Executive Assistant (m/w/d)

WOS Westfälische Ordnungs- und Sicherheits- GmbH; Lage; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Sicherheitsunternehmen in Nordrhein-Westfalen sucht einen Executive Assistant, der als zentraler organisatorischer Schutzschild für die Geschäftsführung agiert. Ihre Aufgaben umfassen strategisches Zeitmanagement, den Aufbau einer digitalen Wissensdatenbank sowie eigenverantwortliches Projektmanagement. Wir bieten ein hohes Maß an Vertrauen und Eigenverantwortung, eine moderne Arbeitsumgebung und ein attraktives Gehalt. Wir suchen einen kommunikativen Teamplayer mit hoher Technik-Affinität und kaufmännischem Urteilsvermögen.

Leistungen

Attraktives Gehalt

Moderne Arbeitsumgebung

Eigenverantwortung in der Arbeit

Qualifikationen

• Intelligenz und schnelle Auffassungsgabe für Aufgaben.
• Hohe Affinität zur Nutzung moderner Office-Software.
• Gutes Grundverständnis für Zahlen und kostensensibles Handeln.
• Diskrete und wertschätzende Kommunikation auf allen Ebenen.

Aufgaben

• Planung und Verwaltung des Kalenders des Geschäftsführers.
• Verantwortung für den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank.
• Leitung und Abschluss interner Projekte eigenverantwortlich.
• Optimierung administrativer Prozesse und E-Mail-Management.
• Überwachung von Verträgen und Bestellungen zur Kostenkontrolle.

Kenntnisse

Organisatorisches Talent

Technik-Affinität

Kaufmännisches Urteilsvermögen

Professionelle Kommunikation

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Als Executive Assistant sind Sie der organisatorische und strategische Schutzschild unseres Inhabers. Sie agieren als zentrale, vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.

• Strategisches Zeit- & Kalendermanagement: Proaktive Planung des Geschäftsführer‑Kalenders, inhaltliche Vorbereitung aller Termine und Sicherstellung der maximal effektiven Zeitnutzung.
• Aufbau einer Wissensdatenbank: Verantwortung für den Aufbau und die Pflege einer zentralen, digitalen Datenbank („Single Source of Truth“) für alle wichtigen Unternehmensdokumente.
• Eigenständiges Projektmanagement: Vollverantwortliche Planung, Umsetzung und erfolgreicher Abschluss von internen Projekten (z. B. Firmenevents, Einführung neuer Office‑Tools).
• Effizienz‑ & Prozessoptimierung: Management des E‑Mail‑Eingangs des Geschäftsführers, Filtern und Priorisieren von Anfragen sowie die Entwicklung von Lösungen zur Digitalisierung administrativer Abläufe.
• Kaufmännische Unterstützung: Etablierung und Überwachung eines Prüfprozesses für Verträge und größere Bestellungen zur Kostenkontrolle und Risikominimierung.

Ihr Profil

• Intelligenz & Auffassungsgabe: Sie verstehen das Ziel hinter einer Aufgabe schnell und müssen nicht mehrfach eingearbeitet werden.
• Hohe Technik‑Affinität: Sie sind versiert im Umgang mit moderner Office‑Software und arbeiten sich gerne in neue digitale Tools ein.
• Kaufmännisches Urteilsvermögen: Sie haben ein gutes Grundverständnis für Zahlen, hinterfragen Ausgaben kritisch und handeln stets kostenbewusst.
• Professionelle Kommunikation: Sie kommunizieren klar, wertschätzend und absolut diskret auf allen Ebenen und sind ein integrer, positiver Teamplayer.

Warum wir?

• Zentrale Vertrauensposition: Sie arbeiten auf Augenhöhe direkt mit dem Inhaber zusammen und erhalten tiefe Einblicke in alle Bereiche der Unternehmenssteuerung.
• Hohes Maß an Vertrauen & Eigenverantwortung: Wir bieten Ihnen die Freiräume, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv zu gestalten – Micromanagement ist für uns ein Fremdwort.
• Direkter Einfluss: Ihre Arbeit hat einen direkten und spürbaren Einfluss auf den Erfolg des Geschäftsführers und des gesamten Unternehmens.
• Moderne Arbeitsumgebung: Wir setzen auf moderne, digitale Tools und sind offen für jede neue Technologie, die uns effizienter macht.
• Attraktives Gehalt: Wir honorieren Ihre hohe Qualifikation und Ihren Einsatz mit einem entsprechenden Gehalt.

Über uns

Die Linowa Holding GmbH ist eine dynamische und innovative Holdinggesellschaft, die sich auf die Unterstützung und Entwicklung von Tochtergesellschaften im Bereich der Gebäudesicherheit und -verwaltung spezialisiert hat. Mit unserem breiten Spektrum an Dienstleistungen übernehmen wir die zentralen Funktionen des Marketings, des Vertriebs, des Managements und der Buchhaltung für unsere Tochterunternehmen. Unser Fokus liegt darauf, die notwendigen Ressourcen und Fachkenntnisse zur Verfügung zu stellen, um Geschäftsziele zu erreichen und langfristigen Erfolg zu sichern. Wir verstehen uns als strategischer Partner und unterstützen aktiv bei der Entwicklung und Umsetzung effektiver Marketingstrategien, um die Präsenz und den Markteinfluss unserer Unternehmen zu stärken. Ein weiterer wichtiger Aspekt unserer Tätigkeit liegt im Vertrieb. Durch unsere professionellen Vertriebsstrukturen und -kanäle erschließen wir neue Absatzmärkte und tragen zur Steigerung des Umsatzes und der Rentabilität bei. Wir sind bestrebt, eine enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern aufzubauen und langfristige Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern zu pflegen. Als erfahrene Managementgesellschaft unterstützen wir bei der Optimierung ihrer internen Abläufe und Prozesse. Wir bieten professionelles Projektmanagement, um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten und die operative Leistungsfähigkeit zu steigern. Durch unsere strategische Planung und Überwachung helfen wir, ihre Geschäftsziele erfolgreich umzusetzen.