Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

medermis clinics GmbH; München; Vor Ort; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

24.12 & 31.12 frei

Flexible Arbeitszeiten

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Betriebliche Altersvorsorge mit Zuschü

Bikeleasing

Mobilitätszuschuss

Zusammenfassung

medermis clinics GmbH sucht eine:n erfahrene:n Assistenzprofi zur Organisation des Head Offices in München und zur zuverlässigen Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.

Zu den Aufgaben gehören Terminkoordination, Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Unterlagen sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen. Die Position bietet flexible Arbeitszeiten und viel Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Geschäftsführungsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Prioritätensetzung
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Diskretion und zuverlässiger Umgang mit sensiblen Informationen

Aufgaben

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices in München.
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Unterlagen.
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz und sensibler Informationen.
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen.
• Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe.
• Unterstützung der Unternehmensbereiche bei administrativen Anliegen.
• Eigenständige Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse.
• Übernahme ausgewählter Projekte im Auftrag der Geschäftsführung

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Diskretion

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Jobbeschreibung

Aufgaben

AufgabenSie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen
• Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern
• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Profilanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Warum wir?

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum
• Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen
• Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien : kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung
• Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität : 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten
• Weitere Benefits : Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

Einsatzortmedermis clinics GmbH

Prinzregentenstraße 120, 81677 München

Anwesenheit vor Ort, Homeoffice nur in Ausnahmefällen

Über unsDie medermis clinics Gruppe ist ein Verbund aus dermatologischen Arztpraxen und Kliniken. Wir legen großen Wert darauf, unseren Mitarbeitenden ein sicheres und gleichzeitig spannendes Arbeitsumfeld zu bieten. Denn nur ein motiviertes Team kann erstklassige medizinische Leistungen erbringen.

Unsere Patientinnen und Patienten profitieren von modernsten Technologien und hochqualifizierten Mitarbeitenden, die ihnen jederzeit die bestmögliche Behandlung garantieren.

Unsere Auszeichnung als attraktiver Arbeitgeber von Great Place to Work® bestätigt unser kontinuierliches Engagement, eine wertschätzende Unternehmenskultur zu fördern, in der sich unsere Mitarbeitenden wohlfühlen und ihr volles Potenzial entfalten können.