Back Office Administrator (m/w/d)

Occhio GmbH; München; Vor Ort; EUR 32.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobRad

Wellpass

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterkonditionen

Zusammenfassung

Occhio GmbH, eine führende Designmarke Europas im Lichtdesign, sucht einen Back Office Administrator zur Unterstützung der administrativen Abläufe im Storebetrieb und im Vertrieb.

Zu Ihren Aufgaben gehören Bestellungen erfassen und nachverfolgen, Aufträge koordinieren, Angebotsunterlagen vorbereiten, Daten in CRM/ERP pflegen und Liefertermine koordinieren. Es erwartet Sie ein projektorientiertes Umfeld mit enger Zusammenarbeit im Sales-Team.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Back Office, Administration, Auftragsmanagement oder Vertriebsinnendienst.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Qualitätsverständnis in administrativen Prozessen.
• Freude an Zusammenarbeit mit Sales-Teams in projektorientiertem Vertriebsumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook).
• Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen (ERP) und CRM-Anwendungen von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen im Auftragsmanagement über verschiedene Hersteller.
• Administrative Abwicklung des täglichen Store- und Vertriebsgeschäfts inklusive interner Koordination.
• Unterstützung des Sales-Teams bei Angebotsunterlagen, Auftragsklärung sowie der Projektorganisation im Vertrieb.
• Professionelle Kommunikation mit Herstellern, Lieferanten und internen Schnittstellen.
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in CRM/ERP.
• Koordination von Lieferterminen, Nachverfolgung von Abweichungen sowie Klärung von Rückfragen.
• Strukturierte Dokumentation und revisionssichere Ablage aller Unterlagen.
• Sicherung von Genauigkeit, Vollständigkeit und hoher Datenqualität in allen Prozessen.

Kenntnisse

MS Office

ERP

CRM

Organisiert

Deutsch fließend

Englisch wünschenswert

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

CRM-Anwendungen

Jobbeschreibung

Rolle & Verantwortung

Der Back Office Administrator übernimmt eine zentrale Funktion im Storebetrieb. Die Position stellt sicher, dass administrative Prozesse, Bestellungen und interne Abläufe effizient, korrekt und termingerecht umgesetzt werden. Damit leistet die Rolle einen entscheidenden Beitrag zur Qualität unserer Kundenprojekte und zur Leistungsfähigkeit des gesamten Teams.

Deine Aufgaben

• Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen im Rahmen eines strukturierten Auftragsmanagements über verschiedene Hersteller
• Administrative Abwicklung des täglichen Store- und Vertriebsgeschäfts inklusive interner Koordination
• Unterstützung des Sales-Teams bei der Erstellung von Angebotsunterlagen, der Auftragsklärung sowie der Projektorganisation im Vertrieb
• Professionelle Kommunikation mit Herstellern, Lieferanten und internen Schnittstellen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Logistik)
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in relevanten Systemen (CRM/ERP)
• Koordination von Lieferterminen, Nachverfolgung von Abweichungen sowie Klärung von Rückfragen
• Strukturierte Dokumentation und revisionssichere Ablage aller auftrags- und projektbezogenen Unterlagen
• Sicherstellung von Genauigkeit, Vollständigkeit und hoher Datenqualität in sämtlichen administrativen und vertriebsnahen Prozessen

Dein Profil & das bringst DU mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Back Office, in der Administration, im Auftragsmanagement oder Vertriebsinnendienst
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein starkes Qualitätsverständnis in administrativen Prozessen
• Freude an der Zusammenarbeit mit Sales-Teams in einem projektorientierten Vertriebsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook)
• Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen (ERP) und CRM-Anwendungen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert

Was Occhio dir bietet – innovativ, flexibel, inspirierend

• Arbeiten bei einer führenden Designmarke Europasmit Fokus aufLichtdesign
• Innovatives und internationalesArbeitsumfeldmit Gestaltungsspielraum
• KontinuierlicheWeiterentwicklungdurchOcchio Academy, Trainings und Projekte
• Attraktive Zusatzleistungen:JobRad,Wellpass, betrieblicheAltersvorsorge, Mitarbeiterkonditionen
• Motiviertes, designaffinesTeamund leistungsgerechteVergütung

Werde Teil unserer Culture of Light – und gestalte die Zukunft des Lichts bei Occhio!