Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d), Kennziffer: 215AE2025

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Rostock; Vor Ort; EUR 28.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Rostock sucht eine engagierte Assistenzkraft in Vollzeit zur Unterstützung des Büros der Senatorin für Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität. Die Rolle umfasst vielfältige Aufgaben von der Postbearbeitung über Terminorganisation bis zur digitalen Verwaltungsorganisation. Bewerbungen sind bis zum 14. Januar 2026 möglich. Bevorzugung gibt es für Personen mit Schwerbehinderung und für Mitbewerber, die für das Allgemeinwohl tätig sind.

Leistungen

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Flexible Arbeitszeiten

Jahresurlaub 30 Tage

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann oder vergleichbar.
• Wünschenswert sind einschlägige Erfahrungen im Assistenzbereich, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung.
• Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik.

Aufgaben

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs.
• Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen.
• Digitale Verwaltungsorganisation und Aktenführung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

Kenntnisse der DIN 5008

MS-Office-Anwendungen

Ausbildung

Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann

Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

Tools

Dokumentenmanagement-System d.3

Jobbeschreibung

Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d), Kennziffer: 215AE2025

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine befristete Planstelle im Rahmen einer Krankheitsvertretung im Sinne des § 14 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz in Vollzeit (39 Wochenstunden) bei der Senatorin für Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität zu besetzen. Die Stelle ist nicht teilzeitfähig.

Der Senatsbereich Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität mit seinen sieben Fachämtern verantwortet und gestaltet die städtebauliche Entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Hier wird die Transformation zu einer nachhaltigen, klimaangepassten, sozial gerechten Stadt mit hoher Lebens‑ und Aufenthaltsqualität geplant und gemeinsam mit vielen Akteurinnen und Akteuren umgesetzt.

Für das Büro der Senatorin wird eine serviceorientierte und engagierte Assistenz‑ und Vorzimmerkraft gesucht, die einen reibungslosen Arbeitsablauf im Senatsbereich und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern) gewährleistet.

Arbeitsort

Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Anstellungsart

Vollzeit

Berufsbezeichnung

• Kaufmann/-frau – Bürokommunikation
• Verwaltungsfachangestellte/r – Kommunalverwaltung
• Rechtsanwalts‑ und Notarfachangestellte/r

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
• Sichten und Priorisieren der E‑Mail‑Eingänge
• digitale Verwaltungsorganisation, Aktenführung, Ablagemanagement
• Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
• Führen von Protokollen
• Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes, Beschlusskontrolle
• Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
• Betreuung von internen und externen Besucher/-innen (m,w,d)

Ihr Profil – fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ

• abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m,w,d) für Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann (m,w,d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)
• einschlägige Erfahrungen in dem Tätigkeitsbereich Assistenz/Sekretariat wünschenswert; vorteilhaft in der öffentlichen Verwaltung
• gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, wie auch sicherer Umgang in Wort und Schrift
• Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.) wünschenswert
• Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagement‑systems d.3 wünschenswert
• Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen
• Organisations- und Koordinierungsgeschick
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Entgelt

Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet. Die Zahlung einer Zulage wird für die Dauer der befristeten Tätigkeit geprüft.

Die Bewerbungsfrist endet am 14. Januar 2026.

Benefits

• sehr gute Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD‑VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage (im Einstellungsjahr anteilig)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV‑K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30 %)
• Standortsicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und deren Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner bzw. die mitziehende Partnerin, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.