Assistenz / Kaufm. Mitarbeiter/in (w/m/d) Büromanagement

HCM ADVICE KG; Stuttgart; Hybrid; EUR 28.000 - 40.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Mentor/Einarbeitung

30 Tage Urlaub

Weiterentwicklung

Zusammenfassung

PHOENIX Living GmbH sucht zur Verstärkung des Backoffice-Teams eine zuverlässige Person für laufende Rechnungsabwicklung und vorbereitende Buchhaltung in Teilzeit. Sie prüfen Rechnungen, ordnen sie korrekt zu, erstellen Ausgangsrechnungen und behalten offene Posten im Blick.

Zusätzlich übernehmen Sie Büroorganisation, Telefon- und Schriftverkehr sowie Reisebuchungen. Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich, bringen Deutschkenntnisse auf hohem Niveau mit und verfügen über

Qualifikationen

• Berufserfahrung in vorbereitender Buchhaltung oder buchhaltungsnahen kaufmännischen Aufgaben, z. B. Assistenz oder Backoffice.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Büroabläufe-Verwaltungsfähigkeiten.

Aufgaben

• Prüfung eingehender Rechnungen und Zuordnung zu Vorgängen sowie Vorbereitung der Unterlagen für die zentrale Buchhaltung.
• Erstellung von Ausgangsrechnungen, Überwachung offener Posten und Mahnwesen.
• Unterstützung im Büroalltag inkl. Telefonverkehr, Schriftverkehr, Reisebuchungen und Abstimmung mit Dienstleistern; ggf. Projektcontrolling.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Kundenkommunikation

MS Office

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die PHOENIX Living GmbH wurde 2019 im Herzen von Stuttgart als Teil der PHOENIX Gruppe und Tochterunternehmen der Zech Group gegründet. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung von anspruchsvollen und hochwertigen Wohnimmobilien, vom Mehrfamilienhaus bis hin zu großen Wohnquartieren. Unter Entwickeln von Immobilien verstehen wir die Konzeption, Planung und Umsetzung von Immobilien, in denen Menschen ihr neues Zuhause finden. Der Zweck unserer Arbeit dient einer nachhaltigen Zukunft mit gesunden Wohnräumen, die ressourcenschonend errichtet und betrieben werden.

Wir entwickeln keine 0815-Immobilien. Jedes unserer Projekte ist einzigartig und besticht durch Besonderheiten, wie beispielsweise Denkmalschutz, die ihresgleichen suchen. Die Entwicklung von Immobilien ist unsere Leidenschaft. Fairness und Zuverlässigkeit sind die Grundpfeiler unserer Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kollegen.

Wenn du dich in einem dynamischen und ergebnisorientierten Umfeld entfalten möchtest, in dem du geschätzt und gefördert wirst, dann bist du bei uns genau richtig. Werde Teil unseres Teams und wir werden gemeinsam Berge versetzen.

DEINE AUFGABEN

Zur Unterstützung unseres Backoffice-Teams suchen wir Verstärkung, die sich zuverlässig um die laufende Rechnungsabwicklung und die vorbereitende Buchhaltung kümmert. Du prüfst eingehende Rechnungen, ordnest sie den richtigen Vorgängen zu und bereitest alle Unterlagen so auf, dass sie von der zentralen Buchhaltung korrekt weiterverarbeitet werden können. Darüber hinaus erstellst du Ausgangsrechnungen, behältst offene Posten im Blick und übernimmst das Mahnwesen.

Je nach Stundenumfang übernimmst du zusätzlich allgemeine organisatorische Aufgaben im Büroalltag. Dazu gehören unter anderem die Kommunikation am Telefon und Empfang, der Schriftverkehr, Reisebuchungen sowie die Abstimmung mit Dienstleistern im Zusammenhang mit Reparaturen oder Instandhaltungsmaßnahmen. Auch eine unterstützende Rolle im Projektcontrolling ist möglich.

DEIN PROFIL

• Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung oder in buchhaltungs nahen kaufmännischen Aufgaben gesammelt, zum Beispiel in einer Assistenzrolle oder im Backoffice eines mittelständischen Unternehmens. Idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung in der Kunden kommunikation und der Organisation von Büroabläufen mit.
• Background: Dein Hintergrund kann aus der Assistenz der Geschäftsführung, dem Backoffice, dem Officemanagement, der Büroassistenz, der kaufmännischen Sach bearbeitung, der Buchhaltung, dem Innendienst, der Projektassistenz, der Teamassistenz oder der allgemeinen Verwaltung stammen.
• Branchenkenntnisse: Vorkenntnisse im Immobilienbereich sind nicht erforderlich. Wichtig ist deine Bereitschaft, dich in neue Themen einzuarbeiten.
• Arbeitsumfeld: Du arbeitest gerne in kleineren Teams oder mittelständischen Strukturen und kommunizierst intern klar, zuverlässig und verbindlich.
• Arbeitsweise: Du arbeitest gerne sehr strukturiert, sorgfältig und eigen verantwortlich.
• Arbeitszeit und Flexibilität: Du suchst eine verantwortungsvolle Teilzeitstelle mit mindestens 20 Wochenstunden. Bei Übernahme zusätzlicher Aufgaben – zum Beispiel im Controlling oder in der Büroorganisation – ist ein Umfang von bis zu 40 Stunden möglich. Deine Arbeitszeit kannst du flexibel innerhalb unserer Bürozeiten gestalten und sie bei Bedarf auf vier bis fünf Tage pro Woche verteilen. Bei Bedarf ist Homeoffice möglich.
• Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse.
• IT-Kompetenz: Du hast sehr gute MS-Office-Kenntnisse und arbeitest gerne digital.

DARAUF KANNST DU DICH FREUEN

• Flexible Arbeitszeiten: Du kannst deine Arbeitszeiten in Abstimmung flexibel innerhalb unserer Bürozeiten auf 4 bis 5 Tage verteilen und dir deine Arbeit selbstständig einteilen. Bei Bedarf hast du die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Anerkennung und Wertschätzung: Regelmäßige Teamaktivitäten außerhalb des Büroalltags sind eine willkommene Abwechslung und ein wesentlicher Grund für unseren tollen Teamspirit.
• Teamorientierte Unternehmenskultur: Wir sind ein kleines Team mit großer Produktivität, das viel Spaß beim Arbeiten hat.
• Stabilität: Als Teil der Zech Group bieten wir ein sicheres Arbeitsumfeld an.
• Herausfordernde Projekte: Du unterstützt uns bei der Entwicklung anspruchsvoller Wohnbauprojekte und trägst durch deine organisatorische und administrative Arbeit dazu bei, dass diese erfolgreich umgesetzt werden.
• Einarbeitung: Eine sehr gute Einarbeitung mit Mentor stellt sicher, dass du optimal in die Immobilienbranche startest.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir leben das Thema „Weiterentwicklung“ und glauben an lebenslanges Lernen. Neben regelmäßigen Mitarbeitergesprächen legen wir Wert auf ein vielfältiges Weiterbildungsangebot, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter stets ihr volles Potenzial entfalten können.
• Digital Workplace: Bei uns wird digital gearbeitet. Mit aktuellen Tools und Methoden sind wir vorne mit dabei. Bring deine digitalen Fähigkeiten gerne mit ein und perfektioniere mit uns unsere „All-things-digital“-Strategie.
• Zentraler Arbeitsplatz: Ein sehr schönes Büro mit moderner Ausstattung in zentraler Lage auf der Königstraße sowie einer guten Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel.
• Attraktives Vergütungspaket: Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt sowie eine unbefristete und sichere Anstellung. Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen profitieren unsere Mitarbeiter von zahlreichen weiteren Benefits und attraktiven Mitarbeiterrabatten bei deutschlandweiten Anbietern.

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