Executive Assistant to CEO (m/w/d)

ucm.agency; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Workforce Solutions Agentur in Berlin sucht eine vertrauensvolle Assistenz für den CEO. Gesucht wird eine Person, die über digitale Kompetenz verfügt, organisatorisch stark ist und Freude an Effizienz hat. Die Aufgaben umfassen die Steuerung von Kalender und Kommunikation sowie die Vorbereitung von Meetings. Ein Gehalt zwischen 45.000 und 60.000 € wird angeboten. Bewerbungen sind willkommen, da Vielfalt und Chancengleichheit geschätzt werden.

Leistungen

Attraktives Gehalt

Entwicklungsspielraum

Direkte Zusammenarbeit mit CEO

Qualifikationen

• Erste Erfahrung in Assistenz oder Administration.
• Hohe digitale Kompetenz und Tool-Affinität.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Steuerung von Kalender, Inbox und Prioritäten.
• Vorbereitung von Meetings und Entscheidungsgrundlagen.
• Aufbau strukturierter Workflows in Organisationstools.

Kenntnisse

Digitale Kompetenz

Organisationsfähigkeiten

Diskretion

Teamarbeit

Sprachkompetenz in Deutsch (C2)

Sprachkompetenz in Englisch (B2)

Tools

Confluence

Notion

Trello

Zapier

Jobbeschreibung

Du bist die verlässliche rechte Hand des CEOs.
Du sorgst für Struktur, Priorität und digitale Effizienz.
Du baust smarte Systeme, die Wachstum ermöglichen.

Die Zukunft der Arbeitswelt:

ucm.agency ist eine der führenden Workforce Solutions für studentisches Personal in Deutschland. Wir verbinden Technologie, Matching-Kompetenz und operative Exzellenz. Unser Anspruch ist es, eine AI-first Company zu werden. Dafür brauchen wir klare Strukturen und starke operative Unterstützung auf C-Level.

Deine Aufgaben:

• Steuerung von Kalender, Inbox und Prioritäten
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsgrundlagen und Offsites
• Aufbau strukturierter Workflows in Confluence, Notion, Trello oder anderen Organisationstools
• idealerweise Automatisierung wiederkehrender Prozesse mit Zapier und AI Tools
• Koordination interner und externer Kommunikation
• Unterstützung bei ausgewählten administrativen persönlichen Themen

Das bringst du mit:

• Erste Erfahrung in Assistenz, Operations oder Administration
• Hohe digitale Kompetenz und Tool-Affinität
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gutes Deutsch (C2/nativ) und gutes Englisch (min. B2)
• Freude an Effizienz, Klarheit und Automatisierung
• Wunsch, langfristig als vertrauensvolle Assistenz zu wirken

Warum ucm:

Leadership Exposure:Du arbeitest direkt mit dem CEO – ohne Umwege, mit Vertrauen und Verantwortung.

High-Speed Operations:Du steuerst Kalender, Kommunikation, Legal- & Strukturthemen – auf Augenhöhe und mit Überblick.

Cross-funktionale Projekte:Innerhalb der ersten 6 Monate begleitest du Projekte in Business Administration, Operations, Legal oder Structure – selbstständig, disziplinübergreifend, umsetzungsstark.

Kultur, die Klarheit liebt:Du wirst Teil eines Teams, das Verantwortung übernimmt, Qualität lebt und Geschwindigkeit schätzt – ohne Ego, aber mit Exzellenz.

Attraktives Package mit Entwicklungsspielraum:Dich erwartet ein Grundgehalt von 45.000 bis 60.000 €. Wir zahlen nicht nur nach Lebenslauf, sondern nach dem Impact, den du bei uns erzeugst.

Dein Bewerbungsprozess:

Erstgespräch (30 Minuten, telefonisch):Du sprichst mit einer Person aus unserem People Team. Es geht um deinen Hintergrund, deine Motivation – und um erste Fragen zur Rolle, zur Kultur und zu ucm.

Deep Dive mit dem CEO (45 Minuten):Hier geht’s ans Eingemachte: Wir sprechen über konkrete Situationen, Priorisierung, Kommunikation, Entscheidungslogik. Du bekommst ein klares Gefühl für die Rolle – und wir für deinen Stil.

Assessment und Live Case (120 Minuten, vor Ort):Ein realistisches Mini-Case aus dem Alltag. Keine Folien, keine Theorie – sondern eine echte Situation, wie du sie übernehmen würdest.

ucm revolutioniert seit 2014 die Vermittlung von studentischem Personal. Wir schaffen innovative Personallösungen durch unser Selbstverständnis als menschenzentrierte Full-Service-Agentur kombiniert mit der Effizienz einer kuratierten und KI-gestützten Matchmaking-Plattform. Über 2.000 zufriedene Kunden und mehr als 48.000 Studierende nutzen heute unsere Plattform ucm.jobs. Wir glauben fest daran, dass jede und jeder im Team einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg beiträgt. Deshalb investieren wir in unser Team und möchten jedem einen hervorragenden Arbeitsplatz bieten – in Anerkennung dessen wurden wir bereits mehrfach als kununu Top Company ausgezeichnet.

Wir stehen für Vielfalt und Chancengleichheit, deshalb freuen wir uns natürlich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Personenbezogene Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.