Empfangsmitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d)

Rst Beratung; Essen; On-site; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

28+2 Urlaubstage pro Jahr

Kurzer Freitag (bis 14:00 Uhr)

Kostenlose Tiefgaragenparkplätze

Sehr gute ÖPNV-Anbindung

Job summary

RST Beratung sucht eine engagierte Empfangsmitarbeiterin bzw. Teamassistenz (m/w/d) in Essen. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Betreuung von Mandanten und Besuchern, Telefonmanagement sowie Organisation von Meetings und die Verwaltung von Unterlagen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und idealerweise Erfahrung im Empfang/Office. Sehr gute Deutschkenntnisse, Teamgeist und Zuverlässigkeit runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat, Teamassistenz, Office Management oder Büroorganisation.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook).
• DATEV- und DMS-Kenntnisse von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise.
• Professionelles, freundliches Auftreten und eine ausgeprägte Serviceorientierung - auch in anspruchsvollen Situationen.
• Fließende Deutschkenntnisse, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Mandanten, Geschäftspartnern und Kolleginnen und Kollegen.
• Zuverlässigkeit, Teamgeist sowie Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise runden Ihr Profil ab

Responsibilities

• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Mandanten, Geschäftspartnern und Besuchern.
• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Telefonate.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen & Meetings.
• Planung und Koordination der Besprechungsräume sowie Vorbereitung von Präsentations- und Konferenztechnik.
• Allgemeine administrative Bürotätigkeiten, insbesondere die Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, allgemeiner Korrespondenz sowie die Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer.
• Digitalisierung und strukturierte Verwaltung von Unterlagen.
• Zentrale Ansprechperson und organisatorische Unterstützung für unser Team im Kanzleialltag sowie bei internen Arbeitsprozessen.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und sonstigen Unterlagen sowie Pflege von Stammdaten.
• Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Abläufen und Prozessen im Office Management.
• Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen

Skills

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Fließende Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

DATEV

DMS

Job description

Sie sind kommunikativ, serviceorientiert und haben Freude am Organisieren? Sie wünschen sich eine verantwortungsvolle Position, moderne Arbeitsbedingungen und ein zukunftssicheres Arbeitsumfeld? Dann verstärken Sie unsere Kanzlei als Empfangsmitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d).

Was wir Ihnen bieten:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem zukunftssicheren Arbeitsumfeld
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung
• Regelmäßige Feedbackgespräche und gezielte Unterstützung bei fachlichen Fortbildungen und Ihrer individuellen Weiterbildung
• 28+2 Urlaubstage pro Jahr
• Kurzer Freitag (bis 14:00 Uhr)
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Zukunftsorientierter, moderner Arbeitsplatz in attraktiven Büroräumen und digitale Prozesse
• Sehr gute ÖPNV-Anbindung sowie kostenlose Tiefgaragenparkplätze

Ihre Verantwortlichkeiten:

Im Bereich Office Management / Empfang

• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Mandanten, Geschäftspartnern und Besuchern
• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen & Meetings
• Planung und Koordination der Besprechungsräume sowie Vorbereitung von Präsentations- und Konferenztechnik
• Allgemeine administrative Bürotätigkeiten, insbesondere die Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, allgemeiner Korrespondenz sowie die Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer
• Digitalisierung und strukturierte Verwaltung von Unterlagen

Im Bereich Teamassistenz

• Zentrale Ansprechperson und organisatorische Unterstützung für unser Team im Kanzleialltag sowie bei internen Arbeitsprozessen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und sonstigen Unterlagen sowie Pflege von Stammdaten
• Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Abläufen und Prozessen im Office Management
• Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Empfang, Sekretariat, Teamassistenz, Office Management oder Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• DATEV- und DMS-Kenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Professionelles, freundliches Auftreten und eine ausgeprägte Serviceorientierung - auch in anspruchsvollen Situationen
• Fließende Deutschkenntnisse, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Mandanten, Geschäftspartnern und Kolleginnen und Kollegen
• Zuverlässigkeit, Teamgeist sowie Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Denkweise runden Ihr Profil ab

Wir stellen uns vor!

RST ist eine größere Beratungsgruppe mit Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern sowie Informationssicherheits- und Datenschutzexperten mit Hauptsitz in Essen und vier weiteren Standorten bundesweit. Seit mehr als 45 Jahren bieten wir mit mehr als 100 Mitarbeitenden bundesweit unseren Mandanten zukunftsorientierte Beratung aus einer Hand. Zu der RST Beratung gehören heute sieben Gesellschaften an den Standorten in Essen, Dessau, Dresden, Köln und in Zwickau.

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