Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Verwaltung (m/w/d) (Karlsruhe)

Stiftungen; Karlsruhe; Hybrid; EUR 48,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Job summary

Stiftung Forum Recht sucht in Karlsruhe eine/n Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Verwaltung (m/w/d) zur Bearbeitung von Rechnungen, Zahlungsverkehr und Inventuren. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit und nach TVöD E7 vergütet.

Sie arbeiten eng mit Fachabteilungen zusammen, führen Kreditkartenprozesse durch und unterstützen Vergabeprojekte. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in öffentlicher Mittelbewirtschaftung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung in der Finanzbuchhaltung, idealerweise in einer mit öffentlichen Mitteln finanzierten Organisation
• Gute Kenntnisse in der Buchhaltung und der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel
• Kenntnisse in Reisekostenrecht und der Bundeshaushaltsordnung (BHO) wünschenswert
• Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Ausgewiesene Teamfähigkeit, Organisations- und Sozialkompetenzen

Responsibilities

• Bearbeitung von Rechnungen (analog und digital) und des Zahlungsverkehrs einschließlich des Erstellens von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen unter Beachtung der Vorgaben der Bundeshaushaltsordnung (BHO)
• Klärung von Sachverhalten, offenen Posten und Unstimmigkeiten in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sowie externen Ansprechpartnern
• Abwicklung der Kreditkartenabrechnungsprozesse
• Überwachung von Zahlungseingängen, Mahn- und Inkassowesen
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Rechnungsablage und Erfassung der Zahlungen in der Rechnungslegung
• Inventarisierung sowie Planen und Durchführen von Inventuren und Bestandsbewertungen
• Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen sowie Digitalisierungsprojekten
• Reisekostenberechnung gemäß Bundesreisekostengesetz
• Unterstützung des Teams bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren
• Erfassung der Rechnungen in der Vergabeplattform im Internet inkl. Pflege der eigenbetriebseigenen Firmendatenbank

Skills

Teamfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Sozialkompetenz

Bereitschaft zu eigenverantwortlichem,

Education

Kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Excel

MS Project

OneNote

Job description

Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Verwaltung (m/w/d)(Karlsruhe)

Recht ist unsichtbar und prägt trotzdem spürbar unseren Alltag. Der Rechtsstaat schützt uns in Deutschland und Europa vor Willkür und gewährleistet unsere Freiheiten in einer pluralistischen Gesellschaft. Mit dem Forum Recht machen wir Recht und Rechtsstaat erlebbar und schaffen Räume, in denen Menschen mehr über Recht und Rechtsstaat lernen und über Ihre Erfahrungen sprechen. Hierfür entstehen in Karlsruhe und Leipzig einzigartige Ausstellungs-, Veranstaltungs-, Vermittlungs- und Diskussionsorte. Zur Umsetzung dieses Ziels hat der Deutsche Bundestag 2019 die öffentlich-rechtliche bundesunmittelbare Stiftung Forum Recht gegründet. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Karlsruhe eine / einen

Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter Verwaltung (m/w/d)

Die Vergütung erfolgt gem. E 7 TVöD Bund (Vollzeit, unbefristet)

Aufgaben

• Bearbeitung von Rechnungen (analog und digital) und des Zahlungsverkehrs einschließlich des Erstellens von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen unter Beachtung der Vorgaben der Bundeshaushaltsordnung (BHO)
• Klärung von Sachverhalten, offenen Posten und Unstimmigkeiten in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sowie externen Ansprechpartnern
• Abwicklung der Kreditkartenabrechnungsprozesse
• Überwachung von Zahlungseingängen, Mahn- und Inkassowesen
• Lieferanten- und Kundenmanagement
• Rechnungsablage und Erfassung der Zahlungen in der Rechnungslegung
• Inventarisierung sowie Planen und Durchführen von Inventuren und Bestandsbewertungen
• Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen sowie Digitalisierungsprojekten
• Reisekostenberechnung gemäß Bundesreisekostengesetz
• Unterstützung des Teams bei der Bearbeitung von Vergabeverfahren
• Erfassung der Rechnungen in der Vergabeplattform im Internet inkl. Pflege der eigenbetriebseigenen Firmendatenbank

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung in der Finanzbuchhaltung, idealerweise in einer mit öffentlichen Mitteln finanzierten Organisation
• Gute Kenntnisse in der Buchhaltung und der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel
• Ausgeprägte Kenntnisse der gängigen Microsoft Office-, Internetanwendungen (bspw. Excel, Word, MS Project, OneNote) mit der Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten
• Kenntnisse in Reisekostenrecht und der Bundeshaushaltsordnung (BHO) wünschenswert
• Gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Ausgewiesene Teamfähigkeit, Organisations- und Sozialkompetenzen
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• hohe Eigeninitiative und überdurchschnittliches Engagement
• Fähigkeit, auch unter großer zeitlicher Belastung sehr gute Arbeit abzuliefern und stets freundlich zu bleiben

Weitere Infos

Die Vergütung erfolgt gemäß Entgeltgruppe E 7 TVöD Bund. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39 Std./Woche).

Sie erwartet eine spannende Tätigkeit in einer Institution, die sich an der Schnittstelle zwischen Recht, Politik, Kultur, Wirtschaft und Zivilgesellschaft bewegt, viele Gestaltungsmöglichkeiten, eine betriebliche Altersvorsorge (VBL), eine offene und herzliche Arbeitsatmosphäre in einem hochqualifizierten Team, eigenverantwortliches Arbeiten und ein kreatives Arbeitsumfeld. Wir bieten eine sichere Vergütung und Urlaub nach den Regelungen des TVöD. Weitere Informationen zur Stiftung Forum Recht finden Sie unter www.stiftung-forum-recht.de .

Die Stiftung Forum Recht hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt der Belegschaft zu erhöhen und die berufliche Gleichstellung zu fördern und begrüßt deshalb Bewerbungen aller Fachkräfte, unabhängig von Geschlecht, ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Bewerbungsschluss ist der 13. November 2026,

Bei weiteren Rückfragen steht Ihnen die Personalstelle der Stiftung, Holly Kalmes, unter der angegebenen E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Eventuell anfallende Kosten, die Dir durch das Vorstellungsgespräch entstehen, werden nicht erstattet.

Durch die Abgabe Ihrer Bewerbung willigen Sie darin ein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in den Systemen der Stiftung Forum Recht für dieses Bewerbungsverfahren speichern und verarbeiten. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.