Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Technische Universität München (Technical University of Munich); München; Vor Ort; EUR 47.000 - 61.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeitgestaltung

Weiterbildungsangebote

Attraktive Vereinbarkeit von Beruf und

Zusammenfassung

Technische Universität München – Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI) in München sucht eine Assistenz der Institutsleitung in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) zunächst befristet auf zwei Jahre. Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch, administrativ und koordinatorisch und fungieren als Schnittstelle zu Zentralabteilungen, MIRMI-Senior Management und externen Partnern.

Zu den Aufgaben gehören Standortplanung, Veranstaltungsorganisation, Optimierung digitaler

Qualifikationen

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen, idealerweise im Hochschulbereich.
• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise.
• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, neue digitale Tools zu erlernen.

Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben; zentrale Ansprechperson zwischen Institutsleitung, Zentralabteilungen, MIRMI-Senior Management, Schools und externen Partnern.
• Mitwirkung bei Planung, Organisation, Optimierung und Umsetzung institutsweiter Projekte (z. B. Standortumzug, interne Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen).
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen einschließlich Ressourcenplanung.
• Unterstützung bei der Optimierung digitaler Arbeitsprozesse sowie Pflege des Instituts-Wikis.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung und Dokumentation.
• Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern unter Vertraulichkeit.

Kenntnisse

Organisationskompetenz

Kommunikationsfähigkeit

digitale Kompetenz

Deutschkenntnisse C2

Englischkenntnisse C1

Hands-on-Mentalität

Ausbildung

Berufsausbildung im Bereich Verwaltung/Betriebswirtschaft/Projekt- & Veranstaltungsmanagement

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Jobbeschreibung

Non-academic staff

Wir suchen, zunächst befristet auf zwei Jahre, in Teilzeit (30 – 35 Wochenstunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d. Als Forschungszentrum arbeitet das Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI) an innovativen und nachhaltigen Lösungen für zentrale Herausforderungen unserer Zeit. Dafür soll das MIRMI zu einer der weltweit führenden Wissenschafts- und Technologieeinrichtungen in Robotik, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz ausgebaut werden. Mit seiner interdisziplinären Ausrichtung an den Schnittstellen der Ingenieur-, Natur-, Computer-, Sozial- und Geisteswissenschaften ist das MIRMI ein zentraler Bestandteil der Zukunftsstrategie der Technischen Universität München. Es steht im Zentrum vieler Umsetzungen unter Förderung der bayerischen Ministerien. Mehr als 70 Professorinnen und Professoren aus verschiedenen Fakultäten der TUM kooperieren im Rahmen des TUM-MIRMI.

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen, idealerweise im Hochschulbereich
• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen
• Ausgezeichnete Deutsch- (Niveau C2) und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) und die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

06.07.2026,

Ihr Profil

• Abgeschlossene fachbezogene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft oder Projekt- und Veranstaltungsmanagement
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagementfunktionen, idealerweise im Hochschulbereich
• Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
• Gute digitale Kompetenzen und Interesse an der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen
• Ausgezeichnete Deutsch- (Niveau C2) und Englischkenntnisse (mind. Niveau C1) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) und die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben; zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Zentralabteilungen, Senior Management MIRMI, Schools und externen Partnern
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation, Optimierung und Umsetzung institutsweiter Projekte (z. B. Standortumzug, proaktive Unterstützung bei internen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen)
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen samt der Ressourcenplanung
• Unterstützung bei der Optimierung digitaler Arbeitsprozesse sowie Pflege und Aktualisierung des Instituts-Wikis
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Terminen, inklusive Protokollführung und Dokumentation
• Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern unter Beachtung von Vertraulichkeit und Diskretion.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Beschäftigung an der Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Senior Management, Referententeam und Geschäftsstellenassistenzen
• Flair einer dynamischen und international geprägten wissenschaftlichen Einrichtung
• Direktes Reporting an Institutsleitung und Geschäftsführung
• Zusammenarbeit mit einem internationalen, hochqualifizierten und motivierten Team
• Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Vielfältige Sport- und Gesundheitsangebote im Hochschulsportprogramm
• Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und der persönlichen Qualifikationen bis E9a.
• Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder.

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Technische Universität München

Munich Institute of Robotics and Machine Intelligence (MIRMI)

Georg‑Brauchle‑Ring 60-62

80992 München

The position is suitable for disabled persons. Disabled applicants will be given preference in case of generally equivalent suitability, aptitude and professional performance.

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