Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich)

Oktan Mineraloel Vertrieb GmbH; Hamburg; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Regelmäßige Mitarbeitergespräche

Offene Unternehmenskultur

HVV-/Deutschlandticket Zuschuss

Jobrad

Betriebliche Gesundheitsförderung

Unfallversicherung

Job summary

OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH – Hamburg zentral sucht sie eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration im kaufmännischen Bereich. Vollzeit, Standort Hamburg, ab sofort.

Sie unterstützen den kaufmännischen Leiter bei Terminplanung, Korrespondenz, Fuhrpark, Arbeitssicherheit sowie administrativen Personalaufgaben. MS-Office-Kompetenz und Diskretion sind Voraussetzung. Wir bieten vielfältige Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz, Verwaltung oder Sekretariat von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gutes Organisationstalent.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Geschäfts- und Personaldaten ist selbstverständlich.

Responsibilities

• Zentrale Mail- und Kalenderorganisation: Posteingang sichten, Termine priorisieren und Zeitplanung sicherstellen.
• Fuhrparkmanagement: Fahrzeugbestand verantworten, Werkstatttermine und Inspektionen koordinieren, Versicherungen überwachen.
• Betreuung Arbeitssicherheit: Unterstützung bei Vorgaben, Dokumentationen und Schnittstelle zu externen Fachkräften.
• Kaufmännische & Personelle Assistenz: Datenaufbereitung für den kaufmännischen Leiter; administrative Unterstützung der Personalabteilung.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Schriftverkehr, Ablage und Erstellung von Protokollen/Präsentationen.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office (Outlook, Excel)

Job description

Für unsere Zentrale in der Hamburger Innenstadt suchen wir eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich)

Umfang: Vollzeit

Standort: Hamburg

Beginn: ab sofort

Die OKTAN Gruppe mit Sitz in Hamburg ist eines der führenden deutschen Mineralölhandelshäuser. Unsere Unabhängigkeit und unsere Marktpräsenz als großer Einkäufer versetzen uns in die Lage, unsere Kunden in ganz Deutschland flexibel, zu optimalen Konditionen mit Kraftstoffen und Heizöl zu versorgen. Mit unseren leistungsstarken Tochtergesellschaften und Beteiligungen bilden wir eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die die gesamte Palette des Mineralölgeschäfts abdeckt. Das Kraft- und Brennstoffgeschäft ist ein wichtiges Standbein unseres Unternehmens. Neben dem Betrieb eigener Tankstellen bieten wir freien Tankstellen, im Rahmen unseres Partnerschaftsprogramms, umfassende Dienstleistungen an.

Aufgabenbereich:

• Zentrale Mail- & Kalenderorganisation: Sie sichten und priorisieren den Posteingang des kaufmännischen Leiters, koordinieren Termine vorausschauend und stellen eine reibungslose Zeitplanung sicher.
• Fuhrparkmanagement: Sie verwalten unseren firmeneigenen Fahrzeugbestand. Dies umfasst die Koordination von Werkstattterminen, Hauptuntersuchungen und Inspektionen, die Überwachung der Kfz-Versicherungen sowie die Abwicklung von Schadensfällen.
• Betreuung Arbeitssicherheit: Sie unterstützen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, führen notwendige Dokumentationen und fungieren als Schnittstelle zu externen Fachkräften für Arbeitssicherheit.
• Kaufmännische & Personelle Assistenz: Sie arbeiten dem kaufmännischen Leiter bei der Datenaufbereitung zu und unterstützen die Personalleitung administrativ
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, führen eine strukturierte Ablage und erstellen Protokolle sowie Präsentationen

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann).
• Erfahrung: Fundierte Kenntnisse in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; erste Erfahrungen in der Verwaltung von Fahrzeugbeständen oder im Bereich Arbeitssicherheit sind von Vorteil.
• Organisationstalent: Sie können Anforderungen von drei verschiedenen Ansprechpartnern effizient koordinieren und setzen dabei klare Prioritäten.
• Diskretion: Ein absolut vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Geschäfts- und Personaldaten ist für Sie selbstverständlich.
• IT-Kompetenz: Sie sind sicher in der Anwendung des MS-Office-Pakets (insbesondere Outlook und Excel).

Wir bieten Ihnen:

Vielfältige Aufgaben in einer zukunftsorientierten Branche mit Gestaltungsspielraum und Perspektiven warten auf Sie.

Darüber hinaus bieten wir:

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung
• flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• zielgerichtete individuelle Weiterbildungsmaßnahmen
• regelmäßige Mitarbeitergespräche
• offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und direkten Kommunikationswegen
• Zuschuss zum HVV-Profiticket bzw. Deutschlandticket
• vermögenswirksame Leistungen
• JobRad
• Gesundheitsförderung durch Firmenfitness (EGYM), betrieblicher Krankenzusatzversicherung und digitalem Gesundheitscoach
• Zuschuss zum Mittagsessen via Edenred-Gutschein
• Betriebliche Unfallversicherung
• modernste EDV und Kommunikationsausstattung

OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH – Alsterarkaden 27 – 20354 Hamburg

Personalabteilung – Christina Martin - Tel.: [phone]