Executive Assistant (gn), Düsseldorf

iq digital media marketing gmbh; Düsseldorf; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Firmenticket-Zuschuss

Radleasing

Fitnessstudio Kooperationen

Altersvorsorge Zuschüsse

Buchbestellung Rabatt

Firmenevents

Job summary

iq digital media marketing GmbH in Düsseldorf sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) für die Geschäftsführung. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminmanagement, Meetings vorbereiten, Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die Unterstützung bei Marketing- und Vermarktungsthemen.

Sie bringen mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz mit, ideal im Medienumfeld, beherrschen PowerPoint, Excel und Outlook, arbeiten diskret, eigenständig und teamorientiert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praxisorientierte Qualifikation; Studium wünschenswert.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Referentenposition.
• Erfahrung im digitalen Marketing und in der Vermarktung, insbesondere Social-Media-Kanäle.
• Sehr gute Kommunikationsstärke und organisatorisches Geschick.
• Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit mit sensiblen Informationen.
• Souveränes Auftreten, Hands-on-Mentalität und selbstständiges Arbeiten.
• Teamfähigkeit, gute Allgemeinbildung und starkes Interesse an Medien/Wirtschaft.
• Sichere PC-Kenntnisse in PowerPoint, Excel und Outlook; Kenntnisse in Teams/Planner/Power BI vorteilhaft.

Responsibilities

• Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung.
• Meetingvorbereitung und -nachbereitung, Agenden und Protokolle erstellen.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch; Schreiben für die Geschäftsführung vorbereiten.
• Unterstützung bei Social-MMedia-Beiträgen sowie Marketing- und Vermarktungsthemen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen für Gesellschafter- und GF-Meetings.
• Vorbereitung von Gesellschaftermeetings in Abstimmung mit der GF.
• Koordination der Büroorganisation, Rechnungs- und Kreditorenbearbeitung.
• Planung und Organisation interner Firmenveranstaltungen.

Skills

Assistenz-Erfahrung

Kommunikation

Organisation

Diskretion

Teamfähigkeit

Social Media

PowerPoint

Excel

Outlook

MS Teams

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium wünschenswert

Tools

Planner

Power BI

Job description

Wir sind die iq digital media marketing GmbH – der führende Vermarkter für digitale Qualitätsmedien und Media-Brands in Deutschland.

Als Gemeinschaftsunternehmen von FAZ Verlag, Süddeutsche Zeitung Verlag, ZEIT Verlag und der HANDELSBLATT MEDIA GROUP bündeln wir starke Medienmarken in hochwertigen digitalen Umfeldern. Zu unserem Portfolio gehören neben den digitalen Angeboten unserer Gesellschafterverlage zahlreiche weitere erfolgreiche Premium-Titel. Dazu zählen unter anderem DER SPIEGEL, das manager magazin, ARIVA sowie auch Special-Interest-Titel wie 11FREUNDE, Spektrum, Rolling Stone Magazine und viele mehr.

Was wir tun, ist klar: Wir vermarkten digitale Medienangebote und sorgen dafür, dass journalistische Inhalte durch intelligente Werbe- und Datenlösungen wirtschaftlich erfolgreich monetarisiert werden. Hierzu verbinden wir Media, Technologie & Innovation, Daten und erstklassige Beratung & Kundenservices zu wirkungsvollen Vermarktungsstrategien für unsere Mandanten.

Am Standort Düsseldorf arbeiten rund 900 Kolleg:innen in der HANDELSBLATT MEDIA GROUP, davon etwa 130 bei iq digital. Gemeinsam gestalten wir zukunftsfähige digitale Geschäftsmodelle und stärken nachhaltig die wirtschaftliche Basis hochwertiger Medienangebote.

Wir suchen

in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Geschäftsführung eine:n Executive Assistant (gn).

Deine Aufgaben:

• Kalender- und Terminmanagement: Steuerung, Priorisierung und proaktive Abstimmung von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Meetingvorbereitung und -nachbereitung: Aufbereitung von Unterlagen, Erstellung von Agenden und Protokollen, Nachverfolgung von Ergebnissen und Aufgaben
• Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung von Post und E-Mails, mehrsprachige Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie Vorbereitung von Schreiben für die Geschäftsführung
• Kommunikationsunterstützung: Mitarbeit an Social-Media-Beiträgen und Texten für digitale Kanäle sowie Unterstützung bei Marketing- und Vermarktungsthemen
• Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen für Gesellschafter- und GF-Meetings
• Vorbereitung von Gesellschaftermeetings: Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Büroorganisation: Koordination der Büroorganisation, Rechnungs- und Kreditorenbearbeitung sowie Pflege interner Abläufe
• Veranstaltungen: Planung und Organisation interner Firmenveranstaltungen

Damit überzeugst du uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praxisorientierte Qualifikation, idealerweise im Medienumfeld. Ein Studium ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Referentenposition.
• Erfahrung im digitalen Marketing und in der Vermarktung, insbesondere im Umgang mit Social-Media-Kanälen.
• Sehr gute Kommunikationsstärke und organisatorisches Geschick.
• Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Souveränes, verbindliches Auftreten nach innen und außen, mit Durchsetzungsvermögen und Hands-on-Mentalität.
• Selbständiges und lösungsorientiertes Arbeiten, auch in hektischen Situationen.
• Teamfähigkeit, gute Allgemeinbildung und ausgeprägtes Interesse an Medien und Wirtschaft.
• Sichere PC-Kenntnisse in PowerPoint, Excel und Outlook.
• Kenntnisse in Microsoft Teams, Planner oder Power BI sind von Vorteil.
• Deutsch fließend in Wort und Schrift, Englisch gut bis sehr gut.

FLEXIBILITÄT

Deine Arbeit passt sich deinen persönlichen Lebensumständen und der individuellen beruflichen Anforderung an. Nutze unsere Regelung mit tageweise mobilem Arbeiten neben der gemeinsamen Zeit mit Deinem Team in unserem modernen Office.

NEUE PERSPEKTIVEN

Du tauchst ein in ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit einem großen Gestaltungsspielraum. Bring deine Ideen bei uns ein.

DEINE ENTWICKLUNG

Trainiere deine Skills mit dem Angebot unserer "GROW Academy", regelmäßigen Impulsen und einem 24/7 Zugang zu unserer Learning Plattform.

BLEIB DIR TREU

Arbeite, wie du dich wohl fühlst. Du bist einmalig und genau das suchen wir.

Wir bieten dir ein großartiges Arbeitsumfeld:

Ein umfassendes Onboarding, 30 Tage Urlaub, bezuschusstes Firmenticket, Radleasing-Angebot, Fitnessstudio Kooperationen, Zuschüsse zur Altersvorsorge, rabattierte Buchbestellung, Firmenevents u.v.m.

Chancengleichheit und Vielfalt zu fördern ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir ermutigen deshalb ausdrücklich motivierte Personen, die nicht zu 100% den genannten Kriterien entsprechen, sich trotzdem zu bewerben. Wir freuen uns über alle Bewerber: innen, unabhängig von Herkunft, Nationalität, Hautfarbe, Religion, Alter, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung.