Executive Assistant to CEO & Team (m/w/d)

NDG Strategy Advisory GmbH; Meerbusch; Hybrid; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten

Attraktive Vergütung

Zusammenfassung

NDG Strategy Advisory GmbH sucht eine/n Assistenz des CEO & Teams zur zentralen organisatorischen Schnittstelle. Sie unterstützen den CEO, koordinieren Abläufe und schaffen Verbindlichkeit, damit das Team effizient arbeiten kann.

Sie arbeiten eng mit dem Beratungsteam zusammen, organisieren Workshops, Recruiting- und Onboarding-Prozesse und sichern reibungslose Abläufe am Discovery Campus in Meerbusch. Eine eigenverantwortliche, lösungsorientierte Arbeitsweise wird erwartet.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium abgeschlossen.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz, Office Manager/in oder Projektkoordination, idealerweise in Beratung oder Agenturumfeld.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365; idealerweise Erfahrung mit Asana, Salesforce; produktiver Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT erwartet.

Aufgaben

• Koordination von Terminen, Reisen und Prioritäten des CEO sowie Vorbereitung von Meetings und Unterlagen.
• Unterstützung des Beratungsteams beiOrganisation, Reisen, Abrechnungen und administrativen Prozessen.
• Koordination organisatorischer Aufgaben in Kundenprojekten und Sicherstellung verlässlicher Nachverfolgung von Absprachen und Fristen.

Kenntnisse

Executive Assistant

Office Manager

Projektkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Microsoft 365

Asana

Salesforce

ChatGPT

Jobbeschreibung

Schaffe Struktur. Ermögliche Wirkung. Gestalte den Unterschied.

Als Assistenz des CEO & Teams bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle der Next Digital Group. Du unterstützt unseren CEO, koordinierst Abläufe, schaffst Verbindlichkeit und sorgst dafür, dass unser Team effizient arbeiten kann.

Dabei bist du weit mehr als eine klassische Assistenz. Du arbeitest eng mit unserem Beratungsteam zusammen, koordinierst organisatorische Aufgaben in Kundenprojekten und sorgst dafür, dass aus vielen parallelen Themen ein funktionierendes Gesamtsystem entsteht.

Du arbeitest nicht Aufgabenlisten ab, sondern denkst mit, setzt Prioritäten und schaffst Verbindlichkeit in einem dynamischen Umfeld.

Diese Rolle richtet sich an Persönlichkeiten mit hoher Eigenverantwortung, Organisationsstärke und dem Anspruch, Qualität, Struktur und Verlässlichkeit in einem dynamischen Umfeld sicherzustellen.

Exzellenz | Achtsamkeit | Wirkung | Verantwortung | Struktur | Zusammenarbeit

Deine Aufgaben

CEO-Unterstützung

• Du koordinierst Termine, Reisen und Prioritäten unseres CEOs und sorgst für einen strukturierten Arbeitsalltag.
• Du bereitest Meetings professionell vor und nach und erstellst Briefings, Unterlagen sowie Entscheidungsgrundlagen.
• Du koordinierst interne und externe Kommunikation und bist eine verlässliche Ansprechpartnerin beziehungsweise ein verlässlicher Ansprechpartner für Kundinnen, Kunden und Managementkontakte.
• Du behältst den Überblick über offene Themen und stellst deren konsequente Nachverfolgung sicher.

Team & Organisation

• Du unterstützt unser Beratungsteam bei organisatorischen Fragestellungen, Reisen, Abrechnungen und administrativen Prozessen.
• Du organisierst Workshops, Offsites, Teamveranstaltungen und interne Formate.
• Du unterstützt organisatorisch unsere Recruiting- und Onboarding-Prozesse.
• Du sorgst für reibungslose Abläufe an unserem Discovery Campus.

Projektkoordination

• Du koordinierst organisatorische Aufgaben innerhalb unserer Kundenprojekte.
• Du unterstützt Projektteams bei Terminplanung, Agendaerstellung, Dokumentation und Follow-ups.
• Du sorgst dafür, dass Absprachen, Fristen und Aufgaben zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du unterstützt unsere Beraterinnen und Berater dabei, sich auf ihre eigentliche Projektarbeit konzentrieren zu können.

Deine Kompetenzen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz, Office Managerin beziehungsweise Office Manager oder Projektkoordination, idealerweise in einer Beratung, Agentur oder einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten auch unter Zeitdruck sicher zu setzen.
• Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Geschäftsführungen, Kundinnen, Kunden und Partnern.
• Routine im Umgang mit Microsoft 365. Erfahrungen mit Asana, Salesforce oder vergleichbaren Tools sind von Vorteil. Den produktiven Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT sehen wir als selbstverständlichen Bestandteil moderner Wissensarbeit.
• Hoher Qualitätsanspruch, Diskretion, Verlässlichkeit und Eigeninitiative.

Unser Angebot

• Eine Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit unserem CEO.
• Viel Gestaltungsspielraum und Verantwortung in einem dynamischen Beratungsunternehmen.
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen CEO-Support, Teamorganisation und Projektkoordination.
• Ein hochqualifiziertes Team mit einem gemeinsamen Anspruch an Exzellenz, Verantwortung und Zusammenarbeit.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten entsprechend deiner Stärken und Interessen.
• Attraktive Vergütung sowie umfangreiche Benefits.
• Hybrides Arbeiten mit regelmäßiger Präsenz an unserem Discovery Campus in Meerbusch.
• Direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Beraterinnen und Beratern sowie Einblicke in anspruchsvolle Strategie- und Transformationsprojekte.

Passt zu dir, wenn …

• du gerne organisierst und dabei den Überblick behältst.
• du Verantwortung übernimmst, bevor andere danach fragen.
• du auch in dynamischen Situationen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert arbeitest.
• du Freude daran hast, Menschen zu unterstützen und gemeinsam erfolgreich zu sein.
• du den persönlichen Austausch im Team schätzt.

Wahrscheinlich nicht passend, wenn …

• du überwiegend routinemäßige Verwaltungsaufgaben suchst.
• du ungern Prioritäten setzt oder Entscheidungen vorbereitest.
• du eine überwiegend remote ausgeübte Tätigkeit suchst.
• du dich in einem schnelllebigen Umfeld nicht wohlfühlst.

Unsere Erwartungen

Arbeitsort:

Regelmäßige Präsenz an unserem Discovery Campus in Meerbusch sowie punktuelle Unterstützung bei Kundenterminen und Veranstaltungen.

Organisation:

Hohe Eigenverantwortung, ausgeprägte Organisationsstärke und konsequente Verbindlichkeit.

Kommunikation:

Verhandlungssicheres Deutsch auf muttersprachlichem oder vergleichbarem Niveau sowie ein professionelles Auftreten.

Digitale Kompetenz:

Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen sowie Offenheit für den produktiven Einsatz von KI im Arbeitsalltag.

Wirksamkeit, Exzellenz und Achtsamkeit:

Wir erwarten hohe Leistungsbereitschaft, konsequente Ergebnisorientierung und einen wertschätzenden Umgang mit Kolleginnen, Kollegen sowie Kundinnen und Kunden.

Darauf kannst du dich freuen

#echtesteam

Freu dich auf ein starkes Team mit hohem Anspruch an Exzellenz und Zusammenarbeit. Wir arbeiten vertrauensvoll, unterstützen uns gegenseitig und feiern gemeinsame Erfolge genauso wie besondere Momente.

#echtewirkung

Deine Arbeit schafft Wirkung. Du sorgst dafür, dass unser CEO, unser Team und unsere Projekte effizient zusammenarbeiten und unterstützt damit sowohl die Weiterentwicklung der Next Digital Group als auch den Erfolg unserer Kundenprojekte.

#echteperspektive

Deine Entwicklung ist kein Zufall. Mentoring, Schulungen, regelmäßige Feedbackgespräche, Coaching und anspruchsvolle Projekte unterstützen dich dabei, dein Potenzial kontinuierlich weiterzuentwickeln.

#echterausgleich

Leistung braucht Erholung. Flexible Arbeitsmodelle, Zusatzurlaub, Sportangebote und bewusste Auszeiten schaffen den Raum, langfristig gesund und leistungsfähig zu bleiben.

#echteflexibilität

Wir glauben an Zusammenarbeit statt Anwesenheitspflicht. Gleichzeitig lebt diese Rolle vom persönlichen Austausch. Deshalb arbeiten wir überwiegend gemeinsam an unserem Discovery Campus und verbinden dies mit der Flexibilität hybriden Arbeitens.

#echtesvertrauen

Vertrauen bedeutet für uns Verantwortung, Transparenz und Verlässlichkeit. Dazu gehören eine attraktive Vergütung, individuelle Förderung und die Sicherheit, jederzeit auf die Unterstützung deines Teams zählen zu können.

#echtemomente

Unsere Kultur entsteht nicht zwischen zwei Meetings. Offsites, Teamtage, gemeinsame Events und unsere Thursday Beers schaffen Raum für Austausch, Zusammenhalt und Erinnerungen, die bleiben.

Wir suchen keine Lebensläufe, sondern Persönlichkeiten mit Haltung, Leistungsanspruch und Freude daran, gemeinsam etwas aufzubauen. Wenn du dich darin wiederfindest, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.