Assistenz/Mitarbeiter Technisches Sekretariat Werkbetrieb (m/w/d)

Stadtwerke Sindelfingen GmbH; Sindelfingen; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Krisensicherer Arbeitsplatz

Betriebliche Altersvorsorge

Erfolgsbeteiligung

Familienfreundliche Personalpolitik

Zusammenfassung

Stadtwerke Sindelfingen GmbH sucht eine Assistenz/Mitarbeiter im Technischen Sekretariat Werkbetrieb (m/w/d). Sie sind zentrale Anlaufstelle, betreuen Empfang, Koordination von Terminen, Schriftverkehr und unterstützen das Team bei operativen Abläufen im Werkbetrieb.

Zu Ihren Aufgaben gehören Zutritts- und Schlüsselmanagement, Datenpflege in Schleupen, Sage und PMS, Personaladministration sowie Compliance-Überwachung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Sekretariat, idealerweise technisches Umfeld.
• IT-Kenntnisse in MS-Office, ERP-Systemen (Schleupen/Sage) und Schlüsselprogrammierung (Assa Abloy).
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Allgemeines Sekretariat, Empfang, Telefon- und E-Mail-Bearbeitung.
• Terminplanung, Besprechungsräume vorbereiten und Schriftverkehr führen.
• Zutritts- & Schlüsselmanagement, Mitarbeiterausweise ausstellen.
• Datenmanagement mit Schleupen, Sage und PMS, Aufträge anlegen.
• Personaladministration: Urlaubsstatistiken, Stundenkontrolle.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Durchsetzungsvermögen

Zuverlässigkeit

Diskretion im Umgang mit Personaldaten

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Schleupen

Sage

PMS

MS Office

Assa Abloy Schlüsselprogrammierung

Jobbeschreibung

Stadtwerke Sindelfingen GmbH

Wir suchen eine/n Assistenz/Mitarbeiter Technisches Sekretariat Werkbetrieb (m/w/d), der/die unser Team verstärkt. Als Teil unseres Unternehmens werden Sie die Möglichkeit haben, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten und Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Energiebranche mit!

Hier investieren Sie Ihre Energie:

• Klassisches Sekretariat & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Externe (Telefon, E-Mail, Empfang), koordinieren Termine, bereiten Besprechungsräume vor und führen den Schriftverkehr (inkl. Kundenmitteilungen zu Abschaltungen).
• Zutritts- & Schlüsselmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich unsere Schließanlagen (BKS & elektronische Programmierung via Assa Abloy), stellen Mitarbeiterausweise aus, steuern die Zufahrtskontrolle und koordinieren die Schlüssel/Kautionen für Fremdfirmen.
• Datenmanagement & IT-Systeme: Sie arbeiten routiniert mit Fachsoftware (Schleupen, Sage, PMS), legen Aufträge/Projekte an, pflegen den Wochenbereitschaftsplan und erfassen Netzdaten (z. B. Stromabschaltungen für die BNetzA-Statistik).
• Personaladministration & Koordination: Sie unterstützen bei der Stundenkontrolle (Fehlbuchungen, Krankmeldungen, 10-h-Regelung), führen Urlaubsstatistiken und übernehmen die operative Koordination unseres Botenteams.
• Compliance & Fristenüberwachung: Sie organisieren Schulungen, verwalten Schulungsnachweise und überwachen wichtige Fristen (z. B. Erste Hilfe, Staplerscheine, Schaltberechtigungen).
• Technischer Support & Berichtswesen: Sie bearbeiten technische Erstanfragen, bereiten Betriebsdaten/Berichte auf, fassen Regelwerksnewsletter für das Intranet zusammen und unterstützen den Fachbereich Wasser (z. B. Erstellung von Ganglinien für Grundwasser/Wasserproben).
• Fuhrpark & Organisation: Sie verwalten die Fahrzeugschlüssel des Werkbetriebs, unterstützen den Einkauf bei der Terminierung des Reifenwechsels und beschaffen das Büromaterial.

Damit begeistern Sie uns:

Um erfolgreich in dieser Position zu sein, sollten Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen:

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einem technischen Umfeld, einem Handwerksbetrieb oder bei einem Energie-/Wasserversorger.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten. Erfahrung mit ERP-/Fachsystemen (idealerweise Schleupen, Sage oder PMS) sowie mit digitaler Schlüsselprogrammierung (Assa Abloy) ist von Vorteil.
• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Personaldaten.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen (z. B. bei der Fristenüberwachung) und ein freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Dienstleistern.

Das bieten wir:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen mit einem krisensicheren Arbeitsplatz
• Eine attraktive Vergütung nach TV-V mit Sozialleistungen wie z. b. betrieblicher Altersvorsorge, Erfolgsbeteiligung und vielen Benefits
• Eine familienfreundliche Personalpolitik zur Unterstützung in verschiedenen Lebensphasen
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten für die persönliche und fachliche Entwicklung