Assistenz der Geschäftsführung / Vorstand (m/w/d)

ADAC e.V.; Gießen; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Überdurchschnittliche Vergütung

30 Tage Urlaub pro Jahr

Weiterbildung und Führungskräftetrain"

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

ADAC Sachsen e.V. sucht eine qualifizierte Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft.

Sie übernehmen vielseitige organisatorische und administrative Aufgaben, bereiten Termine vor, erstellen Tagesordnungen, Protokolle und Präsentationen und dokumentieren professionell. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört das Kalendermanagement der Geschäftsführung, die Koordination interner sowie externer Ansprechpartner, sowie die Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs-/Vorstandslevel.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, stilistische Kommunikationsfähigkeit.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen; Erstellung von Tagesordnungen, Präsentationen und Protokollen; professionelle Dokumentation.
• Termin- und Kalendermanagement für die Geschäftsführung; Koordination interner und externer Ansprechpartner.
• Korrespondenz in deutscher Sprache über verschiedene Kanäle professionell bearbeiten.
• Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsunterlagen erstellen/überarbeiten; digitale Ablagen strukturieren und verwalten.
• Empfang und Betreuung von Gästen der Geschäftsführung; allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Office-Management-Aufgaben übernehmen.

Kenntnisse

Organisations talent

Diskretion

Zuverlässigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint)

Jobbeschreibung

Der Regionalclub ADAC Sachsen e.V. wurde 1990 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 100 Mitarbeitende in unseren sechs Geschäftsstellen in Sachsen. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft.

Der ADAC steht für Chancengleichheit und bietet allen Bewerbenden, insbesondere Menschen mit Behinderung (Schwerbehinderung/Gleichstellung), die bestmöglichen Erfolgschancen. Die Individualität der Mitarbeitenden - unabhängig von Alter, Aussehen, Herkunft, Glauben, Geschlecht, sexueller Orientierung oder persönlichen Einschränkungen – ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur des ADAC.

Ihre Aufgaben

• In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und den Vorstand im operativen Tagesgeschäft und übernehmen vielfältige organisatorische sowie administrative Aufgaben.
• Sie bereiten Termine, Besprechungen und Sitzungen eigenständig vor und nach, erstellen Tagesordnungen, Präsentationen und Protokolle und sorgen für eine professionelle Dokumentation.
• Darüber hinaus verantworten Sie das Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung und koordinieren interne sowie externe Ansprechpartner.
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die stilsichere und professionelle Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher Sprache über verschiedene Kommunikationskanäle.
• Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsunterlagen und stellen eine strukturierte Verwaltung digitaler Dokumente und Ablagen sicher.
• Als erste Anlaufstelle für Gäste der Geschäftsführung übernehmen Sie deren Empfang und Betreuung. Ergänzt wird Ihr Tätigkeitsfeld durch allgemeine Sekretariats-, Verwaltungs- und Office-Management-Aufgaben.

Wir bieten

• Vergütung - es geht schließlich auch ums Geld: Wir vergüten überdurchschnittlich und honorieren zusätzlich Ihre Zusatzqualifikationen und Berufserfahrung.
• Urlaub - nur mit Auszeit geht es gut: Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Weiterbildung - denn aus Stillstand wird Rückschritt: Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings - die individuelle Weiterbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen.
• Ihr Arbeitsplatz - das Alltagszuhause: Wir bieten vielfältig flexible Arbeitszeitmodelle, und Sie arbeiten an einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu sorgen wir mit vielen weiteren Angeboten dafür, dass Sie sich wohlfühlen.
• Altersvorsorge - früher an später denken: Sehr gerne unterstützen wir Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen.
• Mitarbeiterrabatte - Ihre exklusiven Extras: Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, exklusive Preisvorteile bei designierten Partnern und hohe Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern - so profitieren Sie als Mitarbeiter.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• Darüber hinaus bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion mit, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder auf Vorstandsebene.
  Ihre sehr guten Deutschkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine stilsichere und professionelle Kommunikation.
• Der sichere Umgang mit modernen Arbeitsmitteln, insbesondere den Anwendungen von Microsoft 365 wie Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Teams und SharePoint, ist für Sie selbstverständlich.
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise aus und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
  Neben einem hohen Maß an Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit überzeugen Sie durch Ihr freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung.
  Organisationstalent, Belastbarkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team runden Ihr Profil ab.