Bürosachbearbeiterin oder Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Auswärtiges Amt; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Ersthelfer-Ausbildung

Brandschutzhelfer-Ausbildung

Englische Grundkenntnisse

Job summary

Auswärtiges Amt in Berlin sucht eine Bürosachbearbeiterin bzw. Bürosachbearbeiter (m/w/d) für Veranstaltungssicherheit. Die Stelle ist unbefristet, Voll- oder Teilzeit. Entgeltgruppe 9a TVöD Bund; Kennziffer 51-2026.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Beurteilung und Planung von Sicherheitsmaßnahmen, Koordination mit Polizei und externen Partnern sowie die Einsatzplanung und Abrechnung der Veranstaltungssicherheit. Wir erwarten Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung.

Qualifications

• Meister/in für Schutz und Sicherheit oder abgeschlossene Berufsausbildung als Fachkraft für Schutz und Sicherheit oder Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Veranstaltungskaufmann/-frau mit mindestens zweijähriger Erfahrung im Bereich Sicherheit, Objektschutz oder Veranstaltungssicherheit
• mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung nach Abschluss der Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Veranstaltungsorganisation
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Niveau C1)

Responsibilities

• Sie beurteilen, planen und bereiten die Sicherheitsmaßnahmen von Veranstaltungen des Auswärtigen Amts im Inland vor und koordinieren diese mit den Veranstaltenden, der Bundes- oder Landespolizei, dem Bundeskriminalamt sowie externen Firmen.
• Bei Bedarf sind Sie auch Ansprechperson für ausländische Sicherheitskräfte und weisen diese in den Veranstaltungsbereich, den Programmablauf und die Sicherheitsbestimmungen ein.
• Die Einsatzplanung und Dienstaufsicht für externes Sicherheitspersonal sowie die Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Störungen oder Gefahrensituationen gehören zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Bei der Abrechnung der Veranstaltungssicherheit und der Überprüfung der Preisgestaltung der externen Sicherheitsfirmen gehen Sie mit großer Sorgfalt vor.
• Sie arbeiten sicher mit MS-Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Skills

Veranstaltungsorganisation

Sicherheitskoordination

MS-Office Kenntnisse

Teamarbeit

Dienstplanung

Education

Meister/in Schutz und Sicherheit

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau Büromanagement

Job description

Als Ministerium mit einem Netz von über 200 Botschaften und Konsulaten ist das Auswärtige Amt Deutschlands Stimme in der Welt. Wir pflegen bilaterale und multilaterale Beziehungen, erteilen Visa, unterstützen Deutsche im Ausland, fördern Wirtschaft und Kultur und leisten humanitäre Hilfe.

Unsere Aufgaben im In- und Ausland sind so vielfältig, wie wir uns unser Team wünschen[.]

An unserem Dienstort in Berlin ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit folgende Stelle zu besetzen

Bürosachbearbeiterin oder Bürosachbearbeiter (m/w/d) Veranstaltungssicherheit

Entgeltgruppe 9a TVöD Bund; Kennziffer: 51-2026

In unserem dynamischen und engagierten Team der Sicherheit im Inland erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten im Bereich der Veranstaltungssicherheit. Sie beraten bei der Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen und begleiten in Sicherheitsfragen schon während der Planungsphase. Dabei arbeiten Sie vertrauensvoll und zielorientiert mit der Bundespolizei zusammen. Uns ist eine offene und kooperative Arbeitsatmosphäre wichtig, in der sich alle Teammitglieder gegenseitig unterstützen.

Ihre Aufgaben

• Sie beurteilen, planen und bereiten die Sicherheitsmaßnahmen von Veranstaltungen des Auswärtigen Amts im Inland vor und koordinieren diese mit den Veranstaltenden, der Bundes- oder Landespolizei, dem Bundeskriminalamt sowie externen Firmen.
• Bei Bedarf sind Sie auch Ansprechperson für ausländische Sicherheitskräfte und weisen diese in den Veranstaltungsbereich, den Programmablauf und die Sicherheitsbestimmungen ein.
• Die Einsatzplanung und Dienstaufsicht für externes Sicherheitspersonal sowie die Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Störungen oder Gefahrensituationen gehören zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Bei der Abrechnung der Veranstaltungssicherheit und der Überprüfung der Preisgestaltung der externen Sicherheitsfirmen gehen Sie mit großer Sorgfalt vor.
• Sie arbeiten sicher mit MS-Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.

Das macht Sie als Person aus

• Arbeit mit internationalem Bezug reizt Sie.
• Hohe Flexibilität im Rahmen eines sich ständig verändernden Umfeldes zeichnet Sie aus.
• Engagiertes und selbständiges Arbeiten macht Ihnen Spaß und Sie übernehmen gerne Verantwortung.
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
• Sie kommunizieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
• Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen.
• Sie behalten Ziele im Blick und vertreten Ihre Position.

Ihr Profil (erforderlich)

• Meister/‑in für Schutz und Sicherheit oder abgeschlossene Berufsausbildung als Fachkraft für Schutz und Sicherheit oder abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/‑r, Kaufmann/‑frau für Büromanagement oder Veranstaltungskaufmann/‑frau mit nachgewiesener mindestens zweijähriger Erfahrung im Bereich Sicherheit, Objektschutz oder Veranstaltungssicherheit
• mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung nach Abschluss der Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Veranstaltungsorganisation
• Gute körperliche Verfassung (langes Stehen, zügiges Gehen, Heben und Tragen von Lasten, 24/7-Tauglichkeit). Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren wird die gesundheitliche Eignung durch eine ärztliche Untersuchung des Gesundheitsdienstes des Auswärtigen Amts festgestellt.
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (entsprechend Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens)

Wir freuen uns ergänzend über

• Ausbildung als Ersthelfer
• Ausbildung als Brandschutzhelfer
• Grundkenntnisse der englischen Sprache

Im Rahmen des Auswahlverfahrens wird eine Reserveliste gebildet. Diese kann als Eignungsliste herangezogen werden für den Fall, dass innerhalb eines Jahres nochmals...