Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) | Darmstadt

Hairfree; Darmstadt; Vor Ort; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Teamkultur

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

hairfree in Darmstadt sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die Termine koordiniert, Meetings vorbereitet und Unterlagen erstellt. Du behältst den Kalender der Geschäftsführung im Blick und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro.

Du bringst 1–2 Jahre Erfahrung mit, arbeitest strukturiert, zuverlässig und bist sicher im Umgang mit MS Office. Die Stelle ist 100 % vor Ort in Darmstadt, mit Weiterbildungsmöglichkeiten und guter Teamkultur.

Qualifikationen

• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Teamassistenz oder Office Managerin/ - Managerin.
• Strukturiertes, zuverlässiges und vorausschauendes Arbeiten.
• Gute Priorisierungsfähigkeiten bei mehreren Themen gleichzeitig.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Excel, Word, PowerPoint.

Aufgaben

• Terminplanung und Koordination: interne und externe Termine, Kalender der Geschäftsführung im Blick.
• Vorbereitung von Meetings: Teilnahme koordinieren, Unterlagen zusammenstellen, Ergebnisse festhalten.
• Tabellen, Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen und pflegen.
• Nachhalten offener Themen: Fristen überwachen, Rückmeldungen sicherstellen.
• Organisation von Veranstaltungen: interne Meetings, Schulungen, Firmenevents.
• Reiseorganisation: Geschäftsreisen koordinieren und Abläufe vorbereiten.
• Schnittstellenarbeit: zentrale Ansprechperson für Abteilungen und Partner.

Kenntnisse

Terminkoordination

Terminplanung

Organisation

MS Office

Kommunikation

Tools

Outlook & Excel

Jobbeschreibung

Du liebst es, den Überblick zu behalten, Dinge zu organisieren und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann suchen wir genau dich.

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr organisatorisch den Rücken frei. Du koordinierst Termine, bereitest Informationen und Unterlagen auf, organisierst Meetings und Events und sorgst dafür, dass offene Themen zuverlässig nachgehalten werden.

Dabei bist du nicht nur für klassische Assistenzaufgaben zuständig, sondern bringst dich aktiv ein, denkst mit und schaffst Struktur in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Wichtig: Die Position ist eine 100 % Vor-Ort-Stelle in Darmstadt. Remote Work ist für diese Position nicht vorgesehen.

Was dich bei uns erwartet

• Eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung

• Attraktives Grundgehalt

• Flexible Arbeitszeiten

• Moderne Arbeitsumgebung und gute technische Ausstattung

• Hohe Weiterbildungsmöglichkeiten durch Coachings, unsere Academy und interne Trainings

• ntwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

• Mitarbeiter-Events und eine offene Teamkultur

• Mitarbeiterrabatte auf unsere hairfree Behandlungen

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

• Gute Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten

Deine Aufgabe bei hairfree

• Terminplanung und Koordination: Du organisierst und koordinierst interne sowie externe Termine und behältst den Kalender der Geschäftsführung im Blick.

• Vorbereitung von Meetings: Du bereitest Besprechungen vor, koordinierst die Teilnehmer, stellst Unterlagen zusammen und hältst die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben fest.

• Tabellen und Auswertungen: Du erstellst und pflegst Tabellen, Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.

• Nachhalten offener Themen: Du behältst Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen im Blick und sorgst dafür, dass wichtige Themen nicht liegen bleiben.

• Organisation von Veranstaltungen: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von internen Meetings, Schulungen, Firmenevents und weiteren Veranstaltungen.

• Reiseorganisation: Du koordinierst bei Bedarf Geschäftsreisen, Buchungen und die dazugehörigen Abläufe.

• Kommunikation und Schnittstellenarbeit: Du bist eine zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen, externe Partner und Dienstleister.

• Allgemeine Assistenzaufgaben: Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt dort, wo deine Hilfe gerade gebraucht wird.

• Du hast bereits mindestens ein bis zwei Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Teamassistenz, Office Managerin oder in einer vergleichbaren Position gesammelt.

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und vorausschauend.

• Du kannst gut priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen.

• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Outlook, Excel, Word und PowerPoint.

• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell.

• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

• Du wartest nicht nur auf Aufgaben, sondern denkst mit, fragst nach und bringst eigene Lösungen ein.

• Du arbeitest gerne vor Ort und möchtest ein fester Bestandteil unseres Teams in der Darmstädter Zentrale sein.

Warum hairfree?

Wenn du Fragen zur Position oder zu unserem Marketingteam hast, melde dich jederzeit gerne direkt bei uns. Wir geben dir offen und ehrlich einen Einblick in die Rolle und das Unternehmen.

Wir melden uns zeitnah bei dir zurück.

Kontakt für Rückfragen:

Ansprechpartner: Wahib Chad

E-Mail: [e-mail]