CSO Office - Program Manager (m/w/d)

USU Software AG; Karlsruhe; Hybrid; EUR 90.000 - 135.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildung U Step Up

Buddyprogramm und Einarbeitungsplan

Flexible Arbeitszeiten

Home Office möglich

30 Tage Urlaub jährlich

Unfallversicherung

Firmenfitness

Mittagessenangebot

Getränke & Snacks kostenfrei

Parkplatz mit Ladestationen

Zusammenfassung

USU Software AG sucht einen CSO Office - Program Manager, der die zentrale Schnittstelle zum Chief Sales Officer bildet und Themen von Planung bis Umsetzung koordiniert.

Sie strukturieren laufende Themen, bereiten Agenden vor, dokumentieren Entscheidungen und sorgen für Transparenz sowie reibungslose Abläufe in der Commercial Organization. Englischkenntnisse und Organisationstalent sind gefragt.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Projekt- oder Programmmanagement, ideal im Executive Office oder einer Stabsfunktion.
• Organisationstalent mit sehr gutem Priorisierungssinn.
• Selbstständige, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Strukturierung und Priorisierung laufender Themen im CSO Office.
• Koordination ausgewählter Termine und Vorbereitung von Agenden, Briefings und Entscheidungsgrundlagen.
• Teilnahme an Meetings, Dokumentation von Entscheidungen und Nachverfolgung offener Punkte.

Kenntnisse

Projektmanagement

Programmmanagement

Organisationstalent

Priorisierung

Selbstständigkeit

Kommunikation

Vertraulichkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Ändere mit uns die Servicewelt und lass uns gemeinsam Unternehmen durch bessere Workflows, bessere Zusammenarbeit und besseren Informationsfluss begeistern! USU ist der führende Anbieter von Software- und Servicelösungen für IT & Customer Service Management. Es erwarten Dich mehr als 650 tolle Kolleg:innen an 10 Standorten in vielen Ländern, die sich darauf freuen, zusammen mit Dir Maßstäbe für eine bessere Servicewelt zu setzen.

Als CSO Office - Program Manager bist du die zentrale Schnittstelle zwischen unserem Chief Sales Officer und der Commercial Organization. Du sorgst dafür, dass aus Gesprächen und Entscheidungen tatsächlich Ergebnisse werden: Du strukturierst laufende Themen, koordinierst wichtige Formate und Termine, dokumentierst nächste Schritte und stellst vor allem sicher, dass diese auch umgesetzt werden.

Die Rolle verbindet operative Koordination mit echtem Programmmanagement. Du begleitest bereichsübergreifende Initiativen von der Planung bis zum Abschluss, arbeitest eng mit Sales, Marketing, Sales Operations und weiteren Funktionen zusammen und schaffst die Transparenz, die eine wachsende Commercial Organization braucht.

Du entwickelst dich dabei zu einer vertrauensvollen Anlaufstelle für das CSO Office – jemand, der Themen nicht nur verwaltet, sondern voranbringt.

Gemeinsam begeistern wir unsere Kunden für eine bessere Servicewelt.

Wir haben spannende Aufgaben für Dich:

Unterstützung des CSO Office

• Du unterstützt den CSO bei der Strukturierung und Priorisierung laufender Themen.
• Du koordinierst ausgewählte Termine und stellst sicher, dass die notwendige Vorbereitung rechtzeitig erfolgt.
• Du bereitest Agenden, Briefings, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für interne Meetings vor.

Follow-up und Umsetzung

• Du nimmst an ausgewählten Meetings und Calls teil und dokumentierst Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte.
• Du führst eine zentrale Übersicht über die wichtigsten Initiativen, Maßnahmen und offenen Aufgaben des CSO Office.
• Du verfolgst vereinbarte Maßnahmen proaktiv nach und sorgst dafür, dass Verantwortliche und Termine transparent sind.
• Du steuerst ausgewählte bereichsübergreifende Projekte innerhalb der Commercial Organization.
• Du entwickelst geeignete Projektpläne, koordinierst Beteiligte und stellst die Umsetzung vereinbarter Meilensteine sicher.
• Du arbeitest eng mit Sales, Sales Engineering, Sales Operations, Marketing, Product Management und weiteren relevanten Funktionen zusammen.
• Du schaffst Transparenz über Fortschritte, Abhängigkeiten, Risiken und notwendige Entscheidungen.

• Du steuerst ausgewählte bereichsübergreifende Projekte innerhalb der Commercial Organization.
• Du entwickelst geeignete Projektpläne, koordinierst Beteiligte und stellst die Umsetzung vereinbarter Meilensteine sicher.
• Du arbeitest eng mit Sales, Sales Engineering, Sales Operations, Marketing, Product Management und weiteren relevanten Funktionen zusammen.
• Du schaffst Transparenz über Fortschritte, Abhängigkeiten, Risiken und notwendige Entscheidungen.

Meetings, Events und Commercial Cadence

• Du koordinierst zentrale Formate der Commercial Organization wie QBRs, Leadership Meetings und Offsites.
• Du verantwortest gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern die Planung und Durchführung unseres jährlichen Sales Kick-offs. Dabei koordinierst du sowohl organisatorische als auch inhaltliche Bestandteile – von Enablement-Sessions bis zur Award Ceremony.
• Du stellst sicher, dass Meetings und Veranstaltungen klare Ziele, eine professionelle Agenda und ein strukturiertes Follow-up haben.

Das bringst Du mit:

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung im Projekt- oder Programmmanagement, im Executive Office, in einer Stabsfunktion oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Du kannst mehrere Themen parallel strukturieren, priorisieren und zuverlässig zum Abschluss bringen.
• Du arbeitest sehr selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert.
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten.
• Du kannst Menschen verbindlich an Zusagen und Termine erinnern und behältst auch bei vielen Beteiligten den Überblick.
• Du kommunizierst sicher und professionell über unterschiedliche Funktionen und Hierarchieebenen hinweg.
• Du kannst komplexe Sachverhalte schnell erfassen und prägnant für Entscheidungen aufbereiten.
• Du bist pragmatisch, hands-on und übernimmst Verantwortung – auch für Aufgaben, die sich nicht immer klar einer einzelnen Funktion zuordnen lassen.
• Du gehst vertrauensvoll und diskret mit sensiblen Informationen um.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Was dich in dieser Rolle erfolgreich macht

• Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben an dich herangetragen werden, sondern erkennst selbst, wo Unterstützung oder Nachsteuerung erforderlich ist.
• Du dokumentierst nicht nur nächste Schritte, sondern sorgst dafür, dass diese umgesetzt werden.
• Du kannst zwischen strategischen Initiativen, operativen Aufgaben und organisatorischen Anforderungen flexibel wechseln.
• Du entwickelst dich zu einer zentralen Anlaufstelle für die Themen und Initiativen des CSO Office.

Unsere Benefits:

• Individuelle Weiterbildung im Weiterbildungsprogramm U Step Up!
• Buddyprogramm und individueller Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende sowie eine Einführungsveranstaltung
  Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten möglich
• Workation im EU Ausland
• 30 Tage Urlaub jährlich, zusätzliche Urlaubstage bei langer Betriebszugehörigkeit sowie weitere Sonderurlaube
• Bis zu 44 zusätzliche Urlaubstage gegen Gehaltsumwandlung möglich
• Unfallversicherung und Unterstützung bei der Berufsunfähigkeitsabsicherung
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Firmenfitness Programm (EGYM Wellpass, Urban Sports Club)
• Prämien für die Werbung neuer Mitarbeitenden
• Subventioniertes Mittagsessensangebot
• Eine Auswahl an Heiß- und Kaltgetränken & Snacks werden kostenfrei zur Verfügung gestellt
• Ausreichendes Parkplatzangebot mit Ladestationen für Elektrofahrzeuge

Home Office, Aachen, Karlsruhe, Leinfelden-Echterdingen, Möglingen