Executive Assistant (m/w/d)

US Health Partners, LLC; Köln; Hybrid; EUR 65.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Aufinity sucht eine erfahrene Executive Assistant/Personal Assistant auf C-Level-Ebene, die den CPTO strategisch unterstützt. Du orchestrierst Kalender, reisestundst, sammelst Status-Updates, bereitest Meetings vor und gestaltest präzise Entscheidungsvorlagen.

Du agierst als operative Verlängerung und behältst Informationsfluss und Prioritäten im Griff. Du bringst 3–5+ Jahre relevante Erfahrung, glänzt durch Diskretion, Organisationstalent und Deutsch/Englisch-Kommunikation auf Top-Level.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als EA/PA auf C-Level (3–5+ Jahre).
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Kalendermanagement, Reiseorganisation und Gatekeeping für den CPTO.
• Informationsdrehscheibe und Monitoring, Status-Updates aus Teams einholen.
• Vorbereitung von Meetings mit datenbasierten Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen.
• Execution im Namen des CPTOs, Nachbereitung von Terminen und administrativen Ad-hoc-Themen.
• Professioneller Filter des Informationflusses aus Produkt-, Engineering- und Business-Teams.

Kenntnisse

Executive Support

Kalendermanagement

Reiseorganisation

Informations-Management

Ansatz & Diskretion

Jobbeschreibung

Das erwartet dich bei uns

Der Automotive-Markt befindet sich in der größten Transformation seiner Geschichte – und wir bei Aufinity definieren die Regeln für das digitale Zahlungsmanagement neu. Im Epizentrum dieser Transformation steht unsere Produkt- und Technologie-Roadmap. Für diese absolute Schlüsselposition suchen wir das strategische Backup, Organisationstalent und den verlängerten Arm unseres CPTOs.

Deine Rolle vereint das Beste aus zwei Welten: Du beherrschst das klassische Einmaleins des High-Level Executive Supports im Schlaf und bist gleichzeitig das analytische Sparring im Hintergrund. Du triffst nicht die Entscheidungen, aber du orchestrierst das Umfeld, den Kalender und die Informationen so, dass der CPTO maximale Schlagkraft hat.

• Kalendermanagement, Reiseorganisation & Gatekeeping: Zeit ist die wertvollste Ressource unseres CPTOs. Du steuerst das komplexe Kalendermanagement strategisch, priorisierst Anfragen vorausschauend und jonglierst Terminverschiebungen mit Leichtigkeit. Zudem managst du das komplette Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung) von A bis Z und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf.

• Informations-Drehscheibe & Monitoring: Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen. Du holst proaktiv Status-Updates aus den Teams ein, kanalisierst relevante Themen und stellst sicher, dass der CPTO jederzeit das vollständige, ungefilterte Bild über alle tech- und produktseitigen Initiativen hat.

• Messerscharfe Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Meetings inhaltlich vor. Du sammelst die notwendigen Daten und Fakten, strukturierst komplexe produktseitige oder strategische Sachverhalte und destillierst sie zu präzisen Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen für das Management.

• Execution "On Behalf": Du treibst keine eigenen Projekte, aber du exekutierst präzise im Namen des CPTOs. Ob es um das Einfordern von Deliverables nach Meetings, die Nachbereitung von C-Level-Terminen oder administrative Ad-hoc-Themen geht – du agierst als verlässliche operative Verlängerung.

• Kommunikations-Kanal & Filter: Du bist der professionelle Filter vor dem CPTO-Ressort. Du steuerst den Informationsfluss von Produkt-, Engineering- und Business-Teams nach oben, sortierst das "Rauschen" aus und priorisiert, was wirklich die Aufmerksamkeit des CPTOs erfordert.

Das bringst du mit

• Starkes Fundament: Du blickst auf eine erfolgreiche Laufbahn (idealerweise 3-5+ Jahre) als Executive Assistant (EA) auf C-Level, Personal Assistant (PA) oder Founders Associate im Top-Consulting- oder Tech-Umfeld zurück und bringst fundierte Erfahrung in der klassischen Assistenzarbeit mit.

• Die "Rechte Hand"-Mentalität: Du definierst deinen Erfolg über die maximale Entlastung und Effizienz des CPTOs. Du glänzt im Hintergrund, denkst immer drei Schritte voraus und zeichnest dich durch absolute Diskretion und Loyalität aus.

• Organisationstalent & Resilienz: Du jonglierst administrative Aufgaben, Reisebuchungen und inhaltliche Vorbereitungen parallel mit Leichtigkeit. Du bist hochgradig verlässlich, detailorientiert und behältst auch bei kurzfristigen Planänderungen die absolute Ruhe und Struktur.

• Starke Informations- & Strukturierungskompetenz: Du besitzt die Fähigkeit, riesige Mengen an Informationen schnell zu erfassen, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und komplexe Themen extrem strukturiert aufzubereiten.

• Tech- & Produkt-Verständnis: Du musst keine Software entwickeln, aber du verstehst das Vokabular und die Dynamiken moderner Produktorganisationen (Agile, Roadmaps, Tech-Stacks), um auf Augenhöhe Informationen einholen zu können.

• Sprachprofil: Souveräne Kommunikation und absolut stilsichere Verhandlungsführung auf Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sind für dich selbstverständlich.

Das bieten wir dir

• Excellence & Ownership: Übernimm die volle Verantwortung für deine Themen mit Fokus auf Qualität, Wirkung und nachhaltigen Impact.

• Purpose & Gestaltungsspielraum: Bring deine Ideen ein, forme deinen Verantwortungsbereich und gestalte mit uns die Zukunft sowie den langfristigen Erfolg unserer Company.

• Offenheit und Augenhöhe: Wir leben offene Kommunikation, den direkten Austausch und Zusammenarbeit auf Augenhöhe auf allen Ebenen.

• Wachstum ohne Stillstand: Ob durch Weiterbildungen, übergreifende Lernformate oder individuelles Mentoring, du bleibst fachlich und persönlich immer in Bewegung.

• Flexibel arbeiten und gemeinsam feiern: Wir bieten dir Benefits, die den Unterschied machen. Workation Optionen, Team- und Company-Events oder Zuschuss zu Lunch, Internet & Deutschlandticket lassen dich aufs wesentliche fokussieren.

• Chancengleichheit: Kein Buzzword, sondern Haltung – wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Herkunft, Identität, sexueller Orientierung oder Schwerbehinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung besonders berücksichtigt.

ÜBER UNS

Wir sind Aufinity – eines der am schnellsten wachsenden FinTech-Scale-ups in Deutschland. Gemeinsam bauen wir Europas neuen Standard für digitales Zahlungsmanagement im Automotive Bereich aus dem Herzen Kölns. Seit 2018 optimieren wir mit unserer Plattform bezahl.de die Zahlungsprozesse in der Automobilindustrie. bezahl.de automatisiert, digitalisiert und vereinfacht den gesamten Forderungsprozess von Rechnungsstellung, über Mahnwesen, bis zur Datenübergabe ans Finanzbuchhaltungssystem. Gleichzeitig bieten wir unserer Kundschaft einen hochmodernen Bezahlvorgang mit verschiedenen Multichannel-Zahlungsmethoden, die auf hohe Summen spezialisiert sind. So können unsere Kund:innen sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren, während wir uns um den Rest kümmern.