Assistenz (m/w/d)

Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg e.V.; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 32.000 - 44.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

AVR-Vergütung

Betriebliche Altersversorgung

Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen

Hansefit

Deutschlandticket Job

Zusammenfassung

Der Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg sucht zur Verstärkung in Freiburg eine Assistenz (m/w/d) in der Abteilung Alter & Gesundheit. Die Stelle ist unbefristet und wird flexibel in Teilzeit oder Vollzeit mit 75–100 % besetzt.

Zu Ihren Aufgaben gehören administrative Assistenz, Terminplanung, Veranstaltungsorganisation, Rechnungsführung und die Digitalisierung von Prozessen; Sie arbeiten eng mit internen Teams und externen Partnern zusammen.

Qualifikationen

• Eine kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung abgeschlossen.
• Ausgeprägte Organisation und Koordinationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Sichere schriftliche und mündliche Kommunikation.
• Versierter Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Office-Anwendungen; CRM-Kenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben für Abteilung Alter & Gesundheit.
• Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation.
• Planung und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen.
• Bearbeitung von Anfragen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Dokumentation und Digitalisierung von Abläufen.
• Mache Unterstützung bei Projekten und Arbeitsgruppen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Office & CRM Kenntnisse

Teamarbeit

Dienstleistungsorientierung

Vertraulichkeit

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

Office-Suite

CRM-Systeme

Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

Der Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg ist der Wohlfahrtsverband der katholischen Kirche in der Erzdiözese Freiburg. Als Spitzen- und Dachverband der freien Wohlfahrtspflege in Baden-Württemberg vertreten wir die örtlichen Caritasverbände, Fachverbände und Caritaseinrichtungen gegenüber Politik, Kirche und Verwaltung und unterstützen diese bei ihrer Arbeit vor Ort. Wir beteiligen uns aktiv am gesellschaftlichen und politischen Diskurs und melden uns in unterschiedlichen Prozessen für die Menschlichkeit deutlich zu Wort.

Für unsere Verbandszentrale in Freiburg - Lehen suchen wir in der Abteilung Alter & Gesundheit zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d).

Die Stellenbesetzung erfolgt in Teilzeit oder Vollzeit mit 75 - 100 % (29,25 - 39 Std./Woche).

Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Aufgaben bei uns

• Selbständige Übernahme allgemeiner Assistenz- und Verwaltungsaufgaben für die Abteilung Alter & Gesundheit sowie für den Bereich Anvertrautenschutz
• Korrespondenz sowie Termin-, Besprechungs- und Reiseorganisation
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Tagungen, Konferenzen, Fachtagen, Netzwerktreffen und weiteren Veranstaltungsformaten
• Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Pflege von Adress-, Kontakt- und Verteilerstrukturen sowie digitalen Datenbanken, Informations- und Dokumentenplattformen
• Organisatorische und administrative Unterstützung bei Projekten, Arbeitsgruppen und weiteren fachbereichsbezogenen Aktivitäten
• Unterstützung bei Informations- und Kommunikationsaufgaben, insbesondere bei Newslettern, Rundschreiben und der Bereitstellung von Informationen
• Bearbeitung und Unterstützung administrativer Prozesse, beispielsweise im Bereich Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Dokumentation
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation

Ihre Kompetenz

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben und Termine zuverlässig zu koordinieren
• Eine selbständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz
• Einen sicheren Umgang mit gängigen digitalen Arbeitsmitteln und Office-Anwendungen sowie Bereitschaft, sich in CRM-, Dokumenten- und weitere Fachsysteme einzuarbeiten
• Freude an der Zusammenarbeit in unterschiedlichen Teams sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Zuverlässigkeit, Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität und Interesse daran, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen oder Gremienarbeit sind von Vorteil

Unser Angebot

• Sie finden bei uns eine abwechslungsreiche Tätigkeit, die Ihrer Kompetenz, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten, entspricht.
• Wir unterstützen Sie mit einem motivierten dynamischen Team in Ihren Aufgaben und durch unsere kollegiale und institutionelle Expertise. Dazu erhalten Sie eine zeitgemäße Ausstattung mit Arbeitsmitteln.
• Bei uns finden Sie die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (mobiles Arbeiten).
• Sie erhalten eine attraktive tarifliche Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes (AVR) mit betrieblicher Altersversorgung.
• Sie haben die Möglichkeit, an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen.
• Sie treiben gerne Sport? Wir bieten als betriebliches Gesundheitsmanagement die Teilnahme an Hansefit.
• Wenn Sie den ÖPNV nutzen, erhalten Sie von uns einen Zuschuss zum „Deutschlandticket Job“.

Wichtig

Wir setzen uns für einen grenzachtenden Umgang nach innen und außen ein.

Bei gleicher Qualifikation und Eignung für den Arbeitsplatz werden Bewerber*innen mit Behinderung bevorzugt.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Ralf Steiger, Abteilungsleiter Alter & Gesundheit, E-Mail: [e-mail], Telefon: [phone]

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet.