Assistenz im Büro der Universitätsleitung als Teil des Assistenzteams (m/w/d)

FAU Erlangen-Nürnberg; Erlangen; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende deutsche Universität in Erlangen sucht eine Assistenz für das Büro der Universitätsleitung. Die Rolle umfasst Budgetverwaltung, Organisation von Sekretariatsaufgaben sowie Unterstützung der Universitätsleitung. Ein hohes Maß an Organisationstalent und Kommunikationskompetenz sind erforderlich. Die Position bietet umfassende Einarbeitung und vielfältige Benefits, einschließlich flexibler Arbeitszeitregelungen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 10.12.2025 möglich.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice nach Einarbeitung

Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der Organisation von Terminen und Korrespondenz.
• Fundierte Kenntnisse in der Unterstützung von Sitzungen und der Vorbereitung von Unterlagen.
• Erfahrung in der Reiseverwaltung.
• Kenntnisse in der Mittelbewirtschaftung sind vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit Datenbanken.

Aufgaben

• Budgetverwaltung und -controlling der Mittel für Universitätsleitung.
• Organisation administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben.
• Unterstützung bei der Abwicklung laufender Aufgaben der Universitätsleitung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

Flexibilität

MS-Office Kenntnisse

Deutsch (C2)

Englisch (C1)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Ihr Arbeitsplatz

Das Team des Büros der Universitätsleitung, als Teil der Zentralen Universitätsverwaltung an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU), unterstützt die Universitätsleitung, insbesondere den Präsidenten, die Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie den Kanzler, in ihren vielfältigen Aufgaben organisatorisch und inhaltlich.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Budgetverwaltung und -controlling sowie haushaltsmäßige Abwicklung der dem Präsidenten und den Vizepräsidentinnen und -präsidenten zugewiesenen Mittel
• Organisation und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariatsaufgaben, einschließlich der Planung und Koordination von Veranstaltungen, auch in englischer Sprache
• Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) und S-Projekte bei der Abwicklung laufender Aufgaben im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der Vizepräsidentinnen und -präsidenten sowie des Leiters der Stabsabteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Office Manager/Managerin oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in der effizienten Organisation von Terminen sowie in der souveränen Abwicklung aller anfallenden Korrespondenz
• Fundierte Kenntnisse in der organisatorischen Unterstützung von Sitzungen, einschließlich der eigenständigen Aufbereitung von Unterlagen und der Durchführung von Veranstaltungen
• Erfahrung in der Reiseverwaltung, insbesondere in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Idealerweise Kenntnisse in der Mittelbewirtschaftung, einschließlich der Abrechnung von Haushalts- und ggf. Drittmitteln, sowie in der Finanz- und Sachmittelverwaltung und der Beschaffung
• Erfahrung in der Pflege von Datenbanken und der effizienten Verwaltung von Informationen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
• Souveränes und freundliches Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Kommunikationskompetenz
• Teamfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohes Maß an Flexibilität sowie ausgeprägte Fähigkeit zum vernetzten Denken
• Organisationstalent und Belastbarkeit

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass sich die Universität in der Zeit vom 22.12.2025 bis einschießlich 06.01.2026 in der Betriebsschließung befindet und wir erst im Nachgang den weiteren Bewerbungsprozess anstoßen werden.

Die FAU als Arbeitgeber

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.700 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU.

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Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?

• Bewerbung über Online-Bewerbungsverfahren
• Automatische Empfangsbestätigung per Mail
• Sichtung der Bewerbungen durch Beschäftigungsstelle
• Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch
• 2 Optionale Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch vor Ort
• Gibt es ein Match?
• Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
• Beteiligung des Personalrats
• Arbeitsbeginn – Herzlich Willkommen bei der FAU

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.

Veröffentlichungsdatum: 26.11.2025

Jetzt bewerben

Bewerbungsschluss: 10.12.2025

Titel Assistenz im Büro der Universitätsleitung als Teil des Assistenzteams (m/w/d) Einstellungstermin 15.02.2026 Ort Zentrale Universitätsverwaltung

Freyeslebenstraße 1
91058 Erlangen
Entgelt TV-L E 9a
Arbeitszeit Vollzeit
Wochenarbeitszeit 40,10 Std./Woche
Befristung Befristete Anstellung: 24 Monate
Kontakt Brigitta Henkel

• E-Mail: [e-mail]
• Telefon: [phone]