Assistenz (m/w/div.) Sonderbereich Ukraine in Teilzeit (24h/Woche) in Stuttgart

Bosch Stiftung; Stuttgart; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine europäische Stiftung in Stuttgart sucht eine Assistenz (m/w/div.) für den Sonderbereich Ukraine in Teilzeit (24h/Woche). Sie unterstützen das Team in der Planung und Umsetzung verschiedener Aufgaben, organisieren Termine und Veranstaltungen und übernehmen administrative Tätigkeiten. Voraussetzung sind gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung. Das Arbeitsumfeld ist abwechslungsreich mit attraktiven Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Berufserfahrung in assistenzbezogenen Aufgaben erforderlich.
• Ausbildung in kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereichen von Vorteil.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen.

Aufgaben

• Unterstützung des Teams in der Organisation von Terminen und Veranstaltungen.
• Monitoring des Budgets und Pflege des Wissensmanagements.
• Übernahme administrativer Aufgaben wie Beschaffungen und Rechnungsbearbeitung.

Kenntnisse

Berufserfahrung in Assistenz-, Koordinations- oder Verwaltungsaufgaben

Sicherer Umgang mit MS Office

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/div.) Sonderbereich Ukraine in Teilzeit (24h/Woche) in Stuttgart

Wir verbinden seit mehr als 30 Jahren enge Beziehungen und Partnerschaften zu Menschen und Organisationen in der Ukraine. Aus Verantwortung als europäische Stiftung und gegenüber unseren Partner:innen haben wir in Reaktion auf den russischen Angriffskrieg unser Engagement für die Ukraine in einem Sonderbereich verstetigt. Wir fokussieren auf die langfristige Stärkung der ukrainischen Zivilgesellschaft in ihrer Resilienz in Kriegszeiten und beim bereits laufenden Recovery‑Prozess (ukr. „Vidnova“) des Landes.

Ihre Aufgaben

• Als Teamassistenz unterstützen Sie das Team und die Bereichsleitung des Sonderbereichs Ukraine bei der Planung und Umsetzung der laufenden Aufgaben. Sie arbeiten eng mit anderen Teams der Stiftung zusammen und sorgen für verlässliche organisatorische Abläufe.
• Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Terminen, Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen – inklusive Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen sowie Raumbuchung, Bewirtung und Gästebetreuung.
• Sie monitoren das Budget, pflegen das teaminterne Wissensmanagement, erfassen Daten in internen Systemen und erstellen Präsentationen sowie Übersichten.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben wie Beschaffungen, Bestellungen und Rechnungsbearbeitung.
• Sie unterstützen projektbezogen die Zusammenarbeit mit Partner:innen, Gremien und externen Expert:innen im In- und Ausland.

Qualifikationen

• Berufserfahrung in Assistenz-, Koordinations- oder Verwaltungsaufgaben.
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue digitale Systeme einzuarbeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie Freude an Zusammenarbeit und Kommunikation.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen.
• Interesse an der Arbeit des Sonderbereichs Ukraine sowie Kenntnisse zu Mittel- und Osteuropa. Zusätzliche Sprachkenntnisse aus dem mittel- und osteuropäischen Raum sind von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden Umfeld der Philanthropie. Wir überzeugen mit attraktiven Rahmenbedingungen und Zusatzleistungen wie Sonderzahlungen, flexibler Arbeitszeit, tageweise mobilem Arbeiten, betrieblicher Altersvorsorge sowie betrieblichem Gesundheitsmanagement und unterstützen Sie mit umfangreichen Weiterbildungsangeboten.

Für uns hat Talent viele Gesichter. Vielfalt ist Bereicherung - deshalb fördern wir eine vielfältige Belegschaft und freuen uns über alle Bewerbungen: unabhängig von Geschlecht, Alter, Beeinträchtigung, Religion, sexueller Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft. Dabei schätzen wir die Authentizität und Individualität jedes Einzelnen. Um uns als diversitätsorientierte Organisation weiterzuentwickeln, verfolgen wir seit dem Jahr 2023 unsere Vielfalts‑Strategie.

Stelle unbefristet. Arbeitsort: Stuttgart

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 26.01.2026 über unser Online‑Bewerbungsportal. Aus Datenschutzgründen bitten wir Sie, uns Ihre Bewerbung ausschließlich über das Bewerbungsportal zukommen zu lassen.

Sie haben den Eindruck, nicht alle beschriebenen Anforderungen zu erfüllen? Wir möchten Sie ermutigen, sich dennoch auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben!

Erforderliche Unterlagen

• Anschreiben
• Lebenslauf (Ein Foto ist nicht erforderlich)
• Ausbildungs‑/Hochschulzeugnisse
• Zeugnisse/Nachweise über bisherige berufliche Tätigkeiten

Wie geht es weiter?

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist sichten wir alle Bewerbungen. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses werden zunächst digitale Kennenlerngespräche mit Vertretern des Fachbereichs geführt, danach folgen persönliche Vorstellungsgespräche mit dem Fachbereich und der Personalabteilung.

Mehr über die Stiftung

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Kontakt HR
Maximilian Donath
Referent HR
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Markus Lux
Leiter Sonderbereich Ukraine
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