Customer Service Representative (m/w/d)

RxREVU, Inc.; Dortmund; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Aptar sucht am Standort Dortmund eine serviceorientierte Person für den Customer Service, die Aufträge betreut, Termine verfolgt und Kundenanliegen professionell bearbeitet. Sie arbeiten eng mit Versand, Qualität und Finance zusammen und tragen so zu einer hohen Kundenzufriedenheit bei.

Sie koordinieren Anfragen national und international, pflegen Stammdaten, erstellen Reports und unterstützen das Team bei administrativen Vertriebsprozessen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung bis 3 Jahre im Customer Service oder Auftragsabwicklung vorteilhaft.
• Souveräne Kommunikation mit Kunden, internen Abteilungen und internationalen Partnern.

Aufgaben

• Auftragsabwicklung im ERP-System erfassen, ändern und überwachen.
• Kundenanfragen telefonisch, schriftlich oder über Portale bearbeiten.
• Liefertermine überwachen und Eskalationen eigenständig managen.
• Reklamationen, Retouren und Gutschriften koordiniert bearbeiten.
• Stammdatenpflege und Bereitstellung relevanter Reportings.

Kenntnisse

Kundenorientierung

Auftragsabwicklung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

IT-Kompetenz

Englisch B2

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Tools

SAP

ERP-Systeme

MS Office

Jobbeschreibung

Job Opportunity - Customer Service Representative (m/w/d)

Wer wir sind

Bei Aptar nutzen wir Expertenwissen, Design, Technik und Wissenschaft, um innovative Verpackungstechnologien zu entwickeln, die von Menschen auf der ganzen Welt verwendet werden.

Jeden Tag schaffen wir Aptar "Aha-Momente" für Kunden, Verbraucher und Patienten, indem wir kontinuierlich Innovationen auf den Markt bringen. Wir entwickeln durch unsere große Erfahrung und unserem hohen technologischen Know How Spender- und Dosiersysteme für die Bereiche Kosmetik, Haushalt, Lebensmittel und Pharma, die das Leben von vielen Menschen in den vielfältigsten Lebensbereichen erleichtert.

Wir haben Produktionsstätten in Nordamerika, Europa, Asien und Südamerika und über 14.000 engagierte Mitarbeiter*innen in rund 20 Ländern.

Ihre neue Herausforderung

Sie möchten Kundenbeziehungen aktiv mitgestalten, internationale Kunden kompetent betreuen und dabei als wichtige Schnittstelle zwischen Kunden und internen Fachbereichen agieren? Dann werden Sie Teil unseres Teams!

Für unseren Bereich Customer Service Representative suchen wir eine serviceorientierte und strukturierte Persönlichkeit, die unsere Kunden bei allen Fragen rund um Auftragsabwicklung, Terminverfolgung und Kundenanliegen professionell betreut und zu einer hohen Kundenzufriedenheit beiträgt.

Arbeitsort: Standort Dortmund

Vertragsart: befristet

Ihre Aufgaben

• Auftragsabwicklung & Kundenbedarfsplanung: Sie erfassen, ändern und überwachen Kundenaufträge im ERP-System und stellen eine termingerechte Auftragsabwicklung sicher. Dabei koordinieren Sie Mengen- und Terminänderungen, pflegen Auftragsstatus sowie Forecast-Daten und stimmen Kundenbedarfe mit den internen Fachbereichen ab.
• Kundenbetreuung & Schnittstellenmanagement: Sie sind zentrale Ansprechperson für nationale und internationale Kunden und bearbeiten Anfragen telefonisch, schriftlich sowie über Kundenportale. Kundenanforderungen koordinieren Sie mit internen Abteilungen wie Versand, Qualitätswesen oder Finance und sorgen für eine professionelle Kommunikation.
• Terminverfolgung & Eskalationsmanagement: Sie überwachen Liefertermine und Auftragsfortschritte, erkennen Abweichungen frühzeitig und koordinieren die Klärung mit den relevanten Fachbereichen. Eskalationen bearbeiten Sie eigenständig und präsentieren Kunden nachhaltige Lösungen.
• Forecast- & Bestandsmanagement: Sie übermitteln Kundenbedarfsprognosen, steuern kundenspezifische Abrufe und unterstützen die optimale Bestandsführung. Zudem koordinieren Sie die Abnahme überfälliger Lagerbestände und sorgen für eine reibungslose Versorgung der Kunden.
• Reklamations- & Retourenmanagement: Sie bearbeiten Reklamationen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen, veranlassen Retourenaufträge und stellen eine transparente Kommunikation gegenüber dem Kunden sicher.
• Rechnungs- & Gutschriftenmanagement: Sie erstellen Gut- und Lastschriften gemäß internen Vorgaben, unterstützen bei der Klärung von Preisabweichungen und stellen eine korrekte Auftrags- und Rechnungsabwicklung sicher.
• Konsignationslager-Management: Sie betreuen Kunden-Konsignationslager, koordinieren Bestandsabbauten und stellen die korrekte Abrechnung der entnommenen Mengen sicher. Darüber hinaus koordinieren Sie Bestands- und Verbrauchsmeldungen zwischen Kunden und internen Fachbereichen und unterstützen bei Inventuren.
• Stammdaten- & Systempflege: Sie pflegen kunden- und artikelbezogene Stammdaten, legen neue Artikel an, aktualisieren bestehende Datensätze und übernehmen den Upload von Preislisten sowie die Bereitstellung relevanter Reportings.
• Meetings & Kundenkommunikation: Sie nehmen an Kundenmeetings teil, präsentieren den aktuellen Bearbeitungsstand von Themen und fungieren als kommunikative Schnittstelle zwischen Kunden und internen Abteilungen.
• Administrative Vertriebsunterstützung: Sie erstellen servicebezogene Berechnungen (z. B. Muster-, Paletten- oder Werkzeugkosten) nach Vorgabe und unterstützen den Vertrieb bei operativen und kundenbezogenen Prozessen.

Ihr Profil

• Fachliche Basis: Sie haben eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie verfügen über erste relevante Berufserfahrung von bis zu 3 Jahren, idealerweise im Customer Service, Vertriebsinnendienst, der Auftragsabwicklung oder Kundenbetreuung eines produzierenden Unternehmens.
• Kunden- & Serviceorientierung: Sie haben Freude am Umgang mit Kunden und überzeugen durch ein professionelles, serviceorientiertes und lösungsorientiertes Auftreten.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän mit Kunden, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartner*innen und arbeiten gerne als verbindende Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen.
• Organisationstalent & Sorgfalt: Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Vorgängen sowie kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Prozessverständnis: Sie bringen ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe, Auftragsabwicklungs- und Kundenserviceprozesse mit und können Kundenanforderungen sicher in die operativen Prozesse einbinden.
• Teamgeist: Sie arbeiten gerne bereichsübergreifend mit Vertrieb, Logistik, Qualitätswesen, Finance und weiteren Schnittstellen zusammen und tragen zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit bei.
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise: Sie bearbeiten Ihre Aufgaben selbstständig innerhalb vorgegebener Prozesse, erkennen Handlungsbedarfe frühzeitig und verfolgen Themen konsequent bis zur Lösung.
• IT-Kompetenz: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und verfügen idealerweise über Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen.
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über fließende Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2) sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren sicher mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern.

Ihr neuer Arbeitgeber

• Global führender Hersteller innovativer Lösungen für Dosiersysteme, Versiegelungen und aktive Verpackungen für Pharma, Beauty und Closures
• 13 000 Mitarbeiter*innen - 20 Länder

Unsere lokalen Standorte in Dortmund & Menden