Customer Success & Operations Manager (m/w/d)

Nicole Müller Apotheken-Coach; Landau in der Pfalz; Hybrid; EUR 30.000 - 39.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Moderner Arbeitsplatz in Landau

Hybrides Arbeiten

Weiterbildung in CRM/KI/digitalenTools

Entwicklungsperspektiven

Zusammenfassung

Nicole Müller Apotheken-Coach in Landau in der Pfalz sucht eine/n Customer Success & Operations Manager (m/w/d). Du betreust Kundinnen und Kunden, begleitest sie vom Onboarding bis zum Abschluss unserer Programme und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Rückmeldungen rechtzeitig ankommen.

Zu deinen Aufgaben zählen die Organisation des Onboardings, Beantwortung organisatorischer Anfragen, Pflege des CRM, Erstellung von Checklisten und Fristen sowie die Koordination von Terminen und

Qualifikationen

• Berufserfahrung in organisatorischem Umfeld, ideal im Kundenservice oder Onboarding.
• Erfahrung mit CRM-Systemen, insbesondere HubSpot, ist von Vorteil.
• Know-how im Umgang mit digitalen Mitgliederbereichen und Community-Plattformen.

Aufgaben

• Du organisierst das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden.
• Du beantwortest und koordinierst organisatorische Kundenanfragen.
• Du stellst Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig bereit.
• Du koordinierst Termine, Teilnehmerlisten und organisatorische Abläufe.
• Du erinnerst Kundinnen und Kunden an wichtige Termine, Fristen und nächste Schritte.
• Du hältst offene Punkte eigenständig nach und sorgst für verbindliche Rückmeldungen.
• Du organisierst einen strukturierten Abschluss unserer Programme.
• Du pflegst Kundendaten, Aufgaben und Wiedervorlagen in unserem CRM.
• Du arbeitest mit Checklisten, definierten Abläufen und klaren Fristen.
• Du dokumentierst kundenbezogene Prozesse nachvollziehbar.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Informationen fehlen und bringst Lösungen ein.
• Du stimmst dich eng mit den zuständigen Teammitgliedern ab.
• Du pflegst unseren digitalen Mitgliederbereich und veröffentlichst Inhalte.
• Du koordinierst organisatorische Fragen aus unserer Community.
• Du unterstützt Marketingaktivitäten operativ (Newsletter, Social Media, Kampagnen).

Kenntnisse

Kundenbetreuung

Onboarding

Organisation

CRM

Datenpflege

Terminplanung

Kommunikation

Tools

HubSpot

Digitale Mitgliederbereiche

Jobbeschreibung

Rollenbeschreibung Customer Success & Operations Manager (m/w/d)

Kundenbetreuung, Onboarding & Organisation

30–35 Stunden pro Woche | Büro in Landau in der Pfalz | 30.000–38.500 € brutto pro Jahr

Du liebst es, wenn Menschen sich gut begleitet fühlen und Abläufe klar, zuverlässig und professionell organisiert sind?

Du behältst offene Themen im Blick, denkst an den nächsten Schritt und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Rückmeldungen zur richtigen Zeit ankommen?

Dann passt diese Position zu dir.

Deine Rolle bei uns

Als Customer Success & Operations Manager bist du eine zentrale organisatorische Ansprechpartnerin für unsere Kundinnen und Kunden.

Du begleitest sie vom Onboarding bis zum Abschluss unserer Programme – nicht als Coachin, sondern als die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass alles zuverlässig funktioniert.

Du koordinierst Termine, Unterlagen, Informationen, Teilnehmerlisten und offene Punkte. Du fasst eigenständig nach, behältst Fristen im Blick und sorgst dafür, dass unsere Kundinnen und Kunden jederzeit wissen:

• Was steht als Nächstes an?
• Welche Informationen brauche ich?
• Was ist mein nächster Schritt?
• An wen kann ich mich bei organisatorischen Fragen wenden?

Deine Aufgaben

Kundenbetreuung und Onboarding

• Du organisierst das Onboarding neuer Kundinnen und Kunden.
• Du beantwortest und koordinierst organisatorische Kundenanfragen.
• Du stellst Informationen, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig bereit.
• Du koordinierst Termine, Teilnehmerlisten und organisatorische Abläufe.
• Du erinnerst Kundinnen und Kunden an wichtige Termine, Fristen und nächste Schritte.
• Du hältst offene Punkte eigenständig nach und sorgst für verbindliche Rückmeldungen.
• Du organisierst einen strukturierten Abschluss unserer Programme.

Organisation und Prozesse

• Du pflegst Kundendaten, Aufgaben und Wiedervorlagen in unserem CRM.
• Du arbeitest mit Checklisten, definierten Abläufen und klaren Fristen.
• Du dokumentierst kundenbezogene Prozesse nachvollziehbar.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Informationen, Rückmeldungen oder Entscheidungen fehlen.
• Du sprichst wiederkehrende Probleme an und bringst konkrete Verbesserungsideen ein.
• Du stimmst dich eng mit den zuständigen Teammitgliedern ab.

Mitgliederbereich und Kommunikation

• Du pflegst unseren digitalen Mitgliederbereich.
• Du stellst Inhalte, Termine und Informationen rechtzeitig bereit.
• Du veröffentlichst organisatorische Ankündigungen.
• Du koordinierst organisatorische Fragen aus unserer Community.
• Du sorgst dafür, dass Kundinnen und Kunden relevante Informationen schnell finden.

Marketing und operative Umsetzung

Ein klar abgestimmter Teil deiner Arbeit besteht darin, unsere Marketingaktivitäten operativ zu unterstützen. Du entwickelst keine Marketingstrategie, sondern setzt bestehende Abläufe und Inhalte sorgfältig um.

Dazu gehören beispielsweise:

• Newsletter vorbereiten und versenden
• abgestimmte Social-Media-Inhalte einpflegen und veröffentlichen
• Kampagnen organisatorisch begleiten
• vorhandene Inhalte, Materialien und Daten in unseren Systemen pflegen

Du musst nicht alles bereits kennen. Entscheidend ist, dass du sorgfältig arbeitest, dich schnell in neue Tools einarbeitest und vereinbarte Abläufe zuverlässig umsetzt.

Du hast bereits Berufserfahrung in einem organisatorischen und kundenorientierten Umfeld gesammelt, zum Beispiel in:

• Kundenbetreuung oder Customer Success
• Projekt-, Seminar- oder Veranstaltungskoordination
• Praxis- oder Apothekenorganisation
• Assistenz mit Kundenkontakt
• einer vergleichbaren Position

Für uns zählt nicht nur dein bisheriger Jobtitel. Entscheidend ist, wie du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn du:

• strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeitest
• Termine, Fristen und offene Themen zuverlässig im Blick behältst
• gerne organisierst, koordinierst und nachhältst
• freundlich, klar und verbindlich kommunizierst
• Prioritäten setzen kannst, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
• Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst
• erkennst, wann du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung notwendig ist
• du dich schnell in digitale Systeme, Tools und neue Abläufe einarbeitest
• Freude daran hast, wenn am Ende eines Arbeitstages Dinge geklärt, organisiert und zuverlässig erledigt sind
• hohe Qualitätsansprüche an deine eigene Arbeit stellst

Auch wenn mehrere Aufgaben und Deadlines gleichzeitig anstehen, verschaffst du dir zuerst einen Überblick, priorisierst und arbeitest deine Themen strukturiert ab.

Digitale Erfahrung

Du musst nicht jedes unserer Systeme bereits kennen. Erfahrung mit folgenden Anwendungen ist ein Plus:

• CRM-Systeme, zum Beispiel HubSpot
• digitale Mitgliederbereiche und Community-Plattformen

Wichtiger als einzelne Toolkenntnisse ist, dass du digital sicher arbeitest und dich selbstständig in neue Anwendungen einarbeitest.

Was dich bei uns erwartet

In unserem Büro in Landau arbeitest du eng mit Nicole Müller und einem kleinen, wachsenden Vor-Ort-Team zusammen.

Das Büro ist unser zentraler Ort für Organisation, Zusammenarbeit und die Umsetzung unserer Kundenprogramme. Während weitere Teammitglieder remote arbeiten, werden die zentralen operativen Abläufe in Landau gesteuert.

Dich erwartet ein modernes, großzügiges Büro über zwei Etagen, kurze Entscheidungswege und die Chance, eine wichtige Rolle in unserem weiteren Wachstum zu übernehmen.

• Ein moderner, großzügiger Arbeitsplatz in unserem Büro in Landau in der Pfalz
• Enge Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einem kleinen, wachsenden Vor-Ort-Team
• Ein hybrid organisiertes Unternehmen mit weiteren Kolleginnen und Kollegen im Remote-Team
• 30 bis 35 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Arbeitstage
• Ein Jahresbruttogehalt von 30.000 bis 38.500 €, abhängig von vereinbarter Wochenarbeitszeit, Erfahrung und Qualifikation
• Ein klar definierter und eigenständiger Verantwortungsbereich
• Direkte und kurze Abstimmungswege
• Regelmäßige Teammeetings und Feedbackgespräche
• Moderne digitale Arbeitsweisen
• Weiterbildung in CRM, KI, digitalen Tools und Customer Success
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv weiterzuentwickeln
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsperspektiven
• Ein wertschätzendes und unterstützendes Team
• Die Chance, Teil eines führenden Unternehmens für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum zu sein

Woran du merkst, dass die Position zu dir passt

Du bist gerne die Person, die den Überblick behält.

Du denkst an den nächsten Schritt, bevor jemand danach fragen muss.

Wenn eine Rückmeldung fehlt, fasst du nach. Wenn eine Deadline näher rückt, hast du sie im Blick. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Information benötigt, sorgst du dafür, dass sie ankommt.

Du schätzt einen festen Arbeitsplatz und den persönlichen Austausch vor Ort. Gleichzeitig arbeitest du auch dann fokussiert und motiviert, wenn nicht ständig viele Kolleginnen und Kollegen um dich herum sind.

Du magst eine ruhige Büroumgebung, übernimmst Verantwortung für deinen Bereich und nutzt die direkte Zusammenarbeit mit Nicole Müller und einer weiteren Kollegin aktiv für gute Abstimmungen.

Du möchtest nicht irgendwo arbeiten, sondern Teil eines Unternehmens sein, das in seiner Branche vorangeht. Für dich bedeutet „fertig“ nicht nur, dass eine Aufgabe erledigt ist, sondern dass sie professionell, zuverlässig und mit Blick auf eine herausragende Kundenerfahrung umgesetzt wurde.

Was du bei uns nicht bist

• Keine klassische Assistenz
• Keine Coachin und keine fachliche Beraterin für unsere Kundinnen und Kunden
• Keine Person für „alles, was gerade anfällt“
• Keine alleinverantwortliche Marketingstrategin

Du bekommst einen klaren Verantwortungsbereich und organisierst ihn selbstständig, zuverlässig und mit Blick fürs Ganze.

Über uns

Apotheken Coach ist der Nummer-eins-Partner für zukunftsstarke Apotheken im deutschsprachigen Raum.

Wir begleiten Apothekeninhaberinnen und Apothekeninhaber sowie ihre Teams dabei, ihre Apotheke wirtschaftlich erfolgreich, unternehmerisch klar und menschlich stark für die Zukunft aufzustellen.

Mit unseren Programmen, Coachings und Veranstaltungen unterstützen wir Apotheken dabei, Führung neu zu denken, starke Teams aufzubauen, Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden sowie ihren Patientinnen und Patienten echten Mehrwert zu bieten.

Unser Anspruch endet nicht bei guter Arbeit. Wir entwickeln unsere Angebote, Prozesse und Kundenbetreuung täglich weiter, bauen unsere Bereiche konsequent aus und setzen hohe Qualitätsmaßstäbe.

Unsere Kundinnen und Kunden sollen in jeder Zusammenarbeit spüren: Hier arbeiten Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und exzellente Ergebnisse möglich machen.

Dafür suchen wir keine Person, die nur Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der gerne Teil eines führenden Unternehmens ist, hohe Standards schätzt und mit uns daran arbeitet, jeden Bereich noch besser zu machen.

Denn starke Apotheken brauchen starke Führung – und starke Führung braucht ein Team, das selbst mit Klarheit, Verbindlichkeit und hoher Qualität vorangeht.

Dann möchten wir dich kennenlernen.