EA Manager / Team Lead Executive Assistants (w/m/d)

EY; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 52.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

EY in Düsseldorf sucht eine/n Executive Assistant im Bereich Administration & Workplace Services zur Unterstützung von Führungskräften und zur Gestaltung effizienter Teamstrukturen. Sie arbeiten an der Optimierung von Abläufen, koordinieren Termine und sichern qualitativ hochwertigen Service.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und treiben Verbesserungen voran.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Gutes Verständnis für Unternehmensabläufe und organisatorische Zusammenhänge.

Aufgaben

• Unterstützung der Executive Assistant Teams und Zusammenarbeit mit Leitungen zur Weiterentwicklung der Teamstrukturen.
• Sicherung reibungsloser Abläufe; klare Aufgabenverteilung und Leistungskennzahlen.
• Analyse und Optimierung von Workflows und Prozessen für hohe Servicequalität.
• Vorausschauende Planung von Ressourcen basierend auf Auslastung und Geschäftsentwicklung.
• Auf- und Ausbau von Beziehungen zu internen Stakeholdern und Unterstützung der Teams.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Verhandlungsfähigkeit

Teamfähigkeit

Englischkompetenz

Ausbildung

Ausbildung oder Studium

Jobbeschreibung

Are you ready to shape your future with confidence?

Gemeinsam die Welt jeden Tag ein bisschen besser machen. Für diesen Anspruch setzen wir bei EY alles in Bewegung und gehen als Team „all in“. Schließlich haben wir ein klares Ziel vor Augen: nachhaltigen Wert und Wachstum zu schaffen – für unsere Mandant:innen, Mitarbeitenden und die gesamte Gesellschaft. Unser globales Netzwerk aus rund 400.000 Mitarbeitenden weltweit bietet dir alle Möglichkeiten zu wachsen, dich zu entwickeln, dich zu spezialisieren sowie deine Stärken und Interessen beruflich zu verfolgen. Wir glauben daran, dass der richtige Karriereweg so individuell ist wie du.

Are you ready to shape your future with confidence?

Gemeinsam die Welt jeden Tag ein bisschen besser machen. Für diesen Anspruch setzen wir bei EY alles in Bewegung und gehen als Team „all in“. Schließlich haben wir ein klares Ziel vor Augen: nachhaltigen Wert und Wachstum zu schaffen – für unsere Mandant:innen, Mitarbeitenden und die gesamte Gesellschaft. Unser globales Netzwerk aus rund 400.000 Mitarbeitenden weltweit bietet dir alle Möglichkeiten zu wachsen, dich zu entwickeln, dich zu spezialisieren sowie deine Stärken und Interessen beruflich zu verfolgen. Wir glauben daran, dass der richtige Karriereweg so individuell ist wie du.

Deine Aufgaben

In unseren Administration & Workplace Services unterstützt du die Teams innerhalb unseres Unternehmens, indem du für effiziente Abläufe und Bedingungen sorgst. Dabei übernimmst du vielfältige Aufgaben:

• Enge Zusammenarbeit mit der Leitung von Administration & Workplace Services sowie weiteren Führungskräften zur Steuerung und Weiterentwicklung des Executive Assistant Teams zur Gestaltung effizienter Teamstrukturen und Mitwirken bei strategischen Initiativen
• Verantwortung für die operative Führung des Executive Assistant Teams durch die Sicherstellung reibungsloser Abläufe, einer klaren Aufgabenverteilung sowie der Steuerung und Weiterentwicklung des Teams anhand definierter Leistungskennzahlen.
• Analyse und kontinuierliche Optimierung von Workflows, Prozessen und Arbeitsweisen zur Sicherstellung einer hohen Servicequalität und nachhaltigen Effizienz im Tagesgeschäft
• Vorausschauende Planung und Steuerung von Ressourcen unter Berücksichtigung von Auslastung, Geschäftsentwicklung und zukünftigen Anforderungen
• Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Tools, Systemen und Standards zur Etablierung einheitlicher und skalierbarer Arbeitsweisen im Executive Assistant Team sowie Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden durch Identifikation von Trainingsbedarfen, Sicherstellung von Performance-Management-Prozessen sowie Unterstützung entlang des gesamten Employee Lifecycles
• Aufbau und Pflege vertrauensvoller Beziehungen zu internen Stakeholdern sowie Sicherstellung einer hohen Serviceorientierung und professionellen Unterstützung der betreuten Teams

Dein Skillset

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium sowie mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Ausgeprägtes Verständnis für Unternehmensabläufe und organisatorische Zusammenhänge, organisatorische sowie koordinative Fähigkeiten sowie Verhandlungsgeschick und den Antrieb sich und andere zu entwickeln und zu motivieren
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Dein Mindset

• Agil: Du bist der Meinung, dass eine flexible Denkweise genauso wichtig für den Erfolg ist wie Wissen und Fähigkeiten.
• Neugierig: Du bist ambitioniert und engagiert. Wir suchen Menschen, die in Chancen und nicht in Herausforderungen denken und durch gezielte Fragen bessere Lösungen finden.
• Teamorientiert: Du schätzt vielfältige Perspektiven und arbeitest gerne im Team. Wir suchen Menschen, die gemeinsam mit uns etwas erreichen und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld schaffen wollen.

Deine Benefits

Bei EY arbeitest du in leistungsstarken, interdisziplinären Teams mit innovativen Technologien. In einem flexiblen und inklusiven Arbeitsumfeld unterstützen wir dich in deinen unterschiedlichen Lebenssituationen. Inspirierende Kolleg:innen sowie Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten on- und off-the-Job helfen dir dabei, über dich hinauszuwachsen und die Fähigkeiten weiterzuentwickeln, die du zukünftig brauchen. Eine steile Lernkurve ist dir garantiert. Mehr über unsere Benefits.

Was andere über uns sagen, findest du auf kununu und Glassdoor.

Bei EY leben wir Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen. Sag uns gerne frühzeitig Bescheid, wenn wir dich hinsichtlich eines barrierefreien Bewerbungsprozess unterstützen können.

Du hast noch Fragen? Unser Recruitment Center beantwortet diese gerne unter [phone].