Customer Service Representative (m/w/d)

Aptar Italia S.P.A.; Dortmund; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

IG Metall Tarifvertrag

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Bike-Leasing

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

Aptar Dortmund GmbH sucht am Standort Dortmund eine serviceorientierte Fachkraft im Bereich Customer Service, die Aufträge abwickelt, Kundenanliegen bearbeitet und als Schnittstelle zu Versand, Qualität und Finance fungiert.

Sie koordinieren Liefertermine, Forecasts und Bestände, bearbeiten Reklamationen und unterstützen das Vertriebsteam bei operativen Prozessen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erste Berufserfahrung sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung.
• Erste relevante Berufserfahrung im Customer Service oder Vertriebsinnendienst von Vorteil.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2) und serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Auftragsabwicklung und Kundenbedarfsplanung im ERP-System, termingerechte Abwicklung sicherstellen.
• Kundenbetreuung und Schnittstellenmanagement mit Versand, Qualität und Finance.
• Liefertermine überwachen, Abweichungen erkennen und intern klären.
• Forecast- und Bestandsmanagement, Abnahme überfälliger Lagerbestände.
• Reklamations- und Retourenmanagement in Abstimmung mit Fachabteilungen.
• Rechnungs- und Gutschriftenabwicklung gemäß Vorgaben.
• Stammdatenpflege und Upload von Preislisten.
• Teilnahme an Kundenmeetings und Kommunikation mit internen Abteilungen.

Kenntnisse

Kundenservice

Auftragsabwicklung

Terminverfolgung

Kommunikation

Kundenbetreuung

Vertriebssupport

MS Office

ERP-Systeme

Englischkenntnisse (B2)

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Industriekaufmann/-frau

Tools

SAP

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten: Benachrichtigung erstellen

Wer wir sind

Bei Aptar nutzen wir Expertenwissen, Design, Technik und Wissenschaft, um innovative Verpackungstechnologien zu entwickeln, die von Menschen auf der ganzen Welt verwendet werden.

Jeden Tag schaffen wir Aptar \"Aha-Momente\" für Kunden, Verbraucher und Patienten, indem wir kontinuierlich Innovationen auf den Markt bringen. Wir entwickeln durch unsere große Erfahrung und unserem hohen technologischen Know How Spender- und Dosiersysteme für die Bereiche Kosmetik, Haushalt, Lebensmittel und Pharma, die das Leben von vielen Menschen in den vielfältigsten Lebensbereichen erleichtert.

Wir haben Produktionsstätten in Nordamerika, Europa, Asien und Südamerika und über 14.000 engagierte Mitarbeiter*innen in rund 20 Ländern.

Ihre neue Herausforderung

Sie möchten Kundenbeziehungen aktiv mitgestalten, internationale Kunden kompetent betreuen und dabei als wichtige Schnittstelle zwischen Kunden und internen Fachbereichen agieren? Dann werden Sie Teil unseres Teams!

Für unseren Bereich Customer Service Representative suchen wir eine serviceorientierte und strukturierte Persönlichkeit, die unsere Kunden bei allen Fragen rund um Auftragsabwicklung, Terminverfolgung und Kundenanliegen professionell betreut und zu einer hohen Kundenzufriedenheit beiträgt.

Arbeitsort: Standort Dortmund

Vertragsart: befristet

Ihre Aufgaben:

• Auftragsabwicklung & Kundenbedarfsplanung: Sie erfassen, ändern und überwachen Kundenaufträge im ERP-System und stellen eine termingerechte Auftragsabwicklung sicher. Dabei koordinieren Sie Mengen- und Terminänderungen, pflegen Auftragsstatus sowie Forecast-Daten und stimmen Kundenbedarfe mit den internen Fachbereichen ab.
• Kundenbetreuung & Schnittstellenmanagement: Sie sind zentrale Ansprechperson für nationale und internationale Kunden und bearbeiten Anfragen telefonisch, schriftlich sowie über Kundenportale. Kundenanforderungen koordinieren Sie mit internen Abteilungen wie Versand, Qualitätswesen oder Finance und sorgen für eine professionelle Kommunikation.
• Terminverfolgung & Eskalationsmanagement: Sie überwachen Liefertermine und Auftragsfortschritte, erkennen Abweichungen frühzeitig und koordinieren die Klärung mit den relevanten Fachbereichen. Eskalationen bearbeiten Sie eigenständig und präsentieren Kunden nachhaltige Lösungen.
• Forecast- & Bestandsmanagement: Sie übermitteln Kundenbedarfsprognosen, steuern kundenspezifische Abrufe und unterstützen die optimale Bestandsführung. Zudem koordinieren Sie die Abnahme überfälliger Lagerbestände und sorgen für eine reibungslose Versorgung der Kunden.
• Reklamations- & Retourenmanagement: Sie bearbeiten Reklamationen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen, veranlassen Retourenaufträge und stellen eine transparente Kommunikation gegenüber dem Kunden sicher.
• Rechnungs- & Gutschriftenmanagement: Sie erstellen Gut- und Lastschriften gemäß internen Vorgaben, unterstützen bei der Klärung von Preisabweichungen und stellen eine korrekte Auftrags- und Rechnungsabwicklung sicher.
• Konsignationslager-Management: Sie betreuen Kunden-Konsignationslager, koordinieren Bestandsabbauten und stellen die korrekte Abrechnung der entnommenen Mengen sicher. Darüber hinaus koordinieren Sie Bestands- und Verbrauchsmeldungen zwischen Kunden und internen Fachbereichen und unterstützen bei Inventuren.
• Stammdaten- & Systempflege: Sie pflegen kunden- und artikelbezogene Stammdaten, legen neue Artikel an, aktualisieren bestehende Datensätze und übernehmen den Upload von Preislisten sowie die Bereitstellung relevanter Reportings.
• Meetings & Kundenkommunikation: Sie nehmen an Kundenmeetings teil, präsentieren den aktuellen Bearbeitungsstand von Themen und fungieren als kommunikative Schnittstelle zwischen Kunden und internen Abteilungen.
• Administrative Vertriebsunterstützung: Sie erstellen servicebezogene Berechnungen (z. B. Muster-, Paletten- oder Werkzeugkosten) nach Vorgabe und unterstützen den Vertrieb bei operativen und kundenbezogenen Prozessen.
• Fachliche Basis: Sie haben eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie verfügen über erste relevante Berufserfahrung von bis zu 3 Jahren, idealerweise im Customer Service, Vertriebsinnendienst, der Auftragsabwicklung oder Kundenbetreuung eines produzierenden Unternehmens.
• Kunden- & Serviceorientierung: Sie haben Freude am Umgang mit Kunden und überzeugen durch ein professionelles, serviceorientiertes und lösungsorientiertes Auftreten.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän mit Kunden, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartner*innen und arbeiten gerne als verbindende Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen.
• Organisationstalent & Sorgfalt: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen sowie kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Prozessverständnis: Sie bringen ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, Auftragsabwicklungs- und Kundenserviceprozesse mit und können Kundenanforderungen sicher in die operativen Prozesse einbinden.
• Teamgeist: Sie arbeiten gerne bereichsübergreifend mit Vertrieb, Logistik, Qualitätswesen, Finance und weiteren Schnittstellen zusammen und tragen zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit bei.
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise: Sie bearbeiten Ihre Aufgaben selbstständig innerhalb vorgegebener Prozesse, erkennen Handlungsbedarfe frühzeitig und verfolgen Themen konsequent bis zur Lösung.
• IT-Kompetenz: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und verfügen idealerweise über Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen.
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über fließende Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren sicher mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.

Ihr neuer Arbeitgeber

• Global führender Hersteller innovativer Lösungen für Dosiersysteme, Versiegelungen und aktive Verpackungen für Pharma, Beauty und Closures
• 13 000 Mitarbeiter*innen - 20 Länder

Unsere lokalen Standorte in Dortmund & Menden:

• Ca. 350 Mitarbeiter*innen am Standort Dortmund
• Ca. 100 Mitarbeiter*innen am Standort Menden
• Produktion 24 / 7
  • Sprüh- und Dosiersysteme für die kosmetische Industrie
  • Aerosolventile, Sprühköpfe und Lotionpumpen
• Produzierte Teile: 2,87 Milliarden pro Jahr
• Produktionsfläche: 7.000 m²

Ihre Vorteile

• Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Sie übernehmen von Beginn an eine zentrale Rolle in unseren Beschaffungsprozessen und bringen Ihre Ideen aktiv ein.
• Vielfältige Aufgaben: Freuen Sie sich auf ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit Einblicken in internationale Supply-Chain-Prozesse und vielfältige Schnittstellen.
• Teamspirit: Sie arbeiten in einem engagierten, kollegialen Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam Erfolge feiert.
• Offene und motivierende Atmosphäre: Erleben Sie eine moderne, wertschätzende Arbeitsumgebung in einem innovativen Unternehmen.
• Flexibilität für Ihre Work-Life-Balance: Nutzen Sie unser Gleitzeit-Modell sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Attraktives Vergütungspaket: Eine faire Bezahlung nach IG Metall Tarifvertrag, die Ihre Leistungen wertschätzt, ist für uns selbstverständlich.
• Erholung: Genießen Sie 30 Tage Urlaub pro Jahr für Ihre persönliche Auszeit.
• Unsere Basics: Profitieren Sie von Bike-Leasing, subventionierten Kantinenangeboten, Fitnesszuschuss, betrieblicher Altersvorsorge, Employee Assistance Program, Mitarbeiterrabatten und weiteren Benefit

Aptar ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit ausspricht. Wir glauben, dass eine vielfältige Belegschaft der Schlüssel zu unserem Erfolg ist! Wir schätzen Bewerbungen jeglicher Mitglieder unserer Gesellschaft, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion oder Weltanschauung.

Aptar Dortmund GmbH | Hildebrandstraße 20 | 44319 Dortmund