Assistenz Hotel Administration (m/w/d) in Vollzeit oder flexibler Teilzeit – Wernigerode

A-ROSA Ostseehotel Kühlungsborn; Wernigerode; Hybrid; EUR 28.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Übertarifliche Bezahlung

Reisevergünstigungen

Rabatte auf F&B- und SPA-Leistungen

Diensttausch- und Unterstützungsprämie

Charta der Vielfalt – Vielfalt wird ge

Spannende Weiterentwicklung

Zusammenfassung

Hotel Gothisches Haus Wernigerode sucht eine Assistenz Hotel Administration (m/w/d) zur Unterstützung der Hoteldirektion und der administrativen Bereiche. Sie koordinieren organisatorische Abläufe, überwachen Dokumentenprozesse und arbeiten eng mit allen Abteilungen zusammen, um Effizienz und Genauigkeit sicherzustellen.

Zu den Aufgaben gehören Inventuren, Bestellvorbereitungen, Rechnungsprüfung, Datenpflege sowie die Realisierung von administrativen Projekten der Direktion.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Hotel-/Tourismus-Ausbildung mit erster Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word, Outlook.
• Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Hoteldirektion und administrativen Bereiche bei organisatorischen Aufgaben.
• Sicherstellen, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren und Informationen korrekt verteilt werden.
• Schnittstelle zwischen Direktion, Verwaltung und operativen Abteilungen.
• Durchführung monatlicher Inventuren, Auswertungen und interner Kontrollen.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Bestellungen; Abstimmung mit Lieferanten.
• Unterstützung bei Rechnungsprüfung und Pflege von Stammdaten.
• Eigenständige administrative Projekte der Dachgesellschaft und Abteilungsbudgets.
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Übersichten, Reports und Kennzahlen.
• Koordination abteilungsübergreifender Informationen und enge Zusammenarbeit mit Küche, Restaurant, Housekeeping, Spa und Empfang.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Hotel-/Tourismus-Ausbildung

Tools

MS Office (Excel, Word, Outlook)

Jobbeschreibung

Wir sind ein Team, wie es unterschiedlicher nicht sein könnte: vom alten Hasen über junge Hüpfer bis hin zu Quereinsteigern - die Mischung macht's! Die Schwächen des einen sind die Stärken des anderen - genau diese Kombination macht uns gemeinsam stark. Wir bieten Spielraum für alle Neu-Denker, Motivatoren und Gästeversteher. Wir sind #madeforthefuture - fehlst nur noch du!

Über uns:

Hier bist du mittendrin! Man sagt, wir sind das erste Haus am Platz. Schon seit dem 12. Jahrhundert wird hier Geschichte geschrieben und wir spinnen sie weiter. Denn zum Einen machen wir Historie erlebbar und sind bei Festen an erster Stelle dabei. Zum Anderen lassen wir uns immer was einfallen und sind bekannt für neue Ideen und coole Überraschungen. Das merkt man auch bei uns im Team: Kreative Gedanken finden ihren Raum und Erfolge werden gemeinsam gefeiert.

Du verwandelst gern Geschichte in neue Erlebnisse? Dann bist du als Assistenz Hotel Administration (m/w/d) bei uns im Hotel Gothisches Haus Wernigerode im richtigen Team!

Hier kannst du glänzen

Als Assistenz Hotel Administration unterstützt Du die Hoteldirektion und die administrativen Bereiche des Hotels bei organisatorischen, kaufmännischen und operativen Aufgaben. Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren, Informationen an den richtigen Stellen ankommen und die verschiedenen Abteilungen im Tagesgeschäft gut miteinander arbeiten.

Die Position bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Direktion, Verwaltung und den operativen Abteilungen des Hotels.

• Durchführung der monatlichen Inventuren, Auswertungen und internen Kontrollen mit den Fachabteilungsleitern
• Strukturierte Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen (Warenwirtschaft - Inventuren) und Mitwirkung bei der Implementierung und Einführung eines zukünftigen Warenwirtschaftssystems (2027)
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten im Non Food (Außer Speisen -/ Getränke)
• Unterstützung bei Rechnungsprüfung im Rechnungswesen der zugewiesenen Lieferanten und Pflege von Artikel-, Lieferanten- und Stammdaten
• Übernahme eigenständiger administrativer Projekte der DSR Holding GmbH (z.B. Nachhaltigkeit) und Unterstützung bei Projekten der Direktion
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Übersichten, Reports, Kennzahlen, Statistiken und Auswertungen
• Koordination abteilungsübergreifender Informationen, Aufgaben und enge Zusammenarbeit mit Küche, Restaurant, Housekeeping, Spa und Empfang
• Ansprechpartner/in für administrative Fragestellungen im Tagesgeschäft

Was dich auszeichnet

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Du arbeitest gerne strukturiert, denkst mit und erkennst selbstständig, wo Unterstützung gebraucht wird. Dabei verstehst Du Dich nicht nur als klassische Assistenz, sondern als organisatorische Schnittstelle, die dafür sorgt, dass Abläufe im Hintergrund zuverlässig funktionieren.

Du hast Freude daran, Dinge zu koordinieren, Informationen zusammenzuführen und Aufgaben konsequent bis zum Abschluss zu begleiten.

Dein Profil

• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Hotel-/Tourismusbereich mit erster Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word, Outlook, Zahlenverständnis und kaufmännisches Denken
• Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Womit wir dich an Land ziehen

Du bist mehr als nur ein Teammitglied – Du bist Teil einer Gemeinschaft! Damit du dich bei uns als Assistenz Hotel Administration (m/w/d) rundum wohlfühlst, bieten wir dir ein Arbeitsumfeld mit unschlagbaren Vorteilen:

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, der dir langfristige Perspektiven bietet
• Übertarifliche Bezahlung je nach deiner Qualifikation
• Reisevergünstigungen für unsere erstklassigen Resorts und Hotels
• Rabatte auf F&B- und SPA-Leistungen an allen Standorten
• Diensttausch- und Unterstützungsprämien – für extra Engagement gibt’s bei uns auch extra Anerkennung
• Jubiläumsprämien schon ab dem 1. Jahr deiner Betriebszugehörigkeit
• Unser Weiterempfehlungsprogramm belohnt dich mit bis zu 1.000 € brutto pro Empfehlung
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung und Altersvorsorge, damit du für alle Lebenslagen abgesichert bist
• Kostenlose Unterstützungs- und Coachingangebote für alle Lebenslagen mit voiio
• Interne Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie vergünstigte Seminare bei der Deutschen Hotelakademie
• Spannende Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb unserer internationalen Firmengruppe (Deutschland, Österreich, Italien)
• Corporate Benefits: Rabatte bei über 1.500 Anbietern hochwertiger Produkte und Dienstleistungen
• Kostenlose Mitarbeitendenkleidung – Bereitstellung und Reinigung inklusive
• Eine eigene Mitarbeiterkantine
• Wir sind stolze Mitglieder der Charta der Vielfalt – bei uns zählt Persönlichkeit, nicht Herkunft oder Lebenslauf