Tagesablaufs des CEOs.
• Unterstützung des Teams bei der Organisation und Abrechnungen.
• Koordination organisatorischer Aufgaben in Kundenprojekten.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsstärke

Belastbarkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Microsoft 365

Asana

Salesforce

Jobbeschreibung

Deine Rolle

Als Executive Assistant to CEO & Team bist du nah dran am Herzschlag der Next Digital Group. Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für Struktur in einem dynamischen Alltag und bist die erste Ansprechperson für interne wie externe Kontakte. Dabei bist du mehr als „nur Assistenz“: Du unterstützt unser Team aktiv und bringst deine Stärken auch in Kundenprojekten ein – vor allem in der Koordination, Organisation und Nachverfolgung.

Kurz: Du bist die Person, die dafür sorgt, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort passiert – und damit Wirkung entfalten kann.

Deine Aufgaben

• CEO-Unterstützung
  • Planung und Koordination des Tagesablaufs inkl. Termine, Reisen und Priorisierung
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Briefings und Unterlagen
  • Schnittstelle zu Kundinnen und Kunden sowie internen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern auf Management-Level
  • Eigenständiges Handling von E-Mails, Anfragen und Dokumentation
• Team-Support & Office-Management
  • Unterstützung des Teams bei Organisation, Reisen, Abrechnungen und Tools
  • Organisation von Offsites, Workshops und Team-Events
  • Mitwirkung bei Onboarding- und Recruiting-Prozessen (organisatorisch, nicht strategisch)
  • Sicherstellen reibungsloser Abläufe im Office-Betrieb
• Projektkoordination
  • Koordination organisatorischer Aufgaben in Kundenprojekten (z. B. Terminplanung, Agenda, Follow-ups, Dokumentation)
  • Unterstützung der Consultants bei der Umsetzung und Nachhalten von Deadlines
  • Klare Struktur und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit mit Kundenteams

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium – wichtig ist uns deine Motivation und dein Können
• Erste mehrjährige Erfahrung als Assistenz, im Office- oder Projektmanagement – egal ob im Beratungsumfeld, einer Agentur oder einem dynamischen Unternehmen
• Routine im Umgang mit digitalen Tools (Microsoft 365 erforderlich, Asana & Salesforce wünschenswert); Erfahrung mit KI-Tools wie ChatGPT von Vorteil
• Organisationsstark, proaktiv, belastbar – auch wenn es mal dynamisch wird
• Kommunikationsstark, verbindlich und sicher im Umgang mit Kundinnen und Kunden
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich

Darauf kannst du dich freuen

• #echtesteam: Freu dich auf ein starkes und dynamisches Team, indem wir nicht nur über alle Ebenen und ohne Hierarchien zusammenarbeiten, sondern auch gemeinsam Spaß haben und Erfolge feiern.
• #echtewirkung: Deine tägliche Arbeit bei uns hat echte Wirkung – du kannst nicht nur intern Verantwortung übernehmen, um die Next Digital Group weiterzuentwickeln sondern auch bei unseren Kundenprojekten unterstützen – eintönig und langweilig, wird dein Arbeitsalltag bei uns sicher nicht!
• #echteperspektive: Du entscheidest bei uns selbst wie dein Karriereweg und dein Entwicklungstempo aussieht – Unsere Formate wie Schulungen, Mentoring, Quartalsfeedbacks und Coachings unterstützen dich dabei!
• #echterausgleich: Schaffe dir einen Ausgleich zur Arbeit! Fördere deine Gesundheit und Erholung, indem du unsere Angebote wie Sportmöglichkeiten (u.a. USC), Zusatzurlaub, geregelte Arbeitszeiten und Auszeiten nutzt, um so deine Work-Life-Integration für dich optimal zu gestalten.
• #echtesvertrauen: Bei uns erhältst du zu jedem Zeitpunkt Sicherheit und Vertrauen – eine starke Vergütung in einem attraktiven Gesamtpaket sowie jederzeitige Rückendeckung und Unterstützung, sind dabei für uns selbstverständlich.
• #echtemomente: Schaffe gemeinsam mit uns Erinnerungen bei unseren regelmäßigen Offsite-Events, Team-Entwicklungstagen oder TeamUps und genieße die Auszeit.

Unser Angebot

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer Schlüsselrolle mit viel Einblick und Verantwortung
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen CEO-Support, Team-Organisation und Projektkoordination
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit offener Kultur, flachen Hierarchien und Gestaltungsspielraum
• Teilzeit (mind. 60 %) oder Vollzeit möglich
• Homeoffice-Option an 1–2 Tagen pro Woche, ansonsten Standort Meerbusch bei Düsseldorf
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Projektkoordination und Office-Management
• Attraktives Vergütungspaket mit Benefits wie Team-Events und Offsites

Eine Herzensangelegenheit

Vor deiner Bewerbung, möchten wir Dir noch etwas sagen: Bei uns zählst Du als Mensch mit allem was dazu gehört – unabhängig von Deiner Herkunft, Ethnie, Religion, Geschlechtsidentität oder Sonstigem. Wir bei der Next Digital Group glauben daran, dass wir das coolste Unternehmen für Mitarbeitende werden, das die Digitalisierungslandschaft zu bieten hat. Das schaffen wir nur gemeinsam und durch Individualität. Überzeuge uns daher mit Deiner Persönlichkeit und Deinen Skills, damit wir unserer Vision gemeinsam ein Stück näher kommen können! Wir freuen uns auf Dich!