Assistenz der Werksleitung (m/w/d)

Bindan GmbH & Co. KG; Leipzig; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Festanstellung

38 Stundenwoche

30 Tage Urlaubsanspruch

Altersversorgung

Job summary

Bindan GmbH & Co. KG in Leipzig sucht eine Assistenz der Werksleitung zur Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, bei Projekten und organisatorischen Aufgaben.

Sie arbeiten eigenständig und koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und pflegen Korrespondenz. Zu den Aufgaben gehören Berichte, Organisation von Meetings, Dienstreisen, Büroorganisation, Datenschutz und Kommunikation in Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in relevanten Bereichen.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz auf Geschäftsleitungsebene.
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen, idealerweise RGU und SAP.
• Fundierte MS-Office Kenntnisse.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Erstellung von Berichten und Korrespondenzen, ggf. auch in einer Fremdsprache.
• Terminmanagement für die Werksleitung inkl. Planung, Koordination und Raumorganisation.
• Organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Firmenveranstaltungen und Protokollierung.
• Organisation vonDienstreisen sowie Abrechnung der Reisekosten nach Richtlinien.
• Verwaltung des Büroablages, Datenschutz und ordnungsgemäße Vernichtung von Schriftgut.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme (RGU/SAP)

MS Office

Job description

Stellendetails

Unser Kunde sucht eine Assistenz der Werksleitung zur Unterstützung der Werkleitung im Tagesgeschäft, bei Projekten und organisatorischen Aufgaben.

Aufgaben

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten
• Erstellung von Berichten und unterschriftsreifen Korrespondenzen, ggf. auch in einer Fremdsprache
• Anfertigung tabellarischer Übersichten, Zahlenaufstellungen, Schaubildern und Diagramme sowie Durchführung und Aufarbeitung von Recherchen
• Organisation und Verwaltung der Büroablage sowie Sicherstellung des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff und ordnungsgemäßer Vernichtung von Schriftgut
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial & Visitenkarten
• Bearbeitung der Ein. und Ausgangspost, Prüfung auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, versandfertige Aufbereitung sowie Verwaltung allgemeiner E.Mail-Postfächer
• Entgegennahme, Herstellung und Weiterleitung von Telefongesprächen, ggf. in einer Fremdsprache
• Beschaffung und Weiterleitung von Informationen aus dem Internet und externen Quellen
• Erteilung von Auskünften gegenüber Behörden und Institutionen im Rahmen der Befugnisse
• Terminmanagement für die Werksleitung inkl. Planung, Koordination, Raumorganisation und Abstimmung mit Kurierdiensten
• Organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Firmenveranstaltungen usw. einschließlich Protokollierung und Verköstigung
• Organisation und Betreuung der wöchentlichen MGMT-Meetings inkl. Erstellung der Präsentationen
• Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern, Abstimmung von Besuchsterminen und Besprechungen auch in einer gängigen Fremdsprache
• Organisation von Dienstreisen sowie Abrechnung der Reisekosten nach betrieblichen Richtlinien, Buchung von Unterkünften
• Erfassung und Verarbeitung von Daten für Präsentationen, Statistiken und Auswertungen
• Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks inkl. Unterlagen, Kostendarstellung, Mietfahrzeugbeschaffung und Tankkartenmanagement

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsleitungsebene
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemem, idealerweise RGU und/oder SAP
• Fundierte MS-Office Kenntnisse
• Grundlegende Kenntinisse der DSGVO wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Allgemeine buchhalterische Kenntnisse sowie Erfahrung im operativen Einkauf von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Kommunikationsstärke
• Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern und Kunden
• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Was wir bieten

• Festanstellung bei einer 38 Stundenwoche
• 30 Tage Urlaubsanspruch
• Eine werteorientierte Team- und Familienkultur
• Individuelle Weiterbildung und -entwicklung
• Eine betriebliche Altersversorgung

Sämtliche Personenbezeichnungen richten sich an alle Mitglieder der Gesellschaft gleichermaßen.

Über uns

Willkommen bei bindan! Ob Berufseinstieg, neue berufliche Herausforderung oder der nächste Karriereschritt – hier warten spannende Möglichkeiten und der passende Job. Als führender Personaldienstleister mit einem bundesweiten Netzwerk in verschiedenen Branchen liegt der Fokus darauf, Talente und Unternehmen erfolgreich zusammenzubringen. Dabei stehen langfristige Perspektiven und passgenaue Lösungen im Mittelpunkt. bindan – besser beschäftigt