Assistenzkraft (m/w/d)

Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr; Bingen am Rhein; Vor Ort; EUR 24.000 - 32.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

flexible Arbeitszeiten

Teilzeitmodelle

Job-Ticket Zuschuss

Dienstrad-Leasing

Zusammenfassung

Das Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr in Rheinland-Pfalz sucht eine Assistenzkraft (m/w/d) in der Abteilung Zentralabteilung, Referat 322 Personal. Die Stelle wird mit 19,5 Stunden pro Woche besetzt und setzt eine einschlägige Verwaltungsausbildung bzw. vergleichbaren Abschluss voraus.

Erforderlich sind Grundkenntnisse in MS Office und erste Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich. Zu Ihren Aufgaben gehören Personalaktenführung, Erfassung von Personaldaten im System IPEMA,

Qualifikationen

• eine einschlägige abgeschlossene Verwaltungsausbildung bzw. vergleichbarer Abschluss sowie Grundkenntnisse in Microsoft-Office (Word, Excel, Outlook).
• erste Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich, Grundkenntnisse oder Interesse an Personalaktenführung bzw. dem Umgang mit Aktenplänen.

Aufgaben

• Anlegen neuer Personalakten sowie fortlaufendes Einsortieren und Abheften von Personalvorgängen, inklusive Führung der Sachakten.
• Erfassung, Vervollständigung und Aktualisierung von Personaldaten im System IPEMA.
• Erstellung von Glückwunsch-, Jubiläums- und Kondolenzschreiben sowie Fertigung von Beiträgen für Sprechvorlagen inkl. Terminorganisation.
• Zusammenstellung von Unterlagen für Begrüßungsmappen neuer Mitarbeitender.
• Ausfertigung von Schreibens nach Vorlage sowie nach Einzelweisung durch Sachbearbeiter/innen.
• Mitwirkung bei der Erstellung des Personal-Newsletters „Welcome and Farewell!“
• Geburtstagslisten erstellen und Datenbestand ausgeschiedener/beurlaubter Mitarbeitender pflegen.
• Veröffentlichung von Beiträgen im Intranet des Ministeriums.
• Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung.

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r bzw. vergleichbarer Abschluss (Angestelltenlehrgang I) oder Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Im Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Referat 322 „Personal“ der Abteilung 2 „Zentralabteilung“ die Stelle einer Assistenzkraft (m/w/d) mit der Hälfte der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19,5 Stunden) zu besetzen.

Das Ministerium des Innern, für Integration und Verkehr verantwortet ein breites Aufgabenspektrum und bietet entsprechend vielfältige Beschäftigungsmöglichkeiten. Ein Kernbereich ist die öffentliche Sicherheit und Ordnung mit Polizei, Verfassungsschutz, Brand- und Katastrophenschutz sowie Rettungsdienst. Darüber hinaus sind die Aufgabenschwerpunkte Integration sowie Verkehr und Mobilität verankert.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Anlegen neuer Personalakten sowie das fortlaufende Einsortieren und Abheften von Personalvorgängen und Dokumenten inklusive Führung der Sachakten,
• kontinuierliche Erfassung, Vervollständigung und Aktualisierung von Personaldaten im Personalmanagementsystem (IPEMA),
• Erstellung von Glückwunsch-, Jubiläums- und Kondolenzschreiben nach Vorlage sowie Fertigung von Beiträgen für Sprechvorlagen inkl. der Terminorganisation,
• Zusammenstellung von Unterlagen für Begrüßungsmappen neuer Mitarbeitender,
• Ausfertigung von Schreiben nach Vorlage (z. B. Serienbriefe im Rahmen des Beförderungsverfahrens) sowie von Schreiben nach Einzelweisung durch die Sachbearbeiter/innen,
• Mitwirkung bei der Erstellung des Personal-Newsletters „Welcome and Farewell!“,
• Erstellen von Geburtstagslisten sowie Pflege des Datenbestandes der ausgeschiedenen und beurlaubten Mitarbeiter/innen,
• Veröffentlichung von Beiträgen im Intranet des Ministeriums,
• Vertretung des Vorzimmers der Abteilungsleitung.

Wir setzen voraus:

• eine einschlägige abgeschlossene Verwaltungsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r) bzw. ein vergleichbarer Abschluss (Angestelltenlehrgang I) oder Kaufmann/-frau für Büromanagement bzw. ein vergleichbarer Abschluss sowie Grundkenntnisse in Microsoft-Office (Word, Excel und Outlook).
• erste Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich, Grundkenntnisse oder Interesse an der Personalaktenführung bzw. dem Umgang mit Aktenplänen, Kenntnisse im Umgang mit Rechtsvorschriften.

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, sorgfältige Arbeitsweise, überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft, hohe Belastbarkeit, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.

Das können Sie von uns erwarten:

• vielfältige berufliche Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen des Personal-entwicklungskonzeptes,
• ein umfassendes Onboarding,
• einen sicheren Arbeitsplatz,
• Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten,
• ein wertschätzendes, offenes und transparentes Arbeitsumfeld und -klima,
• Work-Life-Balance durch familienfreundliche, flexible und moderne Arbeitszeiten und ‑formen, Teilzeitmodelle und Homeoffice,
• ein vielfältiges Fortbildungs- und Qualifizierungsangebot zur Vertiefung von Fach- und Methodenkompetenzen,
• ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot,
• attraktive Innenstadtlage,
• einen Zuschuss zum Job-Ticket bzw. die Möglichkeit der Nutzung der Tiefgarage sowie
• die Möglichkeit zum Dienstrad-Leasing.

Die Eingruppierung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und kann bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 5 TV-L erfolgen.

Mit der Abgabe der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie einer Überprüfung Ihrer Person zu. Die Wahrnehmung der Tätigkeit setzt ein einwandfreies Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung (Ü 2) nach dem Landessicherheitsüberprüfungsgesetz voraus.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten, die durch Familienarbeit oder ehrenamtliche Tätigkeit erworben wurden, werden bei der Beurteilung der Qualifikation im Rahmen des § 8 Abs. 1 des Landesgleichstellungsgesetzes berücksichtigt.

Das Land Rheinland-Pfalz beschäftigt viele Menschen in sehr unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern und mit ganz unterschiedlichen Qualifikationen. Wir fördern aktiv die Gleichbehandlung aller Menschen und wünschen uns daher ausdrücklich Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von der ethnischen Herkunft, dem Geschlecht, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung oder der sexuellen Identität.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine weitere Erhöhung des Frauenanteils an und sind daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert.

Sehr gute Rahmenbedingungen, um berufliche und Familienaufgaben zu vereinbaren, wie zum Beispiel moderne Arbeitszeitmodelle und weitreichende Gleitzeitregelungen sowie die grundsätzliche Möglichkeit des mobilen Arbeitens im Home Office, gewährleisten wir über unsere Selbstverpflichtung "DIE LANDESREGIERUNG - EIN FAMILIENFREUNDLICHER ARBEITGEBER". Es wird die Bereitschaft erwartet, die Arbeitszeit nach den dienstlichen Erfordernissen flexibel zu gestalten.