Executive Assistant (m/w/d)

myposter GmbH; München; Vor Ort; EUR 48.000 - 70.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

10 FLEX DAYS

Homeoffice nach Vereinbarung

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

MYPOSTER GmbH in München sucht eine Executive Assistant (m/w/d) für die Inhaberin Anna Ruhland. Sie unterstützen das administrative Tagesgeschäft, koordinieren Kalender, E-Mails und eigene Projekte und behalten dabei stets den Überblick.

Sie arbeiten eng mit HR, Finance, Data & KI zusammen und fungieren als zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen, damit Projekte zügig und zuverlässig laufen. Wir bieten Voll- oder Teilzeit, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Ausnahmen und eine familiäre

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzenfunktion, ideal als Assistenz der Geschäftsführung.
• Ausgeprägte Organisationskompetenz und eigenständige Priorisierung.
• Hervorragende Deutschkenntnisse auf C1-Niveau, schriftlich wie mündlich.

Aufgaben

• Unterstützung der Inhaberin im administrativen Tagesgeschäft (Kalender, E-Mail-Management).
• Eigenständige Priorisierung von Aufgaben und Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen.
• Zentrale Schnittstelle zu HR, Finance, Data & KI sowie Produktion; reibungslose Projektabwicklung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Proaktive Denkweise

Kommunikation

Tools

Google Workspace

Jobbeschreibung

Für unsere Inhaberin Anna suchen wir an unserem Standort im Herzen Münchens ab sofort eine Executive Assistant (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Du bist ein absolutes Organisationstalent und behältst auch bei maximalem Tempo den vollen Durchblick? Du hältst einer Geschäftsführung in allen strategischen sowie operativen Belangen den Rücken frei und hast richtig Lust darauf, gemeinsam mit Anna die gesamte Bandbreite der ALL IN Group von Produktion bis Marketing zu rocken? Dann bist Du bei uns goldrichtig!

Wir sind MYPOSTER. Seit 2011 sind wir als E-Commerce-Unternehmen mit klarem Tech-Fokus, eigener Produktion und starken Wurzeln als Familienunternehmen erfolgreich am Markt. Wir machen aus Fotos persönliche Lieblingsstücke – maßgefertigt, individuell und made in Germany. Unser Team aus über 400 Mitarbeitenden vereint Softwareentwicklung, Produktdesign und digitale Fertigung in einem agilen Workflow. Gemeinsam gestalten wir Fotoprodukte, die begeistern – mit smarten Prozessen, starken Ideen und echter Begeisterung fürs Detail.

DEINE AUFGABEN – HIERFÜR BRENNST DU

• Du bist die rechte Hand für unsere Inhaberin Anna Ruhland und managest das administrative Tagesgeschäft von der Kalendersteuerung über E-Mail-Management bis zu eigenen Projekten absolut souverän
• Du priorisierst eigenständig, bereitest unternehmerische Entscheidungen vor und denkst immer einen Schritt voraus
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen der Gruppe (insbesondere HR, Finance, Data & KI sowie Produktion) und sorgst dafür, dass Projekte absolut smooth laufen
• Du übernimmst die professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und hast ein Gespür dafür, wo es brennt
• Du wuppst auch unvorhersehbare Herausforderungen mit kühlem Kopf und klarer Lösungsorientierung - langweilig wird es nie!
• Du hast mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
• Du beherrschst die Google Workspace Anwendungen aus dem Effeff und in Sachen Kalenderorganisation macht Dir niemand etwas vor
• Du denkst unternehmerisch, handelst vorausschauend und hast den Anspruch, Themen zu ownen und aktiv voranzutreiben
• Du besitzt Fingerspitzengefühl für sensible Themen und bleibst auch unter Hochdruck absolut verbindlich, präzise und diskret
• Du nutzt KI Tools ganz selbstverständlich, um Deine eigenen Workflows smarter zu gestalten und Ergebnisse schneller auf die Straße zu bringen
• Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse auf C1 Niveau und kommunizierst sicher in Wort und Schrift

Deine Rolle, Dein Impact

• Du erlebst hautnah, wie ein erfolgreiches Familienunternehmen gesteuert wird, und wirst durch Deine Nähe zur Geschäftsführung zum echten Insider der gesamten ALL IN GROUP
• Du arbeitest quer durch alle Fachbereiche von der Produktion bis zum Marketing und siehst den direkten Impact Deiner Arbeit in unseren unternehmerischen Entscheidungen

Was Dich bei uns erwartet

• Keine Ego-Show, kein Leerlauf: Bei uns zählt, wer mitdenkt, anpackt und mitgestaltet
• Entwicklung, die zu Dir passt: Quartalsziele, Feedbackgespräche & Weiterbildung ohne Budgetdeckel - mit Raum für Eigeninitiative und Entwicklung im Alltag
• KI als Werkzeug: Du arbeitest mit den neuesten Tools und automatisierst, was geht
• Fünf Tage Präsenz für starken Teamspirit: Arbeiten vor Ort mit Flexibilität durch Homeoffice-Ausnahmen und 10 FLEX DAYS
• Familienfreundliche & selbstbestimmte Arbeitsweise: Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit für eine Arbeitsgestaltung, die zu Deinem Alltag passt
• Gesund & mobil bleiben: EGYM Wellpass, Jobrad oder MINI-Leasing - Du hast die Wahl
• Teamevents mit Charakter: Bei Sommerfest, Pub Quiz, Grillrunde & Co. feiern wir Erfolge & unser Miteinander