Executive Assistant / Office Manager - Teilzeit 50%

IMSTec; Klein-Winternheim; Hybrid; EUR 28.000 - 40.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Remote nach Absprache

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

IMSTec sucht eine/n Executive Assistant / Office Manager in Teilzeit (50%). Du koordinierst die Termine der Geschäftsleitung, bereitest Meetings vor und recherchierst öffentliche Ausschreibungen, arbeitest damit an der Schnittstelle zur Unternehmensführung.

Zu Deinen Aufgaben gehören die Vor- und Nachbereitung von Terminen, Recherche, Erstellung von Präsentationen sowie Organisation von Veranstaltungen und Reisemanagement. Eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise ist gefragt.

Qualifikationen

• Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbares Hochschulstudium.
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz.
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Excel, Word, Outlook) und sichere Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Du koordinierst Termine der Geschäftsleitung, bereitest Meetings vor und nach und recherchierst öffentliche Ausschreibungen.
• Datenbankrecherche für öffentliche Ausschreibungen.
• Erstellung von Präsentationen und Aufbereitung von Daten.
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs.
• Schlüsselverwaltung.
• Unterstützung beim Reisemanagement.
• Organisation von Veranstaltungen.
• Empfang von Besuchern und Gästen.
• Erstellung von Vertraulichkeitsvereinbarungen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbares Hochschulstudium

Tools

MS Office

Teams

Jobbeschreibung

Executive Assistant / Office Manager - Teilzeit 50%

Du koordinierst Termine der Geschäftsleitung, bereitest Meetings vor und nach und recherchierst öffentliche Ausschreibungen. Damit arbeitest du direkt an der Schnittstelle zur Unternehmensführung.

Darauf kannst Du Dich freuen

Vor- und Nachbereitung von Terminen

Datenbankrecherche für öffentliche Ausschreibungen

Erstellung von Präsentationen und Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten

Bearbeitung des Postein- und ausgangs

Schlüsselverwaltung

Unterstützung beim Reisemanagement

Organisation von Veranstaltungen

Empfang von Besuchern und Gästen

Erstellen von Vertraulichkeitsvereinbarungen

Darauf können wir uns freuen

Ausbildung/Studium

Kaufmännische Berufsausbildung oder ein vergleichbares Hochschulstudium

Berufserfahrung

Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz

Persönlichkeit

Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein h ömmes Maß an Zuverlässigkeit

Weitere Kenntnisse

Sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Programmen (Excel, Word & Outlook)

Sprachkenntnisse

Sehr gute Deutsch- und sichere Englischkenntnisse

Das macht uns besonders

Verkehrsgünstige Lage

• Unser Firmensitz liegt mitten im Rhein-Main-Gebiet und lässt sich angenehm erreichen.

Flexibles Arbeitszeitmodell

• Unsere Gleitzeitregelungen und flexiblen Arbeitszeitmodellen ermöglichen eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit.

Mobiles Arbeiten

• Der persönliche Austausch mit den Kolleg:Innen vor Ort ist am Schönsten – natürlich gibt es bei uns auch nach Absprache die Möglichkeit remote zu arbeiten.

Weiterbildungsangebot

• Bei uns erhältst Du die Chance, dich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln. Über verschiedene Anbieter können sich unsere Mitarbeiter:Innen individuell weiterbilden.
• Wunschrad beim Fachhändler aussuchen - fit zur Arbeit kommen - Umwelt schützen. Dank vorteilhafter Versteuerung sparst Du bis zu 40% gegenüber dem klassischen Kauf.

Frisches Essensangebot

• Für unsere Belegschaft bieten wir gesunde und leckere Gerichte in unserer Kantine an. Das Essensangebot wird zudem bezuschusst.
• Bei uns gibt es kostenloses Wasser, Kaffee und verschiedene Heißgetränke. Zusätzlich werden wir jede Woche von einem regionalen Bauern mit frischem Obst beliefert.
• Bei unserer Weihnachtsfeier und unserem Sommerfest feiern wir unsere gemeinsamen Erfolge. Zusätzlich nehmen wir an Veranstaltungen wie demMainzer Firmenlauf teil.

Betriebliche Altersvorsorge

• Für unsere Mitarbeiter:Innen zahlen wir einen Beitrag in eine Direktversicherung ein und bieten die Möglichkeit einer bezuschussten Entgeltumwandlung bei der MetallRente.

Sonderurlaub

• Gerne gewähren wir Sonderurlaubstage , um Dir die Möglichkeit zu geben, besondere Ereignisse zu bewältigen bzw. außergewöhnlichen Anlässen gerecht zu werden.

So läuft Deine Bewerbung bei uns ab

Bei offenen Fragen zu Deiner Bewerbung kannst Du gerne jederzeit unsere HR-Abteilung kontaktieren. Normalerweise vergehen zwischen dem ersten Bewerbungsgespräch und der Erstellung Deines Arbeitsvertrages wenige Wochen.

Erstes Kennenlernen

Bei einem ersten Treffen via Teams lernst Du Deinen zukünftigen Vorgesetzten kennen.

Finales Gespräch

In einer zweiten Vorstellungsrunde besuchst Du unser Werksgebäude und lernst unsere Geschäftsleitung und die Personalabteilung kennen.

Deine Unterschrift

Herzlichen Glückwunsch zu Deinem Arbeitsvertrag! An Deinem ersten Tag wartet Dein persönliches Willkommenspaket auf Dich.