Assistenz (m/w/d)

Kalda Projects; Hamburg; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Family Office in Hamburg sucht eine engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit. Sie übernehmen die Büroorganisation, administrative Unterstützung und die Bearbeitung von Rechnungen. Erwartet werden eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Die Position bietet flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu remote work und einen attraktiven Arbeitsplatz in Hamburg.

Leistungen

Attraktive Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

1-2 Tage remote work möglich

Flache Hierarchien

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office oder Immobilienumfeld.
• Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilienverwaltung.

Aufgaben

• Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz und Terminplanung.
• Unterstützung im Tagesgeschäft und Verwaltung von Dokumenten.
• Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung von Zahlungen.

Kenntnisse

Büroorganisation

MS-Office-Kenntnisse

Diskrete Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Vertrautheit mit digitalen Tools

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Google Workplace

Asana

Jobbeschreibung

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Hamburg und Berlin.

Unsere vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.

Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Berlin suchen wir eine strukturierte und engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche) oder Vollzeit.

Aufgaben

• Büroorganisation & Assistenz
  Sie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement
  Sie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.
• Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung
  Sie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.
• Immobilienverwaltung & Betreuung
  Sie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.
• Unterlagen für Steuer & Recht
  Sie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.
• Externe Kommunikation & Koordination
  Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien Verwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Google Workplace, Asana, ChatGPT, Immocloud, etc.)
• Diskrete zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
  Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)
• Attraktiver Arbeitsplatz im Hamburgs (Ballindamm)
• Bei Bedarf 1-2 Tage remote work / home office
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
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• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten