Event Coordinator (m/w/d)

Lupp + Partner; Deutschland; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Kinderbetreuungszuschuss

Sport- und Wellnessangebote

Gutschein-/Abopaket-Auswahl

Job summary

LUPP + PARTNER sucht eine erfahrene Fachkraft für die eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Mandanten- und Netzwerkveranstaltungen an vier Standorten. Sie entwickeln AI-gestützte Workflows und optimieren Event-Tools gemeinsam mit unseren AI Engineers.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Betreuung vor Ort, Koordination mit Business-Development- und Office-Administration-Teams sowie die Budgetplanung, Angebotsvergleich und Nachbereitung von Events.

Qualifications

• Ausbildung oder Studium im Eventmanagement/Veranstaltungsbereich/Marketing oder vergleichbare Qualifikation.
• Praktische Erfahrung in Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, idealerweise in Kanzlei/Unternehmensberatung/Eventagentur.
• Reisebereitschaft für Betreuung an vier Standorten, sowie zeitliche Flexibilität.
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen gleichzeitig zu koordinieren.
• Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Serviceorientierung.
• Eigeninitiative, sorgfältige Arbeitsweise und Budgetverständnis.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Event-Tools; Erfahrung mit Tools-Neueinführung willkommen.
• Praktische Erfahrung im Einsatz von AI-Tools und Interesse, Eventprozesse gemeinsam mit AI Engineers weiterzuentwickeln.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen.
• Einsatz von AI für Veranstaltungsorganisation und Entwicklung AI-gestützter Workflows.
• Weiterentwicklung geeigneter Event-Tools und Mitwirkung bei neuen Lösungen.
• Entwicklung von Veranstaltungskonzepten in Zusammenarbeit mit Anwältinnen/Anwälten und Business-Development.
• Persönliche Betreuung vor Ort an vier Standorten und Koordination mit Business-Development- und Office-Administration-Teams.
• Koordination aller Abläufe von Location bis Gästebetreuung; Budgetplanung und Kostenkontrolle.
• Organisation von Einladungs- und Teilnehmermanagement; Abstimmung der Kommunikation.
• Nachbereitung und Auswertung von Veranstaltungen sowie Weiterentwicklung von Checklisten.

Skills

Veranstaltungsplanung

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Budgetkenntnisse

MS 365

Event-Tools

AI-Tools

Reisebereitschaft

Eigeninitiative

Education

Ausbildung/Eventmanagement

Marketing-Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Event-Tools

AI-Tools

Job description

Deine Aufgaben

• Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, insbesondere Mandanten- und Netzwerkveranstaltungen, Fachveranstaltungen, Teamevents sowie interner Austausch- und Weiterbildungsformate
• Gezielter Einsatz von AI für die Veranstaltungsorganisation und -durchführung sowie Entwicklung und Umsetzung AI-gestützter Workflows mit Unterstützung unserer AI Engineers
• Einsatz und Weiterentwicklung geeigneter Event-Tools sowie Mitwirkung bei der Auswahl und Einführung neuer Lösungen
• Entwicklung passender Veranstaltungskonzepte in enger Zusammenarbeit mit unseren Anwältinnen und Anwälten sowie dem Business-Development-Team
• Persönliche Betreuung von Veranstaltungen vor Ort an unseren vier Standorten sowie Koordination der erforderlichen Aufgaben und Einsätze in enger Abstimmung mit dem Business-Development-Team und dem Office-Administration-Team
• Koordination aller organisatorischen Abläufe – von Location, Catering und Veranstaltungstechnik bis zur Gästebetreuung
• Steuerung externer Dienstleister sowie Einholung und Vergleich von Angeboten, Budgetplanung und Kostenkontrolle
• Organisation des Einladungs- und Teilnehmermanagements sowie Abstimmung der Veranstaltungskommunikation
• Nachbereitung und Auswertung von Veranstaltungen sowie Weiterentwicklung von Checklisten, Standards und Eventprozessen

Dein Profil

• Ausbildung oder Studium im Eventmanagement, Veranstaltungsbereich, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation
• Praktische Erfahrung in der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, idealerweise im Umfeld einer Anwaltskanzlei, Unternehmensberatung, Eventagentur oder eines vergleichbaren Dienstleistungsunternehmens
• Reisebereitschaft für die persönliche Betreuung von Veranstaltungen an unseren vier Standorten sowie zeitliche Flexibilität für Veranstaltungseinsätze
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen und Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu koordinieren
• Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten und ein gutes Gespür für unterschiedliche Zielgruppen sowie eine hohe Serviceorientierung
• Eigeninitiative, eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit Budgets und externen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Event-Tools, insbesondere für Einladungs- und Teilnehmermanagement; Erfahrung mit der Einführung neuer Tools ist willkommen
• Praktische Erfahrung im Einsatz von AI-Tools sowie Interesse, Eventprozesse gemeinsam mit unseren AI Engineers weiterzuentwickeln und passende Anwendungen umzusetzen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

• Wir wissen, dass Familie eine zentrale Rolle in deinem Leben spielt. Deshalb unterstützen wir dich mit einem Kinderbetreuungszuschuss und begleiten dich gerne bei der Suche nach einem passenden Kita-Platz für dein Kind.
• Wir legen großen Wert auf dein Wohlbefinden und wissen, wie wichtig es ist, gesund zu bleiben und sich rundum wohlzufühlen. Deshalb bieten wir dir ein umfangreiches Angebot an hochwertigen Sport- und Wellnesseinrichtungen. Mit exklusivem Zugang zu EGYM Wellpass kannst du deine Fitness verbessern und deinen Arbeitsalltag perfekt ausbalancieren.
• Aber auch wenn du keine Zeit oder Lust auf Sport hast, haben wir die perfekte Lösung für dich! Unser Benefitsy-Angebot ermöglicht es dir, dein individuelles Gutschein- und Abopaket zusammenzustellen. Ob Rewe, IKEA, HelloFresh, Deutschlandticket oder Spotify - du hast die Wahl!

Über uns

Über unsLUPP + PARTNER ist eine renommierte Transaktionskanzlei, die sich auf Private Equity und M&A Transaktionen, insbesondere im Technologiebereich, spezialisiert hat. Mit über 60 Rechtsanwält:innen sind wir eine der am schnellsten wachsenden Kanzleien in Deutschland und verfügen über Büros in München, Hamburg, Frankfurt am Main und Berlin. Unsere hochqualifizierten Jurist:innen sind spezialisiert auf die Bereiche Private Equity, Mergers & Acquisitions, Venture Capital, Real Estate, Technology, Tax , Employment und Antitrust.