Büroangestellte:r

ifa (Institut für Auslandsbeziehungen); Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jahressonderzahlung

Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil

Deutschland-Ticket Zuschuss

Öffentliche Verkehrsanbindung

Gesundheitsförderung

Fort- und Weiterbildung

Zusammenfassung

Das ifa – Institut für Auslandsbeziehungen sucht in Berlin ab 01.10.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit für die Abteilung Dialoge.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Aktenmanagement, Zahlungsanordnungen, Monitoring der Projektmittel und die Beratung von NGOs im In- und Ausland. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, ausgezeichnete Excel-Kenntnisse und gute Englischkenntnisse mit. Die Vergütung erfolgt nach TVöD-Bund mit entsprechenden Zusatzleistungen.

Qualifikationen

• Eine mind. dreijährige Berufsausbildung (Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse).
• Gute Kenntnisse in Finanzadministration, Aktenführung, und Umgang mit Datenbanken.
• Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel.
• Sehr gute Englischkenntnisse wünschenswert.
• Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz.

Aufgaben

• Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen.
• Erstellung von Zahlungsanordnungen, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit, Monitoring und Steuerung der Projektmittel; Vergabe dokumentieren.
• Beratung interessierter NGOs im In- und Ausland als Erstkontakt über Fördermöglichkeiten und Antragsverfahren.
• Verwaltungstechnischer Schriftverkehr und Koordination des internen Dokumentenaustauschs.
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit sowie Durchführung von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Excel

Finanzadministration

Datenbanken

Englisch (wünschenswert)

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse

Tools

Microsoft Excel

Jobbeschreibung

Für das Förderprogramm zivik in Berlin sucht die Abteilung Dialoge ab 01.10.2026 eine:n Officemanager:in (w/m/d) in Vollzeit.

Das ifa– Institut für Auslandsbeziehungen schafft mit seiner Arbeit in Kunst und Zivilgesellschaft international Verständnis und Vertrauen zwischen Menschen. Es fördert demokratische Zivilgesellschaften und setzt sich ein für Freiheit in Kunst und Wissenschaft sowie für Meinungsfreiheit. Sein internationales Wissen und seine Netzwerke bringt es in Kunst und Kultur, Politik und Gesellschaft in Debatten ein und erweitert Perspektiven in Deutschland und international. Die Arbeit des ifa beruht auf freiheitlich-demokratischen Werten. So trägt es zu einem authentischen, positiven Deutschlandbild bei. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart sowie, programmbezogen, vom Bundesministerium des Innern.

Mit dem Förderprogramm zivik – Zivile Konfliktbearbeitung werden mit Mitteln des Auswärtigen Amts weltweit Nichtregierungsorganisationen in der Krisenprävention, Stabilisierung und Friedensförderung beraten und gefördert.

Was Du mitbringst

• Eine mind. dreijährige Berufsausbildung (Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse)
• Gute Kenntnisse in Finanzadministration, Aktenführung, und Umgang mit Datenbanken
• Sehr gute Beherrschung von Microsoft Excel
• Sehr gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Freundliches, souveränes Auftreten und interkulturelle Kompetenz

Was dich erwartet

• Du bist zuständig für Anlage, Pflege und systematische Ordnung von Akten und Dateiordnern zu Anträgen und Projektförderungen sowie für die Erfassung in Listen und Datenbanken.
• Du erstellst Zahlungsanordnungen, prüfst die rechnerische Richtigkeit und unterstützt Monitoring und Steuerung der Projektmittel. Für die Vergabe einzelner Aufträge (Dienstleistungen und Anschaffungen) führst du das Auswahlverfahren durch und dokumentierst die Vergabe.
• Du berätst interessierte NGOs im In- und Ausland als Erstkontakt über Fördermöglichkeiten und Antragsverfahren.
• Du begleitest den verwaltungstechnischen Schriftverkehr und koordinierst den internen Dokumentenaustausch.
• Du unterstützt die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Durchführung von Veranstaltungen.

Was wir dir bieten

Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation.

Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund vorgesehen. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Deine flexiblen Arbeitszeiten werden im Team abgestimmt.

Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, einer Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernden Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.

Deine Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.